Bij de Sociale Verzekeringsbank hebben ze inmiddels goed begrepen wat de mentale impact is die een afwijzing kan geven. Alle kandidaten die bij de SVB tot de ronde van de sollicitatiegesprekken zijn doorgedrongen, maar de baan uiteindelijk toch níet krijgen, kunnen hier sinds een maand of 6 een eenmalig gesprek met 1 van de loopbaanadviseurs krijgen. Die geeft de kandidaat dan 3 kwartier tot een uur tips voor een volgende sollicitatie, stimulans en motivatie. En ook heel belangrijk: een luisterend oor.
‘Het duurt vaak even voordat een afwijzing verwerkt is.’
‘Werk is voor veel mensen een belangrijk deel van hun identiteit’, aldus Fatima Chehlaoui. ‘Als mensen dan een afwijzing krijgen, doet dat gewoon pijn. Het duurt even voordat zoiets verwerkt is. Vooral kandidaten die al heel veel afwijzingen hebben gehad, raken nogal eens gedemotiveerd. Daar willen wij dan bij helpen’, vertelt de loopbaan- en thuiswerkcoach bij SVB. ‘Je merkt dat kandidaten zich hierdoor veel meer gehoord en gezien voelen.’
‘Niet verplicht, wel zo sociaal’
De loopbaanadviseurs van SVB stellen zich niet alleen op als sparringpartner, maar stellen ook hun netwerk open om kandidaten mogelijk op het spoor van nieuwe kansen te zetten. Het vrijblijvende loopbaangesprek is ‘een stap verder’ dan de zo concreet mogelijke feedback die recruiters bij SVB sowieso al geven, aldus Chehlaoui. ‘Voor dit gesprek kun je als kandidaat zelf aangeven waar je hulp bij kunt gebruiken. Bijvoorbeeld een cv-check of het oefenen van een sollicitatiegesprek. Die keuze is aan jou. Niet verplicht, wel zo sociaal’, zegt ze.
Is het op jacht naar de ideale kandidaat onvermijdelijk dat je anderen pijn doet?
Chehlaoui was dinsdag een van de aanwezigen bij de wekelijkse Clubhouse-sessie ‘Recruiters NL’, waar deze week de mentale kant van afwijzingen centraal stond. Een thema dat tegenwoordig steeds meer aandacht krijgt. Want wat doet het eigenlijk met sollicitanten als ze een ‘nee’ te horen krijgen? En is dat iets dat recruiters zich zouden moeten aantrekken? Of is het op jacht naar de ideale kandidaat nu eenmaal onvermijdelijk dat je anderen daarbij pijn doet, en moeten die dat maar leren accepteren?
Teleurstellen kun je leren
Vooropgesteld: een sollicitatieprocedure zónder afwijzingen? Dat bestaat (bijna) niet. Je stelt een vacature open, daar krijg je reacties op. En omdat er maar één de gelukkige winnaar kan zijn, betekent dat dus bijna automatisch dat je ook mensen zult moeten teleurstellen. Maar hóé je dat doet, kan wel degelijk een groot verschil maken, zo stellen alle aanwezigen. En een simpel ‘We hebben kandidaten die beter voldoen aan de eisen’, of erger nog: helemaal niets laten horen, dat kan écht niet meer, zeggen ze.
Helemaal niets laten horen? Dat kan écht niet meer…
Zo verwijst bestsellerauteur en sollicitatiecoach Aaltje Vincent graag naar het spreekuur voor afgewezen sollicitanten, zoals het Reinier de Graaf-ziekenhuis dat al een aantal jaar elke maand houdt (en waar ze zelfs eens een Werf& Award voor wonnen). ‘Ze krijgen 4.000 sollicitanten per jaar. In de afwijzingsmail wordt standaard dat spreekuur vermeld. Zo’n 200 van hen maken er gebruik van. Maar daarmee laat je natuurlijk wel aan iedereen zien dat je ze belangrijk vindt.’
Gevoelig punt
Veel cijfers zijn er niet bekend. Maar het komt ‘wel degelijk’ voor dat afwijzingen leiden tot psychische klachten, aldus Bauke Bult, die na een loopbaan bij onder meer de Koninklijke Landmacht nu werkt als GZ-psycholoog en EMDR-practitioner, waarbij hij mensen helpt trauma’s te verwerken. ‘Mede door een cumulatie van afwijzingen kan iemand wanhopig worden’, zegt hij. ‘Het kan ook zijn dat afwijzing sowieso een heel gevoelig punt is in iemands leven. En als iemand dan iets héél graag wil, en het gaat dan op het laatst toch niet door… tja, dat kan dan heel hard aankomen. Mensen kunnen daardoor depressieve stoornissen ontwikkelen.’
‘Mensen kunnen door te veel afwijzingen depressieve stoornissen ontwikkelen.’
Zelf maakte hij ooit mee als recruiter. Hij had een zeer gemotiveerde kandidaat die heel goed leek te passen op een functie voorgedragen. Maar de opdrachtgever liet op het allerlaatste moment toch een ‘njet‘ horen. Waarschijnlijk leeftijdsdiscriminatie, zegt Bult achteraf. De kandidaat was immers 57. ‘Maar toen moest ik dus de boodschap vertellen. Dan zie je de emoties bij iemand. Hij was volledig terneergeslagen. Dan vind ik het dus wel de verantwoordelijkheid van de recruiter dat iemand niet met die emotie de deur uitgaat.’
Positief formuleren
Persoonlijke feedback, dus géén standaardreacties, dat is wat mensen het allerbelangrijkst vinden bij een sollicitatie, vertelde Loek Koper van Intelligence Group tijdens de sessie. Gevolgd door onder meer: een gegronde reden voor afwijzing krijgen. En die afwijzing mag dan dus niet zoiets zijn als ‘Je past niet in het team’ of ‘Er was geen klik’, zeggen alle aanwezigen. ‘Dat is niet goed genoeg meer. Want daar kan de kandidaat namelijk niet verder mee.’
‘Je kunt beter de kandidaat op diens kwaliteit aanspreken dan zeggen dat hij of zij niet in het team past.’
Probeer het liever positief te formuleren, aldus Chehlaoui. ‘Je kunt beter de kandidaat op diens kwaliteit aanspreken dan zeggen dat hij of zij niet in het team past. Dus iets als: ‘Ik denk dat je beter past in een omgeving waar dit of dit juist belangrijk is…”. Daarin wordt ze bevestigd door Wim Thielemans, auteur van het boek Slim Interviewen. ‘Ik heb ontdekt dat als mensen in het interview al feedback krijgen over hoe ze ervaren worden, en ze herkennen zich hierin, dan doet het minder pijn als deze informatie wordt gebruikt in de afwijzing.’
Zeg nooit: je bent niet goed genoeg
Hij geeft als voorbeeld: ‘Wim, ik merk dat je ervan houdt om informatie te delen. Dat is in deze functie eigenlijk niet zo handig. Als je zoiets gebruikt in de afwijzing, dan zeg je dus niet: je bent niet goed genoeg. Maar dan is het meer: we zoeken eigenlijk iets anders. Dan wordt het voor de kandidaat waarschijnlijk makkelijker te accepteren en is de teleurstelling minder groot.’
‘De sollicitant helpen om zichzelf af te wijzen? Dat zou ik zo vroeg mogelijk doen.’
Al helpt het natuurlijk als je zulke informatie al deelt vóórdat degene solliciteert, stelt Aaltje Vincent daarop. ‘De sollicitant helpen om zichzelf af te wijzen? Zeg ik het zo goed? Dan ben ik ervoor om al vóór de sollicitatie zoveel mogelijk informatie te geven, zodat je die zelfselectie zo vroeg mogelijk in het proces kan laten ontstaan.’
De pijn verdelen
Maar de vraag blijft: in hoeverre moet je hier als recruiter rekening mee houden? Want dat een afwijzing hoe dan ook pijn doet, daar zijn ze het allemaal wel over eens. Recruiter Wim van den Nobelen, ook organisator van de sessie, zei daarover de pijn ook wel te willen verdelen: ‘Als mijn opdrachtgever zegt dat iemand niet in het team past, probeer ik altijd dóór te vragen. Ik probeer bij hen altijd uit te lokken: benoem dat nou, wat is het? Dat doet vaak ook de opdrachtgever pijn. Maar dan kan de kandidaat er wel iets mee. Als ik iemand vertel dat hij niet bij ons past, omdat we allebei te ad rem zijn, dan ziet die kandidaat het ook wel in. Dat helpt.’
Dat een afwijzing hoe dan ook pijn doet, daar zijn ze het allemaal wel over eens.
Inhoudelijke feedback dus, dat blijft het devies. Zodat de kandidaat niet het idee overhoudt ‘ik ben niet goed genoeg’, maar liever: ‘mijn vaardigheden sluiten niet precies aan’. En benadruk ook altijd waar de kandidaat wél goed in is, adviseert Bult. Maar het verschil is een dunne lijn, constateren alle aanwezigen. ‘Ik adviseer mijn kandidaten ook altijd te vragen waarom degene die het uiteindelijk is geworden het is geworden’, aldus Vincent. ‘Dus niet alleen waarom jij het níet bent geworden. Daar heb je ook vaak iets aan.’
Recht op goede feedback
Gelukkig staat in de Recruitercode tegenwoordig het ‘recht op goede feedback’ ook nadrukkelijk opgenomen, zegt ze. Met goede feedback als in: feedback waar de sollicitant ook echt mee geholpen is bij volgende sollicitatie. En automatisering kan ook helpen. Met testen kun je beslissingen onderbouwen. ‘En hoe meer je onderbouwt, hoe meer iemand de uitkomst accepteert’, is Van den Nobelens ervaring.
‘Laat iemand na een negatieve gebeurtenis stoom afblazen. Geef aandacht aan de teleurstelling.’
Bult wijst tenslotte ook op het belang van ‘stoom afblazen’. Hij verwijst daarbij naar het Critical Incident Stress Debriefing model (CISD), dat in 1983 werd ontwikkeld door Jeffrey Mitchell. ‘Besteed aandacht aan de emotie van de persoon’, adviseert hij de recruiter. ‘Laat iemand na een negatieve gebeurtenis stoom afblazen. Geef aandacht aan de teleurstelling. En verwijs dan eventueel iemand door, in plaats van iemand zomaar de deur te wijzen.’
Kom ook in de club
Elke dinsdag om 9:55 is er op Clubhouse een nieuwe sessie van de Nederlandse recruitersgroep Recruiters NL, voorgezeten door Wim van den Nobelen. Deze Clubhouse room wil dé ruimte worden voor alle recruiters op Clubhouse om onderling kennis uit te wisselen en het gesprek aan te gaan over onderwerpen die hen bezighouden. Dus: kom ook! (Wel voorlopig alleen voor iOS-gebruikers). Dinsdag 27 mei is er geen bijeenkomst vanwege Koningsdag, 4 mei wél.
