Verwachtingen managen in recruitment: wat heb je eraan? En minstens zo belangrijk: hoe haal je er dan je voordeel uit? Robert Buning schijnt er zijn licht op en deelt zijn 4 gouden tips.
Met een klein beetje verwachtingenmanagement én goede communicatie kun je het verschil maken. Ja, ik weet het. Het is veel werk, dat contact onderhouden met kandidaten, maaarrr… je blijft wel on top of mind bij gewilde kandidaten. Ze blijven betrokken bij de organisatie, ook als zij bij tien andere bedrijven hebben gesolliciteerd die de sollicitant mogelijk niet bij de les houden. Ik deel hieronder mijn ervaringen. Doe ermee wat je wilt.
‘Met een klein beetje verwachtingenmanagement én goede communicatie kun je het verschil maken’
Verwachtingen managen in recruitment
Goede communicatie is van groot belang in recruitment. Natuurlijk weten we dat allemaal, maar zelfs de kleinste dingen kunnen het verschil maken. Als iemand namelijk geschikt is, wil je er alles aan doen om deze persoon aan tafel te krijgen. En nee, niet 86 weken later zoals bijvoorbeeld in de zorg nog veel gebeurt. Wat je kunt doen om een sollicitant betrokken te houden? Lees nog even 3 minuten mee…
Verkoopproces
Ik schets mijn ervaringen vanuit de sales. Dat is overigens sowieso mijn advies voor HR en recruitment. Loop even naar de salesmanager en vraag wat er allemaal bij komt kijken om een dienst of product te verkopen. Dan zal deze zeggen:
- We moeten met een goede propositie op de proppen komen (afdeling Communicatie);
- De afdeling Marketing zorgt ervoor dat de doelgroep weet wat we doen. Dat maakt het extra makkelijk binnenkomen voor ons;
- Wanneer we leads ontvangen, doen we er alles aan om de geïnteresseerde nog verder te overtuigen, zodat de lead ook een klant wordt;
- We mailen, bellen, bezoeken. Dat is een ingecalculeerde tijdsinvestering vanuit onze kant;
- Na de koop zorgen we er, samen met de rest van de organisatie voor, dat de klant een ambassadeur van ons wordt.
‘Soms is er 8 tot 10 keer contact nodig met een sollicitant, voordat de arbeidsovereenkomst wordt geaccepteerd’
En nu HR
Mijn ervaring is dat HR en recruitment deze zaken haast 1 op 1 kan kopiëren van Sales. Soms is er nu eenmaal 8 tot 10 keer contact nodig met een sollicitant, voordat hij of zij uiteindelijk de arbeidsovereenkomst (offerte) accepteert. De kunst is juist om al deze contactmomenten zó enorm prettig te maken, dat de kandidaat al die andere bedrijven laat schieten om juist bij jouw bedrijf te komen werken. Natuurlijk moet het niet té gladjes worden allemaal, maar hé: alles waar té voor staat is niet goed. Dus: loop even bij Sales naar binnen. Of bel mij. Ik wil je best van gratis advies voorzien.
Mijn 4 gouden tips
Goede communicatie is het halve werk. Misschien nog wel meer dan dat. Om je een beetje op weg te helpen, deel ik hieronder wat tips. Puur gebaseerd op mijn eigen ervaringen.
Tip #1: Stuur warme berichten
Heb je een werkenbij-site? Zorg er dan voor dat het systeem prettige bevestigingsmails stuurt. Niet van die ijskoude systeembevestigingen die ook nog in de u-vorm zijn, terwijl je hele website in de jij-vorm is. Een klein voorbeeld:
“Bedankt voor je sollicitatie! Ik bespreek deze intern en kom er spoedig bij je op terug. Als je tussentijds vragen hebt, mag je mij gewoon bellen of whatsappen op 06-12345678. Op Facebook delen we, naast vacatures, regelmatig leuke updates. Volg jij ons al? Ga hier naar de pagina.”
Tip #2: Werk met video
Hoe leuk is het als je direct even (eenzijdig) online kennismaakt met jouw eerste gesprekspartner? Over het algemeen is dit vrij makkelijk te realiseren door een re-direct in te stellen naar een specifieke pagina waar je een bedankvideo toont die automatisch afspeelt. Maak het persoonlijk, zoals:
Tip #3: Hou de geïnteresseerde op de hoogte
Zoals we inmiddels allemaal weten, en misschien wel ervaren, hebben veel mensen de keuze waar ze aan de slag kunnen. Het is een illusie te denken dat een sollicitant enkel bij jouw bedrijf heeft gesolliciteerd. Mensen wedden op meerdere paarden – en geef ze eens ongelijk. De kunst is om de sollicitant ook op de hoogte te brengen als zijn of haar cv intern is doorgestuurd. Zo blijf je on top of mind bij de kandidaat. Als je geen ATS hebt, is dit best veel werk. Maar er zijn andere mogelijkheden; je kunt ook met mailtemplates werken. Hoe dan ook, investeer hier tijd in. Hieronder wat ik altijd stuur:
“Nogmaals bedankt voor je sollicitatie! Jouw cv is intern doorgestuurd en ligt momenteel bij de hiring manager. We proberen altijd heel vlot te reageren, maar als het je allemaal iets te lang duurt, stuur dan gerust een WhatsApp naar 0645841855. Bellen mag natuurlijk ook!”
Tip #4: Nodig op tijd uit of wijs op tijd af
Zoals ik in een ander blog schreef, is het van groot belang om snel te reageren op een sollicitant. Sommige bedrijven reageren helemaal niet op sollicitanten – en dan ben jij degene die op tijd en goed heeft gecommuniceerd.
‘het is geen leuk werk om iemand af te wijzen, maar besteed er tijd aan en wees eerlijk’
Ik adviseer organisaties die zelf personeel willen werven altijd om passende sollicitanten binnen 2 tot 3 dagen te beoordelen, in te plannen en een reactie te sturen. Sneller is nog beter, maar je kunt al een hoop winnen als je maximaal 3 dagen responstijd aanhoudt. Afwijzen mag ook vlot gebeuren. Ik weet het: het is geen leuk werk om iemand af te wijzen, maar besteed er tijd aan en wees eerlijk. Dan zijn de mensen die zijn afgewezen ook niet negatief over jouw bedrijf.
Succes!
Tot zover mijn tips. Alles dat ik aan je kwijt wilde is te lezen in dit artikel. Ik leer graag van vakgenoten, dus voel je vrij om hieronder te discussiëren over dit onderwerp.
Over de auteur
Robert Buning is een interim corporate recruiter, een recruitmentmarketeer en een verkoper. Naar eigen zeggen de perfecte combinatie voor een recruitmentspecialist. Op zijn website staan nog meer blogs.
