Een van mijn vakbroeders hanteert als motto bij zijn recruitmentopdrachten ‘Progress over Perfection‘. Het voordeel hiervan in recruitment ligt in de erkenning dat het streven naar perfectie vaak leidt tot stagnatie en inefficiëntie. In plaats daarvan richt ‘Progress over Perfection’ zich op voortdurende verbetering en professionele groei, waarbij je steeds kleine, incrementele stapjes vooruit zet.
‘Investeren in perfectie is lovenswaardig, maar leidt waarschijnlijk tot teleurstelling.’
Investeren in perfectie is lovenswaardig, maar mede gegeven het aantal in- en externe stakeholders en de dynamiek van de arbeidsmarkt, leidt het waarschijnlijk tot teleurstelling. Door in plaats daarvan te focussen op progressie kunnen recruitmentteams flexibeler reageren op veranderende omstandigheden, kansen benutten voor verbetering en de concurrentie voorblijven.
Balans tussen People & Process
Recruitment is bij uitstek een vakgebied waar je – om ‘Progress’ te realiseren – een goede balans moet zien te vinden tussen People en Process. Die spelen een centrale rol bij het bieden van een goede candidate experience. Daar is naar mijn overtuiging geen standaard aanpak voor, anders dan dat er altijd ruimte moet zijn voor de human touch en dat processen zo simpel mogelijk moeten zijn, ondersteund door slimme schaalbare technologie.
‘Elke vacature is een kans op een stapje vooruit.’
Je zou vanuit het Progress over Perfection-perspectief elke vacature kunnen beschouwen als een mogelijkheid tot verbetering, om een stapje vooruit te zetten in de perfectionering van het recruitmentproces, in de optimalisatie van de candidate experience en de hiring team experience. Vanuit de gedachten dat vele kleine stapje vooruit zullen leiden tot een grote stap vooruit, is het belangrijk om met enige regelmaat terug te kijken en te evalueren welke stappen én stapjes gezet zijn. Wat is beter gegaan, welke nieuwe inzichten zijn ontstaan die aanleiding zijn om zaken anders aan te pakken?
Regelmatige evaluatie
Als je op basis van een jaarplan en een recruitmentstrategie te werk gaat, zul je de voortgang sowieso regelmatig evalueren. De rapportages spelen daarbij een belangrijke rol, maar daarin is lang niet alles terug te vinden wat op operationeel en procesmatig niveau gebeurt. Vandaar dat het zinvol kan zijn om op basis van de eigen professionaliteit een lijstje met aandachtspunten op te stellen van zaken die aandacht verlangen in het licht van continue verbetering.
Een checklist kan helpen om te meten of je daadwerkelijk progressie maakt.
Zo’n lijstje kan als een soort checklist fungeren om na te gaan: op welke onderdelen zijn in de afgelopen periode stappen vooruit gezet en is ‘progress’ gerealiseerd? Daarnaast kun je zo’n lijst ook benutten om in kaart te brengen waar je in de komende maanden stappen vooruit kunt gaan zetten. Denk bijvoorbeeld aan:
- Mate van formalisering: Is je proces gedocumenteerd en gestandaardiseerd?
- Gebruik van technologie: In hoeverre zet je al digitale tools en software in?
- Data-kwaliteit en analyse: Zijn er voldoende bruikbare data en gebruik je deze ook om je proces te sturen en te verbeteren?
- Klantgerichtheid: Is er aandacht voor de candidate experience en hiring manager experience?
- Professionaliteit: Zijn er maatstaven van wat interne stakeholders moeten kunnen en kennen op gebied van recruitment en hoe ze daaraan kunnen voldoen?
- Compliance: Voldoen de recruitmentpraktijken aan relevante wet- en regelgeving en branchenormen? Zijn non-discriminatie en privacy gewaarborgd?
- Progress door continu verbeteren: Is er een cultuur die leren en ontwikkelen stimuleert?
Los van deze zaken kun je de onderstaande checklist met aandachtspunten benutten om regulier en gestructureerd te evalueren waar er stappen vooruit gezet zijn en kunnen worden om het recruitmentproces verder te professionaliseren. Het helpt natuurlijk erbij als je dan ook nog met enige regelmaat stakeholder surveys doet en zowel vacaturehouders als kandidaten vraagt om feedback. Zodat je continu verder kunt blijven verbeteren. Wat hoort er allemaal op zo’n Progress over Perfection-checklist thuis?
Strategie & Planning
- Sluit de recruitmentstrategie nog steeds aan op de organisatiedoelstellingen? Zo nee, waar is bijstelling nodig en op welke termijn?
- Kunnen de gehanteerde recruitment-KPI’s genoeg voorzien in de behoefte van het management, de vacaturehouders en het recruitmentteam? Zo nee, waar ligt dat aan en hoe kan dat verbeterd worden?
- Volstaat de kwaliteit van de data voor analyse van het recruitmentproces?
- Wat is de status van het jaarbudget? Is er nog genoeg budget om de beoogde stappen te zetten in de komende periode? Zo nee, wat zijn de consequenties?
- In hoeverre ondersteunen de geboden arbeidsvoorwaarden het aantrekken van de juiste kandidaten? Zijn er ontwikkelingen die een herijking verlangen om concurrerend te kunnen blijven?
- Zijn er nog zaken vanuit het management die impact gaan krijgen op de recruitment-activiteiten in de komende periode?
Technologie & Rapportages
- Op welke onderdelen van het recruitmentproces wordt gebruik gemaakt van interne systemen en tools? Waren dat exclusieve recruitmentsystemen of ook systemen die organisatiebreed ingezet worden? Wat heeft dit opgeleverd?
- Op welke onderdelen van het recruitmentproces gebruik je externe systemen en tools? Waarom, en wat heeft het opgeleverd?
- Welke rapportages voorzien het beste in de behoefte van het recruitmentteam? Welke missen er? Wat zou er beter kunnen en wat is daarvoor nodig?
- Welke feedback is er vanuit management en vacaturehouders met betrekking tot de kwaliteit van de rapportages? Verlangt dit actie op korte termijn en zo ja, van wie en hoe?
- Zijn er in de afgelopen periode nieuwe systemen en/of tools op de markt gekomen die de moeite waard zijn om te verkennen? Zo ja, waarom en waar?
- Op welke onderdelen van het recruitmentproces is verdere automatisering mogelijk c.q. noodzakelijk? Wat zijn daarbij de prioriteiten beschikbare tijd en (financiële) middelen?
- Is er voldoende technische ondersteuning beschikbaar (geweest) om problemen op te lossen en/of systemen aan te passen aan de specifieke behoefte van de organisatie? Zo nee, waar ligt dat aan en hoe kan het opgelost worden?
- Zijn er nog best practices ontwikkeld in de afgelopen periode en hoe en waar zijn deze geborgd?
Recruitment Expertise
- Volstaat het aanbod van recruitmenttrainingen voor leidinggevenden nog steeds? Zo nee, op welke gebieden moeten er stappen gezet worden?
- Welke interne stakeholders hebben in de afgelopen een opleiding of training gevolgd op het gebied van recruitment? Wie heb je gemist?
- Wie komen in de komende periode in aanmerking voor extra begeleiding om de kwaliteit van het selectieproces en de geboden candidate experience naar een hoger niveau te tillen? Welke gebieden verlangen met name aandacht?
- Op welke gebieden moet het recruitmentteam zelf in de komende periode stappen zetten en waarom en wat heeft prioriteit?
Vacaturemanagement
- Volstaat de kwaliteit van de informatie die vacaturehouders en HR aanleveren om een vacatureprofiel en een sourcingstrategie te ontwikkelen? Welke teams hebben moeite om dit goed te doen en waar ligt dit aan? Wat is er nodig om dit te verbeteren?
- Is er voor de meeste vacatures informatie over de doelgroep beschikbaar en in hoeverre benut je deze bij het opstellen van vacatureteksten?
- Zijn er voldoende mogelijkheden om vacaturehouders te helpen om de kwaliteit van de aangeleverde vacature informatie te verbeteren? Zo ja, wie maakt daar gebruik van en hoe? Zo nee, hoe kan dat beter?
- Welke nieuwe kanalen zijn er in de afgelopen periode benut om vacatures te delen met doelgroepen? Wat was de reden om dit te doen en wat heeft het opgeleverd?
- Welke bestaande kanalen zijn er in de afgelopen periode benut en blijken geen of weinig tastbare resultaten op te leveren bij de doelgroepen? Stoppen of doorgaan en waarom?
- Welke lessen heb je in de afgelopen periode getrokken uit het produceren en publiceren van vacatures?
- Zijn er nog best practices ontwikkeld in de afgelopen periode en hoe en waar zijn deze geborgd?
Sourcing & Selectie
- Is er in de afgelopen periode nog geïnvesteerd in ontwikkeling van de talentpool? Zo ja, hoe? Zo nee, waarom niet? En zou je het anders willen en waarom?
- In hoeverre levert het ATS-systeem kandidaten op voor nieuwe vacatures? Zou dat beter kunnen en zo ja wat is daarvoor nodig?
- In hoeverre is de afgelopen periode gebruik gemaakt van Talent Intelligence, van arbeidsmarkt-inzichten om sourcing te optimaliseren? Hoe verkreeg je deze informatie en wat heb je ermee kunnen doen?
- Zijn er in de afgelopen periode nog nieuwe sourcingskanalen gevonden en benut? Zo ja, welke en wat leverde het op?
- Zijn er nog sourcingskanalen die je in de komende maanden zou willen proberen? Zo ja welke en wat is daarvoor nodig?
- Welke kennis en -vaardigheden op het gebied van sourcing heb je gemist in de afgelopen periode en waarom? Wat is er nodig om wel toegang tot deze kennis en vaardigheden te krijgen?
- Is er gebruik gemaakt van externe sourcingspartijen en zo ja, welke en met welk resultaat? Is er aanleiding om in de komende periode een externe specialist in te schakelen?
- In hoeverre gebruiken vacaturehouders objectieve en gestandaardiseerde selectiemethoden? Waar kan en moet dat beter en hoe kun je dit realiseren?
- In hoeverre zijn vacaturehouders in staat om na een interview op basis van de afgesproken selectiecriteria aan te geven waarom kandidaten wel of niet geschikt zijn? Wat kan wie doen om dit te verbeteren?
- In welke mate hebben test/assessments bijgedragen aan het bieden van een goede candidate experience?
- Zijn er nog best practices ontwikkeld in de afgelopen periode en hoe en waar zijn deze geborgd?
Employer Branding
- Welke teams hebben gerichte stappen gezet om content te genereren en vacatures te delen in de (sociale) netwerken? Hoe pakken ze dat aan en wat kunnen andere teams daarvan leren?
- Welke ontwikkelingen en/of gebeurtenissen hebben in de afgelopen periode bijgedragen aan je employer brand? Verlangt dit in de komende periode nog opvolging en zo ja waarom?
- Hoe is de afstemming met marketing en andere teams in de afgelopen periode verlopen, bijvoorbeeld op gebied van contentcreatie, deelname aan (online) evenementen, trainingen en inhuur c.q. inkoop van expertise, systems en tools? Wat zou er beter kunnen en hoe?
- In hoeverre zijn stappen gezet in de ontwikkeling van expertise op het gebied van geïntegreerd en/of specifiek benutten van tekst, audio en video voor content? Waar kun je nog stappen zetten en waarom en hoe? In hoeverre gebruik je al A.I.-tools? Wat zijn de eerste ervaringen en hoe wordt geborgd dat dit op op een verantwoorde manier gebeurt?
- Zijn er nog best practices ontwikkeld in de afgelopen periode en hoe en waar zijn deze geborgd?
Onboarding
- Zijn er nog teams die de (pre- en) onboarding niet op het gewenste niveau invulling kunnen geven? Zo ja, wat veroorzaakt dit en hoe zou je dit in de komende periode kunnen verbeteren?
- Is er bij de vacaturehouders voldoende duidelijkheid over de taakverdeling in het onboarding proces? Is iedereen ook geïnformeerd, geëquipeerd en getraind om de taken in te vullen? Zo nee, hoe kan dat beter?
- Zijn er in de afgelopen periode nog ontwikkelingen in de verschillende teams op het gebied van de opzet en aanpak van pre- en onboarding van nieuwe medewerkers en/of contractors? Zo ja welke en waarom en zijn deze ook elders van belang en/of inzetbaar?
- Zijn er nog stappen op het gebied van online-support, begeleiding en training tijdens de onboarding? Zo ja welke en waarom en zijn deze ook breder te benutten?
- Zijn er nog best practices ontwikkeld in de afgelopen periode en hoe en waar zijn deze geborgd?
Conclusie: nog niet perfect
Er zijn vast nog tal van zaken die ik ook in deze lijst zou kunnen opnemen. Zoals aangegeven: dit is ‘slechts’ een voorbeeldlijst ter inspiratie. De lijst is nog zeker niet perfect. Maar elk recruitmentteam zou in staat moeten zijn om een dergelijke toetsingslijst op te stellen om het proces van continu verbeteren te structureren. Ik ben overigens benieuwd naar de manieren waarop collega’s op een gestructureerd invulling geven continu verbeteren van de recruitment processen en of ook zij kiezen voor het principe van ‘Progress over Perfection’?
Over de auteur
Onder het motto ‘I help you to succeed’ werkt Alexander Crépin samen met bedrijven in de profit en non-profit om operationele en meer strategische HR- en recruitmentvraagstukken aan te pakken. Enerzijds door zelf hands-on aan de slag te gaan en anderzijds door te adviseren en te coachen. Hij deelt met regelmaat in blogs zijn visie op ontwikkelingen in HR en recruitment, en is beschikbaar voor nieuwe opdrachten.
