Data vormen steeds vaker de grondslag van elk onderdeel van het recruitmentproces. Dus is het niet zo gek dat ook het sollicitatiegesprek steeds meer in de belangstelling staat. Wat eerst nogal een black box was, wordt tegenwoordig minutieus geanalyseerd. Zitten er fouten in? Waar kan het beter? Dat levert vaak interessante conclusies op.
Wat eerst nogal een black box was, wordt tegenwoordig minutieus geanalyseerd.
Een van de partijen die dat doet is Metaview, een data-driven bedrijf dat is opgericht door Siadhal Magos en Shahriar Tajbakhsh, twee zelfbenoemde ‘werving-nerds’ die hiervoor hebben gewerkt bij grote en snelgroeiende bedrijven zoals Uber, en zich nu op de wereld van recruitment hebben gestort.
Ervaren vs. onervaren
Met hun nieuwe bedrijf nemen ze sollicitatiegesprekken op, om er vervolgens – geheel automatisch – transcripties van te maken, en die dan weer te analyseren. Deze analyses worden dan gebruikt om bedrijven te helpen in hun selectiekeuze. Ze focussen vooral op gegevens die passen bij de organisation-talent fit van hun partners. Oftewel: wie past er het beste bij het bedrijf? Zo hopen ze ervoor te zorgen dat beslissingen meer op bewijs dan op een onderbuikgevoel gebaseerd worden.
Metaview heeft de laatste twee jaar wel honderden sollicitatiegesprekken opgenomen en uitgewerkt.
Metaview heeft op die manier de afgelopen 2 jaar enkele honderden sollicitatiegesprekken opgenomen en uitgewerkt. Uit die data komt bijvoorbeeld naar voren welke fouten onervaren interviewers vaak maken, in verhouding tot ervaren interviewers. Zij willen met deze insights anderen helpen om zich te verbeteren als interviewer (en selecteur). Daarom hebben ze drie van de meest voorkomende fouten gedeeld, en ook hoe deze te verbeteren zijn.
Fout #1. Geen verwachtingen managen
Slechts 28% van de onervaren interviewers geeft aan wat de verwachtingen zijn van het interview. Oftewel: ze vertellen vooraf wat de structuur en het doel van het gesprek is. Maar als kandidaten weten wat ze te wachten staan, vermindert dit zenuwen en verloopt het gesprek beter. Het herinnert je ook zelf als interviewer aan wat je wil bespreken. Na de introductie kun je de structuur van het interview schetsen met behulp van zinnen als:
- ‘Het doel van dit interview is om meer te weten te komen over…’
- ‘Dit zou ik graag van jou willen weten…’
- ‘Aan het einde is er nog tijd voor vragen van jouw kant…’
Fout #2. Niet concreet worden
Het is de bedoeling dat beide partijen weggaan met het idee dat ze meer te weten zijn gekomen. Maar wat vaak voorkomt is dat interviewers vage vragen stellen die gemakkelijk met een basic en sociaal wenselijke reactie te beantwoorden zijn. Vraag dus naar ervaringen en details, want prestaties uit het verleden zijn de beste voorspellers voor prestaties in de toekomst, stelt Metaview.
Prestaties uit het verleden zijn de beste voorspellers voor prestaties in de toekomst, stelt Metaview.
Vraag dus niet: ‘Hoe ga jij om met je stakeholders?’, maar wel: ‘Welke technieken hebben goed voor je gewerkt bij het omgaan met stakeholders?’. Of, nog concreter: ‘Kun je me vertellen over een specifieke tijd dat je veel stakeholders had die je moest beheren? En, hoe deed je dat?’
Fout #3. Te veel aannames doen
Uit het onderzoek bleek dat onervaren interviewers 50% meer gesloten of suggestieve vragen stellen dan hun meer ervaren collega’s. Terwijl het bij gesloten vragen waarschijnlijker is dat de kandidaat een antwoord geeft dat de interviewer verwacht of op hoopt. Onervaren interviews doen daardoor eerder aannames op basis van hun eigen ervaring, wat negatieve gevolgen kan hebben voor de kwaliteit van het interview. Dus vraag bijvoorbeeld niet: ‘Ik neem aan dat je veel ervaring hebt in…?’. Maar vraag liever: ‘Kun je me vertellen over je ervaringen met werken in…?’
De beste technieken
‘Dit soort inzichten kunnen erg nuttig zijn, mits ze op een juiste manier geïnterpreteerd worden’, vindt Joeri Everaers, co-CEO bij The Selection Lab, een Amsterdams bedrijf dat ook werkt met slimme assessmentsoftware, oftewel: software die voorspelt hoe goed een sollicitant zal presteren bij een bepaalde organisatie. Hij denkt dat de concrete verbeterpunten uit de Metaview-data goed kunnen werken.
‘Wat juist interessant is, is welke technieken leiden tot de beste nieuwe medewerker?’
Maar hij heeft wel een kanttekening. ‘Er wordt in hun artikel geen verband gelegd tussen de interviewtechnieken en de kwaliteit van de persoon die wordt aangenomen. Want ook ervaren interviewers maken fouten. Het gaat hier meer om wat ze anders doen, maar het is juist interessant welke technieken leiden tot de beste nieuwe medewerker’, aldus Everaers.
Tips om fouten te voorkomen
Everaers heeft zelf daarom ook nog wel een paar tips om fouten te voorkomen. ‘We zien vaak dat organisaties pas laat een digitaal assessment inzetten. Terwijl dit juist erg geschikt is om op een objectieve manier te achterhalen wie er op een eerste gesprek dienen te komen. Ook is er dan al meer informatie, waardoor er een beter (gestructureerd) interview kan plaatsvinden.’ Daarnaast valt het hem op dat er voorafgaand aan het assessment vaak weinig duidelijk is over de benodigde competenties voor een functie. ‘Duidelijkheid over de gezochte competenties maakt het beoordelen van een kandidaat veel makkelijker.’
‘Duidelijkheid over de gezochte competenties maakt het beoordelen van een kandidaat veel makkelijker.’
Wat volgens Joeri ook nog een goede aanvulling op het Metaview-onderzoek zou zijn, is kijken naar de verschillen tussen gestructureerde versus ongestructureerde interviews. Bij de een wordt de vragenlijst afgesteld op de competenties, en bij de ander wordt er een open gesprek gehouden. Everaers: ‘Het is een mysterie waarom bijna alle organisaties nog steeds op een ongestructureerde manier blijven interviewen. Terwijl veel onderzoek allang heeft aangetoond dat een gestructureerd interview een stuk effectiever is.’
Video als oplossing
Om de sollicitatieprocedure uiteindelijk nog beter te laten verlopen, kan video hieraan bijdragen, zegt Walter Hueber van Cammio. Bij dit videorecruitmentplatform kun je als recruiter live interviews opnemen op video, zodat ze altijd terug te vinden zijn. Hij vindt vooral dat gestructureerde interviews met een agenda voor een completer beeld van de kandidaat zorgen. ‘Als het gaat om aannames, begint dat al voor het gesprek op basis van het cv. En dat is kwalijk, want zo ga je mensen de kans op een baan – en voor jou de kans op talent – ontzeggen door bepaalde aannames.’
In herhaling vallen
Hueber raadt daarom elke selecteur aan om een lijst met competenties te hebben die je wilt bevragen. Daarnaast helpt het om met zijn tweeën het interview te doen, of dat iedereen hetzelfde script heeft. ‘Wat bij ons ook kan is dat de kandidaat zelf in een filmpje vragen beantwoordt, waar je dan bij het live interview op kunt doorvragen’.
‘Een van de meest gemaakte fouten is dat er geen notities of opnames gemaakt worden.’
Geen notities of opnames maken ziet hij ook als een van de meest gemaakte fouten. ‘Daardoor bestaat de kans dat telkens hetzelfde gevraagd wordt. Eerdere notities kun je het beste als voorbereiding gebruiken voor het tweede gesprek’, aldus Hueber.
Persoonlijk én betrouwbaar
Dat betekent verder niet dat je met een gestructureerd interview geen persoonlijk gesprek kunt hebben of niet kunt doorvragen’, zegt hij. Als je maar steeds hetzelfde draaiboek hanteert. ‘Anders wordt elk gesprek met iedere kandidaat een ander gesprek, en dan krijg je heel snel dat vooroordelen gaan doorschemeren.’
‘Zij gaan zelfs zover dat de videointerviews ook worden doorgestuurd naar onafhankelijke reviewers‘
Huber noemt de Europese Unie als voorbeeld van waar dit al succesvol wordt toegepast. De EU gaat zelfs zover dat de videointerviews die zij doen ook worden doorgestuurd naar onafhankelijke reviewers, die het interview vervolgens ook beoordelen. Dat is nog een extra stap in het voorkomen van vooroordelen.
