Zweet in de handpalmen. Een kloppend hart in de keel. En dan… ping. Na dagen, soms zelfs weken in spanning gezeten te hebben, ontvangt de kandidaat jouw reactie op diens sollicitatie. Voor de ontvanger is dit vaak het spannendste moment in de hele candidate journey. Want: ‘ben ik goed genoeg’? Vol goede moed, of zoals Aaltje Vincent zou zeggen: ‘met hoop op een beter leven’, reageert iemand op jouw vacature. Maar je ontvangt meerdere reacties en maakt een eerste selectie. Het is onvermijdelijk dat je een aantal sollicitanten moet teleurstellen, en zult moeten afwijzen.
De impact van jouw afwijzing
Nu zit niemand te wachten op een afwijzing. Oké, misschien een enkele die solliciteren als een verplicht nummertje ervaart, in opdracht van het UWV. Maar in de meeste gevallen doet een afwijzing gewoon pijn. Soms zelfs letterlijk. In het brein worden op dat moment dezelfde gebieden geactiveerd als bij fysieke pijn. Het raakt hun gevoel van eigenwaarde, toekomstperspectief en bestaanszekerheid. ‘Afwijzing kan traumatiserend zijn’, stelt arbeidspsycholoog Huub van Zwieten. ‘Omdat werk voor veel mensen direct gekoppeld is aan hun identiteit.’
Sommigen beschrijven een afwijzing als een ‘gevoel van afwijzing als mens’.
Sommigen beschrijven het als ‘een klap in je gezicht’, een ‘gevoel van afwijzing als mens’, of zelfs: ‘Ik voelde me waardeloos.’ En wat krijgen mensen op zo’n moment vaak? Een kille, onpersoonlijke mail. Of erger: het geluid van tsjirpende krekels. 1 op de 4 de sollicitanten is wel eens geghost. Dus na een sollicitatie geen enkele vorm van reactie. Alleen maar stilte. ‘Het voelt alsof ik niet besta. Alsof ik niet eens de moeite waard ben om op te reageren’, zei een kandidaat eerder tegen Werf&. En néé, dat vergeten mensen niet. Ze onthouden het. Ze vertellen het door. Met alle gevolgen van dien voor jouw werkgeversmerk.
Sowieso afwijzen dus. Maar hoe dan?
Natuurlijk ben jij geen ghostende recruitment professional. Jij neemt het recruitmentvak serieus. Maar dan ben ik wel benieuwd: heb je wel eens goed naar je afwijzingsbericht gekeken? Of gebruik je gewoon nog steeds die standaardmail die gratis is meegeleverd met het ATS? Maak je iemand kleiner? Of geef je iemand erkenning? Sluit je een deur, of laat je hem op een kier staan? Afwijzen is (vaak) noodzaak. Maar hoe je dit doet, is een keuze. En nee, dat vraagt niet om een lang bericht. Wel om aandacht.
Afwijzen is noodzaak. Maar hoe je dit doet, is een keuze.
Daarom: 7 manieren om afwijzen menselijk te houden.
#1. Schrijf zoals je spreekt
Spreektaal voelt menselijker aan en helpt het brein de boodschap beter verwerken, zelfs als die teleurstellend is. Dus niet: ‘Na zorgvuldige overweging…’
Wel: ‘Ik heb je sollicitatie met aandacht gelezen. Helaas past deze rol nu niet helemaal.’
#2. Wees persoonlijk
‘Beste kandidaat’ is afstandelijk. Net als afronden met ‘team recruitment’. Een naam geeft erkenning en geeft een gevoel van aandacht. Net als dat je schrijft vanuit de ik-vorm, niet de we-vorm. Is dat praktisch ingewikkeld? Maak van ‘we’ ‘mijn collega’s en ik’.
#3. Benut de kracht van het magische woord ‘maar’
Je brengt slecht nieuws, dat is een feit. Maar jíj bepaalt hoe je dat nieuws brengt. Vanuit de wetenschap dat het brein denkt ‘alles vóór het woord maar is niet waar’ en ‘alles ná het woord maar weegt extra zwaar’: zeg dus niet: ‘Ik waardeer je inzet maar helaas ontbreekt deze specifieke ervaring’. Zeg in plaats daarvan liever: ‘Deze specifieke ervaring ontbreekt helaas, maar ik waardeer je inzet’.
#4. Geef een beetje context
Deel geen volledig juryrapport. Wel een korte hint: ‘Voor deze rol zoeken we iemand met meer ervaring in X. Daarom kiezen we voor een ander profiel.’
#5. Bied perspectief
Als ambassadeur van The TalentPool Community vind ik dat je dit niet kunt missen. Wat als je kunt doorverwijzen, in plaats van afwijzen? Zelfs een simpele uitnodiging kan het verschil maken. Kies je niet voor deze community? Gemiste kans, maar ook een link naar jouw job alert biedt de afgewezen kandidaat natuurlijk al perspectief.
#6. Vermeld altijd contactgegevens
Noem je naam, functie en een contactmogelijkheid. Dat is praktisch en je geeft een signaal af: je mag reageren, je bent welkom. Al is het maar om de deur op een kier te houden.
#7. Het laatste woord blijft hangen
Afwijzen doet pijn. Dat kun je niet altijd voorkomen. Maar je kunt wél zorgen dat de boodschap zacht landt. Dat iemand zich niet afgedankt voelt, maar serieus genomen. Het is een sleutelmoment in hoe iemand jouw organisatie ervaart. Een koude of onpersoonlijke afwijzing raakt iemand op z’n meest kwetsbare punt. Zorg dus dat niet het systeem spreekt, maar jij. Omdat die kloppende hartslag in de keel en zweethandjes van je kandidaat meer verdienen dan zomaar een automatische regel tekst.
Meer weten?
Auteur van dit verhaal is Nicol Tadema. Zij is docent bij de Masterclass Neuromarketing in de candidate journey bij de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie, waarvan op 27 oktober 2025 een nieuwe editie plaatsvindt. De foto’s bij dit verhaal zijn van de eerste editie.
NeuromarketingZomeractie
Wil jij je kennis op het gebied van recruitment verder ontwikkelen? Schrijf je dan tussen 1 juli en 31 augustus in voor een opleiding en kies 1 van de volgende 3 cadeaus: 50% korting op een tweede opleiding (je kunt zelf 2 opleidingen volgen of samen met een van jouw collega’s de uitdaging aangaan), 50% korting op een evenement van Werf&, of een dinercheque van 75 euro.
Zomeractie