Kandidaten ontmoeten: zo maak je een jaarplanning voor (recruitment)events

De arbeidsmarkt speelt zich tegenwoordig grotendeels online af. Maar veel doelgroepen bereik en/of te benader je beter offline. Hoe plan je welke evenementen je daarbij in 2024 wilt gebruiken? Alexander Crépin geeft een aantal tips voor je jaarplanning.

Alexander Crépin Op 12 februari 2024
Gem. leestijd 9 min 526x gelezen
Deel dit artikel:
Kandidaten ontmoeten: zo maak je een jaarplanning voor (recruitment)events

De arbeidsmarkt is tegenwoordig grotendeels een online aangelegenheid. Maar sommige doelgroepen benader je nog steeds het beste offline. Bijvoorbeeld op een carrièrebeurs of netwerkborrel. Maar je kunt als recruitmentteam natuurlijk niet overal naartoe. Hoe maak je een jaarplanning voor de evenementen die je gedurende 2024 wilt benutten om talent te werven?

Een goede jaarplanning zorgt voor focus en draagt bij aan een betere cost-per-hire.

Een goed(e) plan(ning) zorgt voor focus, beter gestroomlijnde processen, efficiëntere inzet van middelen en draagt bij aan een betere cost-per-hire. Het vermindert onnodige uitgaven en verbetert de algehele effectiviteit van het wervingsproces. Het is cruciaal om management, vacaturehouders en de collega’s van marketing actief bij de jaarplanning te betrekken. Vraag ze welke evenementen zij de moeite waard vinden om vanuit zakelijk en/of recruitment-perspectief aan deel te nemen. Dat maakt het (later) makkelijker hun medewerking te krijgen voor zowel de financiering van een evenement als de inzet van teamleden daarbij.

Event-overzicht maken

Het is best een klus om voor de eerste keer in beeld te brengen welke evenementen er allemaal zijn, niet alleen voor recruitment, maar ook voor de verschillende functies waarvoor je talent kunt werven. Veel evenementen zijn gelukkig wel jaarlijks terugkerend, zodat het eenmaal verkregen overzicht makkelijker te actualiseren is. Denk aan:

  • Vakbeurzen
  • Beroeps- en branche-evenementen
  • Jaarvergaderingen
  • Hackathons & Tech Meetups
  • Ronde tafel expert conferenties
  • Netwerkborrels
  • Festivals
  • Sport & culturele evenementen
  • Regio evenementen
  • Carrièredagen bij opleidingen
  • Campus recruitment
  • Carrièrebeurzen
  • Speed-dating evenementen
  • Alumni-evenementen

Steden als Zwolle en Tilburg hebben online evenementenkalenders voor 2024 beschikbaar. Ook de Jaarbeurs en de RAI bieden online agenda’s. Universiteiten en hogescholen kondigen doorgaans ook online hun evenementen aan. Vaklieden in de bouw nodig? Dan kun je wellicht eens een oog werpen op deze agenda. Zijn accountants je doelgroep? Kijk dan eens naar deze agenda.

Beroepsevenementen zijn voor recruiters niet altijd toegankelijk. Dan helpt het om goed in kaart te hebben welke professionals binnen de eigen organisatie lid zijn. Je kunt die collega’s dan stimuleren en ondersteunen om er actief te netwerken en zo referralkansen te vergroten.

Welke criteria bij je selectie?

De volgende criteria kun je in acht nemen bij de selectie van welke evenementen je op je jaarplanning wilt:

  • (Inter)nationaal, regionaal en lokaal
  • Locatie en bereikbaarheid
  • Toegangsprijs doelgroep leden
  • Datum en duur evenement
  • Relevantie van doelgroep(en)
  • Bereik en exposure bij doelgroep
  • Netwerkmogelijkheden
  • Marketinginspanningen van organisatie
  • Presentaties en workshops bieden
  • Outbreaksessies hosten
  • Kosten en beoogde ROI
  • Aandacht voor innovatie en trends
  • Deelname van invloedrijke sprekers
  • Aanwezigheid van concurrenten
  • Footprint
  • Kwaliteit data van organisatie

Vertrouwen in de organisatie is ook belangrijk. Kunnen ze waarmaken wat ze beloven en hebben ze dat al eerder aangetoond? Wat investeren ze zelf om bezoekers te trekken uit de voor jou relevante doelgroep(en)? Wat investeren zij in het aantrekken van publiekstrekkers en in campagnes? En wat zijn de meerkosten voor meer en/of exclusievere mogelijkheden om je naar bezoekers te presenteren? Houd er rekening mee dat extra zichtbaarheid in de regel ook meer inzet van mensen vergt tijdens het evenement. Dat zijn dus ook meerkosten.

Houd er rekening mee dat extra zichtbaarheid in de regel ook meer inzet van mensen vergt.

Het is sowieso belangrijk dat alle kosten van deelname duidelijk zijn. Dit omvat niet alleen de kosten van de stand en standmaterialen, maar ook reis- en verblijfskosten, marketingmaterialen en de uren van de collega’s die op de stand meehelpen. Leg het vast in een spreadsheet. Het is handig om daarin ook zaken zoals kostensoort en budget- en inkoopnummers op te nemen.

Draaiboek

Er zijn online templates te vinden voor het maken van een jaaragenda en een gedetailleerde planning per evenement. Het kan ook lonen om een algemeen draaiboek(je) te ontwikkelen dat als handleiding dient om de planning voor een evenement in details uit te werken. Dat werkt niet alleen efficiënt omdat het ervoor zorgt dat je alle benodigde stappen tijdig neemt en dat je alle informatie over de deelname aan een evenement systematisch en toegankelijk vastlegt. Het biedt ook continuïteit door borging van het proces en omdat het dan makkelijk is over te dragen aan een nieuwe collega.

Een campusrecruitment-evenement is anders dan een internationale technische vakbeurs.

Door het draaiboek na elk evenement te actualiseren, krijg je op den duur voor elk type evenement een handig gidsje. Een campusrecruitment-evenement is immers anders dan een internationale technische vakbeurs.

Plan B

Er kan altijd iets misgaan. Het draaiboek moet idealiter ook voorzien in een ‘plan B’. Dat maakt het makkelijker passend te reageren op onverwachte gebeurtenissen die je oorspronkelijke plan en planning verstoren. Door het draaiboek in de cloud te maken, kun je stakeholders makkelijk toegang verlenen zodat ze het op elk gewenst moment kunnen raadplegen. Plan B verlangt dan bijvoorbeeld dat er in ieder geval ook 1 hardcopy is om mee te nemen in geval van een internetstoring.

Veel doelgroepen benader je beter offline. Hoe maak je een jaarplanning voor de events daarvoor? Alexander Crépin geeft een aantal insights.

Ga niet zelf het wiel uitvinden; wellicht hebben de collega’s bij marketing al zo’n draaiboek voor deelname aan zakelijke vakbeurzen. Op internet zijn er ook templates te vinden om zo’n draaiboek een professionele uitstraling te geven, zoals met behulp van Canva. Dat kan managers nog meer vertrouwen geven om teamleden en/of budget beschikbaar te stellen.

Evenementen-toolbox

Het is ook handig als er binnen de organisatie zoiets is als een ‘evenementen-toolbox’ (die ook door recruitment ingezet kan worden). Zo’n toolbox kan diverse materialen bevatten, zoals:

  • Promotionele materialen: banners, flyers, brochures, posters;
  • Uitrusting van het team: T-shirts, truien, jasjes, hoedjes;
  • Merchandise: goodies, sokken, sweaters;
  • Stand materialen: beurswanden, roll-up banners, statafels, stoelen;
  • Technische materialen: audiovisuele apparatuur, verlichting, kabels;
  • Overige benodigdheden: EHBO-kit, gereedschap, schoonmaakmiddelen;

Houd er rekening mee dat bij de keuze van materialen de ecologische footprint aandacht verlangt. In elk geval moet duidelijk zijn wie de toolbox beheert, hoe aanvragen gedaan kunnen worden, wie er bestellingen kan plaatsen voor nieuwe materialen en dat er een inventarisatie- en uitleenlijst is. Vanuit recruitment moet je ervoor zorgen dat je tijdig reserveringen maakt, dat voorkomt problemen met andere afdelingen die wellicht op hetzelfde moment van de box gebruik willen maken. Ook kun je dan ontbrekende of tekorten aan materialen tijdig bestellen.

Maak bekend waar de doelgroep je kan ontmoeten

Deel op tijd met al je doelgroepen aan welke evenementen jouw organisatie deelneemt, zowel op je eigen website als op andere relevante kanalen. Zorg er ook voor dat dit overzicht actueel is. Als dat niet het geval is, maakt dit geen sterke indruk (zoals nu bij deze en deze organisatie). Wees wel duidelijk. Als er nu op de website staat dat je op 7 februari meedoet aan een bedrijvendag is dat prima, maar vergeet dan niet de pagina van het vorige jaar te verwijderen. Kijk bijvoorbeeld eens hoe ING hierover op zijn website communiceert.

Professionaliteit tonen in de promotie draagt sowieso bij aan een positieve indruk van het bedrijf.

Vanzelfsprekend bieden sociale media ook mogelijkheden om evenementen te communiceren (zoals Plukon deed op LinkedIn). Geef indien mogelijk ook al (een beetje) aan wat bezoekers kunnen verwachten, zoals de presentatie van een businesscase. Professionaliteit tonen in de promotie draagt sowieso bij aan een positieve indruk van het bedrijf.

Veel doelgroepen benader je beter offline. Hoe maak je een jaarplanning voor de events daarvoor? Alexander Crépin geeft een aantal tips. 

Businesscases en demo’s trekken de aandacht

Interessante business cases en demonstraties zijn prima manieren om op een onderscheidende manier de aandacht te trekken. Een belangrijk bijkomend voordeel is dat deze ook onthouden en doorverteld worden. Zo kun je bezoekers ook promotors maken. Het is daarom de moeite waard om voor de verschillende doelgroepen business cases en demonstraties te ontwikkelen die je tijdens evenementen kunt presenteren. Zorg dan wel ervoor dat er goede ondersteunende materialen zijn om de doelgroep te informeren en te betrekken. Een bijkomende recruitment-uitdaging is om je EVP erin te verwerken.

Je kunt je ‘talentpoolers’ bijvoorbeeld gratis entree aanbieden.

Bij elk evenement moeten de recruitmentmarketing-inspanningen sowieso aansluiten op de doelgroep(en) en de aard van het evenement. Waarop ga je de aandacht vestigen: op actualiteit, trends en/of vacatures? Welke businesscases kun je inzetten? Hoe ga je voor, tijdens en na het evenement sociale media inzetten? Heb je zicht op mensen in de doelgroep die jouw bedrijf volgen op social media of die je in je ATS als interessant hebt aangemerkt? In dat geval kan een evenement een uitgelezen gelegenheid bieden om deze uit te nodigen. Je kunt deze ‘talentpoolers’ dan bijvoorbeeld gratis entree aanbieden.

Promo vooraf en achteraf

Een goed offline event is ook online goed te zien. Bedenk dus vooraf of en hoe je foto’s en video’s op de website en sociale media wil delen tijdens of na het evenement. Je marketingspecialisten kunnen hierbij wellicht ondersteunen. Denk ook na hoe je snel en eenvoudig contactgegevens kunt uitwisselen met geïnteresseerden. Gebruik bijvoorbeeld een (geteste!) QR code. Verloot iets leuks als bezoekers hun mailadres delen om een job alert aan te vragen, hun badge laten scannen of jouw organisatie direct gaan volgen op LinkedIn, Facebook, of Instagram. Zorg wel dat je dit AVG-proof aanpakt.

Weggooimaterialen passen echt niet meer in deze tijd.

Ook – of misschien: vooral – op offline events geldt dat er maar één kans is om een goede eerste indruk te maken. Naarmate de wijze van presenteren en de inhoud beter is verzorgd en dit je EVP uitstraalt, zal dit je employer brand versterken. De kwaliteit van de materialen uit de evenementen-toolbox, maar ook de goodies en de foodies dragen daaraan bij. Geen weggooimaterialen, dat past echt niet meer in deze tijd.

Wie gaat er mee?

Wie gaat er mee? Dat is een van de sleutels tot succesvolle deelname aan een evenement. Zo kan de inzet van vakspecialisten van onschatbare waarde zijn. Zij kunnen geïnteresseerde bezoekers inhoudelijk professioneel informeren. Soms wil je ook medewerking van collega’s om specifieke doelgroepen aan te kunnen spreken, bijvoorbeeld in het kader van diversiteitsdoelstellingen. Zorg in elk geval ervoor dat elk teamlid volledig op de hoogte is van het doel van het evenement, de boodschap die je wilt overbrengen en wat actuele vacatures zijn. Zorg desgewenst voor een korte training.

Als je talenten hebt uitgenodigd, zorg dan ervoor dat je weet wie je hebt uitgenodigd en waarom. Zorg voor een ‘exclusieve’ attentie als ze zich melden bij de stand. Soms kan het interessant zijn om een ‘influencer’ in te huren om de aandacht te trekken. Zorg dan wel dat die ‘speciale’ gast goed geïnformeerd is en gefaciliteerd wordt. Dat kan bijvoorbeeld extra mankracht verlangen. Als er een evenement in het buitenland is, kan het ook zinvol zijn om samen te werken met andere organisaties. Concurrenten kunnen ook de krachten bundelen om samen sterker naar buiten te treden ten opzichte van lokale concurrenten.

Zorg voor energieke afsluiting

Aan het einde van een evenement is iedereen in de regel moe. Bedenk daarom ter afsluiting iets leuks voor de deelnemende collega’s. Het is belangrijk dat deze met een goed gevoel naar huis gaan, positief zijn en gemotiveerd blijven om een volgende keer weer bij te dragen. Vergeet niet te vragen wie er tijdens het evenement zelf benaderd is voor een overstap naar een ander bedrijf. Zichtbaarheid trekt immers ook de aandacht van concurrenten!

Plan ook tijd in voor een snelle en professionele opvolging van de tijdens een evenement gelegde contacten.

Een snelle en professionele opvolging van de tijdens een evenement gelegde contacten is cruciaal. Plan ook hier tijd voor in. Bepaal welke manieren van opvolging aansluiten. Iemand die je hebt gesproken benader ja anders dan iemand die alleen een mailadres heeft achtergelaten. Leg daarom ook in je ATS vast wat er wanneer is besproken en stuur desgewenst een uitnodiging om te linken of een bericht via LinkedIn. Zorg ervoor dat het evenementteam dit soort informatie al tijdens het evenement op een makkelijke manier kan vastleggen.

Meer verkeer?

Het is belangrijk om te monitoren wat er gebeurt tijdens de eerste 3 weken na het evenement qua bezoekers op de website en social media. Is het aantal volgers toegenomen? Zijn er meer reacties op vacatures ontvangen? Zo kun je mede bepalen of deelname een succes was. Vergeet ook niet: gedurende het jaar kunnen prioriteiten veranderen, budgetten aangepast worden.

Zijn er meer reacties op vacatures ontvangen? Zo kun je mede bepalen of deelname een succes was.

Los hiervan is het zinvol om te bepalen of en in welke mate er zichtbare resultaten zijn van de deelname aan evenementen. Pas indien nodig je online evenement jaarplanning aan! Een goed ontworpen en afgestemde evenementen-jaarplanning biedt immers – in combinatie met een draaiboek – een prima routekaart voor succes bij de werving van talent uit doelgroepen.

Over de auteur

Onder het motto ‘I help you to succeed’ werkt Alexander Crépin samen met bedrijven in de profit en non-profit om operationele en meer strategische HR- en recruitmentvraagstukken aan te pakken. Enerzijds door zelf hands-on aan de slag te gaan en anderzijds door te adviseren en te coachen. Hij deelt met regelmaat in blogs zijn visie op ontwikkelingen in HR en recruitment, en is beschikbaar voor nieuwe opdrachten.

Lees ook

Dank ook aan Sandor Lokenberg voor zijn inhoudelijke tips bij het schrijven van dit blog.

 

Deel dit artikel:

Alexander Crépin

Blogger/adviseurbij In HRM
Onder het motto ‘I help you to succeed’ werkt Alexander Crépin samen met bedrijven in de profit en non-profit om operationele en meer strategische HR- en recruitmentvraagstukken aan te pakken. Enerzijds door zelf hands-on aan de slag te gaan en anderzijds door te adviseren en te coachen. Hij deelt met enige regelmaat in blogs zijn visie op ontwikkelingen in HR en recruitment.
Bekijk volledig profiel

Premium partners Bekijk alle partners