Van vacaturehouders mag je zonder twijfel verwachten dat ze in samenspraak met hun team, hun eigen manager, HR én recruitment in staat zijn een duidelijk zoekprofiel op te stellen. Zij leveren belangrijke input voor de profielschets, met name wat de uitdagingen in de rol zijn, en wat een kandidaat idealiter moet kunnen en kennen, en hoeveel en wat voor type ervaring minimaal nodig is om de vacante positie (op termijn) succesvol te kunnen invullen.
Vacaturehouders zijn lang niet altijd even zeker over de accenten in het gewenste profiel.
De realiteit is helaas meer dan eens anders. Zeker in dynamische omgevingen met snel veranderende bedrijfsomstandigheden zijn vacaturehouders lang niet altijd even zeker over de accenten in het profiel van de gezochte kandidaat. De krapte op de arbeidsmarkt maakt het ook niet makkelijker. Het aanbod is in veel sectoren en beroepsgroepen al beperkt. Dit dwingt om niet al te hoge eisen te stellen. Het profiel moet vooral realistisch en haalbaar zijn. Het moet een gerede kans van slagen bieden om kandidaten te vinden en te interesseren, mede in het licht van de locatie van de organisaties en het werk en de kracht van het employer brand.
Wat te doen?
Wat moet je als recruiter of als agency doen als er twijfel is over het profiel bij de vacaturehouder en/of het team, als niet eenduidig aangegeven kan worden aan welke eisen minimaal voldaan moet worden? Hoe kun je de vacaturehouder helpen om het beeld over het profiel aan te scherpen? Oriënterende gesprekken met mogelijke interessante kandidaten willen dan nog wel eens helpen. Dit verlangt van de recruiter wel om zulke gesprekken te arrangeren op basis van een meer algemeen, breed profiel.
Oriënterende gesprekken met mogelijke interessante kandidaten willen nog wel eens helpen.
Alvorens je daaraan begint moet wel duidelijk zijn waarom het voor het recruitmentteam zinvol is tijd en geld te investeren in het helpen van de vacaturehouder bij verkrijgen van meer duidelijkheid over het profiel. Daarbij is het belangrijk om te beseffen dat als het niet helpt er uiteindelijk ook een risico is op een langdurig en moeizaam wervings- en selectieproces en op het aannemen van de verkeerde kandidaat, met alle gevolgen van dien.
Verschillende scenario’s
De eerste stap die je kunt zetten is om met de vacaturehouder verschillende scenario’s qua invulling op basis van een breed of open profiel door te nemen. Stem af welke accenten je kunt leggen, op branchekennis, op specifieke beroepsmatige expertise, op theoretische basiskennis, op praktische ervaring, op doorgroei potentieel, op senioriteit, op mobiliteit. Vervolgens moet de vacaturehouder akkoord gaan dat de recruiter slechts een zeer beperkte prescreening zal doen.
Cruciaal is ook commitment om prioriteit te geven aan de oriënterende gesprekken.
Cruciaal is ook commitment om prioriteit te geven aan de oriënterende gesprekken en kandidaten niet te laten wachten. De recruiter moet ook ervoor zorgen dat de vacaturehouder een goede gespreksagenda heeft teneinde de verlangde duidelijkheid te kunnen krijgen en kandidaten in deze oriënterende gesprekken ook een positieve ervaring te kunnen bieden. Als dit allemaal afgestemd en geregeld is, komt de uitdaging zo snel mogelijk gesprekken te arrangeren met eventuele kandidaten. Dat is op een krappe arbeidsmarkt makkelijker gezegd dan gedaan, kandidaten zoeken en interesseren kost in de regel tijd en dus geld.
No cure no pay?
Om dit te voorkomen kun je ook gebruik maken van partijen die recruitmentdiensten verlenen op basis van no cure no pay. Dan lonkt de optie om een breed profiel de markt in te schieten. Wat kunnen de bureaus leveren? Een blik van buiten doet soms wonderen. Nooit geschoten is ook nooit raak… Maar als je deze aanpak kiest getuigt het naar mijn idee wel van professionaliteit als je transparant bent en de benaderde bureaus in vertrouwen vertelt dat het profiel nog niet volledig is uitgekristalliseerd. Daarbij kun je aangeven dat de invulling van de vacature kan afhangen van wat potentiële kandidaten te bieden hebben en van wat zij ambiëren.
Een blik van buiten doet soms wonderen. En nooit geschoten is ook nooit raak…
De openheid zal in elk geval ervoor zorgen dat de bureaus een eerlijke kans krijgen en ook eerlijk kunnen zijn naar kandidaten. Dat voorkomt verkeerde verwachtingen en daaraan gerelateerde teleurstelling, met alle mogelijke risico’s op employer brand-schade.
Ik herinner me een situatie waarin een consultant mij vroeg met een vacaturehouder in de VS te spreken over een HR-rol. De manager was echter volledig onbekend met de Nederlandse arbeidsmarkt en de Nederlandse arbeidsverhoudingen. Het was een leuk videogesprek (destijds heel bijzonder) en vanwege het tijdsverschil om 11 uur ’s avonds. Omdat ik zelf geen specifieke verwachtingen had, was het geen teleurstelling om te vernemen dat de functie-eisen verzwaard waren naar aanleiding van de gevoerde gesprekken en de functie voor mij te vroeg kwam. Dus ondanks de afwijzing, absoluut geen slechte candidate experience voor mij.
Welke opties zijn er nog meer?
Er zijn nog meer wegen te bewandelen om hetzelfde te bereiken en de vacaturehouder te helpen oriënterend met kandidaten te spreken. Je kunt natuurlijk zelf aan de slag gaan en op LinkedIn gaan sourcen. Op basis daarvan kun je een shortlist opstellen en die profielen bespreken met de vacaturehouder. Zo kun je een lijstje maken met te benaderen kandidaten. Het is aan te bevelen om te bekijken of er binnen de organisatie al een link is met die kandidaten en of je die kunt benutten om contact te leggen.
Er zijn vele wegen te bewandelen om de vacaturehouder te helpen oriënterend met kandidaten te spreken.
Er zijn natuurlijk ook bureaus die bekend staan om specialisatie in een bepaalde branche en/of voor een bepaald type functies. Je kunt ook die uitnodigen om samen met de vacaturehouder vrijblijvend de contouren van het profiel bespreken met een consultant en om hun feedback vragen over de haalbaarheid van de diverse varianten. Op basis van deze feedback kan de vacaturehouder bepalen of en zo ja, hoe hij of zij het profiel wil aanscherpen en welk bureau vervolgens aan de slag kan om kandidaten te benaderen en te introduceren.
Marktverkenning door specialist
In het verlengde hiervan kun je ook ervoor kiezen om de specialist tegen betaling een marktverkenning te laten uitvoeren. Op basis van een ‘upfront’ of start-fee gaat het bureau dan aan de slag met het benaderen en spreken van kandidaten. Daarover brengen zij dan binnen een afgesproken termijn verslag uit aan de vacaturehouder. Het is daarbij aan het bureau om te bepalen hoe ze het proces aanpakken en hoe ze de vacature presenteren naar kandidaten. Het is echter belangrijk dat ze hier geen valse verwachtingen wekken, aangezien dit schadelijk kan zijn voor het employer brand.
De snelheid waarmee A.I. alternatieven kan genereren kan de betrokkenen helpen bij de afwegingen.
Het kan ook een optie zijn om te kiezen voor en interim oplossing. De interimmer kan dan aan de slag gaan en helpen om meer helderheid te verschaffen over waar de uitdagingen in de functie liggen en wat er minimaal nodig is om de functie een succes te kunnen maken. Dit kan ook betekenen dat je kiest om de zaken anders te organiseren, met alle consequenties voor het profiel. En je kunt tenslotte ook nog aan A.I. de vraag stellen om te helpen de gewenste duidelijkheid te verschaffen. Uiteraard is A.I. hierin niet leidend, maar de snelheid waarmee het alternatieven kan genereren kan de betrokkenen helpen bij de afwegingen.
Bij twijfel, geen verstoppertje spelen
Gezien de grote dynamiek in het bedrijfsleven, de razendsnelle ontwikkelingen in de technologie en de toenemende complexiteit van zaken, is het helemaal niet zo vreemd dat vacaturehouders niet altijd exact kunnen aangeven hoe een vacature het best kan worden ingevuld. Er zijn verschillende manieren om vacaturehouders hierin te ondersteunen. Hier keek ik vooral naar de mogelijkheid om op basis van externe gesprekken een beter beeld te vormen over de haalbaarheid van bepaalde functie-eisen.
Eerlijkheid duurt altijd het langst. En biedt uiteindelijk ook meer kansen en voorkomt frustratie.
Zoals zo vaak hebben de besproken opties hun voor- en nadelen. Zet ze op een rij en kijk welke optie het beste past bij jouw specifieke situatie en behoeften. Denk daarbij ook na over de relatie die je wil opbouwen en onderhouden met dienstverleners op de arbeidsmarkt. Zijn dat de partners met wie je samen wilt optrekken of puur leveranciers die je op basis van behoefte wilt inschakelen? Welke weg je ook bewandelt, wees altijd duidelijk over het feit dat het profiel nog niet is volledig uitgekristalliseerd. Eerlijkheid duurt immers altijd het langst. En het biedt uiteindelijk ook meer kansen en voorkomt frustratie.
Over de auteur
Onder het motto ‘I help you to succeed’ werkt Alexander Crépin samen met bedrijven in de profit en non-profit om operationele en meer strategische HR- en recruitmentvraagstukken aan te pakken. Enerzijds door zelf hands-on aan de slag te gaan en anderzijds door te adviseren en te coachen. Hij deelt met regelmaat in blogs zijn visie op ontwikkelingen in HR en recruitment, en is beschikbaar voor nieuwe opdrachten.
