Een recruitmentplan schrijven kost tijd, denkwerk en energie. En als je daarmee klaar bent, moet je ook nog investeren in arbeidsmarktcommunicatie, een recruitmentsysteem en een interim recruiter of misschien zelfs wel een eigen recruiter. Dat zijn investeringen, en die moet je altijd rechtvaardigen met een businesscase. Daarin onderbouw je de kosten én de opbrengsten van je plan voor je directie of opdrachtgever. Maar hoe doe je dat, aantonen dat recruitment geld oplevert?
Wat kost recruitment?
Eerst maar even naar de kosten gekeken. Recruitment kost nu eenmaal geld. Gemiddeld heeft een nieuwe medewerker een cost per hire van zo’n 4.500 euro (RecruitmentKengetallen 2019). Waarschijnlijk geven de meeste organisaties per vacature nog meer uit omdat ze regelmatig een recruitmentbureau inschakelen of niet ‘best in class zijn’.
Gemiddeld heeft een nieuwe medewerker een cost per hire van zo’n 4.500 euro.
Omdat deze kosten zo helder zijn, zijn veel organisaties en recruiters geneigd vooral hiernaar te kijken. Het gesprek gaat dan al gauw over hoe goedkoop en hoe snel een vacature is in te vullen.
En wat levert recruitment op?
Maar tegenover deze kosten staan natuurlijk ook opbrengsten. Want wat levert het bijvoorbeeld op als je op tijd de allerbeste medewerkers aan boord hebt? Er zijn vele manieren om de opbrengsten van recruitment te berekenen. We behandelen hier 5 denkrichtingen voor een businesscase waarmee je kunt aantonen dat jouw recruitment meer geld oplevert dan het kost. Argumenten dus om budget te krijgen voor jouw recruitmentplan.
Variant 1: de opbrengst van een gemiddelde medewerker
Een vacature betekent een ontbrekende medewerker die niet bijdraagt aan het resultaat. De detacheerder loopt detacheringsomzet mis, het productiebedrijf kan niet (alles) produceren en het verkoopteam blijft achter op het budget.
Geschat wordt dat een medewerker gemiddeld 1 tot 3 maal zijn of haar salaris bijdraagt.
Geschat wordt dat een medewerker gemiddeld 1 tot 3 maal zijn of haar salaris bijdraagt. Bereken de bijdrage van een gemiddelde medewerker bijvoorbeeld met een salarismultiplier (het dagsalaris maal 2). Of splits de totale bedrijfsomzet uit per medewerker per dag. Een vacature die langer openstaat kost zo berekend dus meer geld dan een vacature die snel ingevuld is.
Tip: Ga met je recruitmentstrategie voor een kortere Time To Hire (TTH). Outperformers in recruitment vullen gemiddeld vacatures 48 dagen sneller in dan underperformers (Recruitmentkengetallen 2019). Beschrijf in je recruitmentplan hoe je vacatures sneller gaat invullen en wat iedere dag in euro’s oplevert.
Variant 2: de kosten van ‘bad hires’
Bad hires zijn nieuwe medewerkers die binnen een jaar weer vertrekken. Dit ongewenste verloop wil je ten alle tijd voorkomen. Bad hires brengen namelijk veel extra kosten met zich mee. Naast weggegooide recruitmentkosten krijg je extra kosten voor de nieuwe vacature, het loon dat je moet doorbetalen en de extra managementaandacht.
Tip: Breng het aantal Bad Hires en de kosten in beeld en neem een verbeterdoel op in je recruitmentstrategie. Het geld dat je bespaart investeer je in een betere recruitmentaanpak.
Variant 3: de opbrengsten van bétere medewerkers
Met je recruitmentplan verbeter je ook de kwaliteit van je selectie. Een nieuwe collega die sneller volledig productief is verlaagt de gemiddelde inwerkkosten. Maar belangrijker nog: betere medewerkers leveren een hogere bijdrage. Schmidt en Hunter berekenden dat outperformers 40% – 70% van hun jaarsalaris extra produceren (underperformers 40% – 70% minder). De winst of verlies pak je ieder jaar dat de medewerker bij je in dienst.
Tip: Beoordeel met een vlootschouw de huidige performance van je medewerkers en ga aan de slag om de Quality of Hire te verbeteren.
Variant 4: besparing op te dure wervingskanalen
Werving van nieuwe medewerkers kost geld. De Cost per Hire van jouw nieuwe medewerker hangt vooral af van het wervingskanaal dat je kiest. Een duur recruitmentbureau inschakelen is onnodig als er goedkopere manieren zijn om de kandidaat te vinden. Je bespaart zomaar €10.000 op je vacature. Bedenk: er zijn tientallen wervingskanalen die je kunt inzetten.
Tip: Neem in je recruitmentplan een middelenplan op waarin je de wervingskanalen naast elkaar zet en bepaalt wanneer je iets inzet. Slim wervingskanalen kiezen kan flink kosten besparen.
Variant 5: besparing op inhuur en externe adviseurs
Regelmatig worden freelancers en gedetacheerden ingezet op posities voor vaste medewerkers omdat het niet lukt de juiste mensen te vinden. Deze ingehuurde professionals zijn jaarlijks tienduizenden euro’s duurder dan medewerkers in vaste dienst. Als recruitment de oneigenlijke inhuur kan terugdringen levert dat een fikse besparing op. Dit moet je natuurlijk gedegen uitwerken voor je organisatie zodat je appels met appels vergelijkt.
Tip: Ga op zoek naar de besparingsmogelijkheden op oneigenlijke inhuur en maak een plan om inhuur te vervangen door vast personeel.
De business impact van recruitment
Hierboven 5 manieren waarmee je kunt aantonen dat recruitment meer geld oplevert dan het kost en investeren in recruitment loont. En bedenk daarbij dat een vacature ook nog allerlei andere effecten heeft. Jouw verbeterde selectie kan bijvoorbeeld ook ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers langer in dienst blijven, omdat ze beter matchen met de organisatie. En denk ook aan bijvoorbeeld de werkdruk bij collega’s of de uitgestelde lancering van een nieuw product als een vacature te lang open staat. Of de extra (management)aandacht die elke keer nodig is om weer nieuwe collega’s in te werken. Of de schade in klantenbinding en klanttevredenheid als er weer een nieuwe accountmanager zich komt voorstellen bij de klant.
Trek op onderzoek uit als je geld nodig hebt voor je recruitmentplannetjes.
Trek daarom op onderzoek uit als je geld nodig hebt voor je recruitmentplannetjes. Praat met collega’s over de impact van vacatures. Waarschijnlijk heb je dan al snel voldoende argumenten om de investering in jouw recruitmentplan te rechtvaardigen. Jouw recruitmentinspanningen leveren dan harde euro’s op.
Over de serie Recruitment Basics
De serie Recruitment Basics verschijnt tweewekelijks en behandelt elke keer een standaard onderdeel van elk werving- en selectieproces. De artikelen zijn bedoeld om recruiters goed op pad te sturen. De serie wordt geschreven door Koen Roozen, partner van HetRecruitingKantoor, én hoofddocent Strategisch Recruitment bij de Academie van Arbeidsmarktcommunicatie. De serie verschijnt (in aangepaste vorm) ook daar regelmatig op de site.
