Recent kreeg ik een vraag van een directeur. Hij vroeg mij wat hij aanmoest met zijn recruitmentactiviteiten, in deze turbulente tijd. Behalve de vraag of hij nog wel werk zou hebben voor de potentieel nieuwe werknemer, zat hij ook met de vraag of hij wel iemand durfde aan te nemen zonder hem ooit de hand te hebben geschud. Een terechte vraag, denk ik, die ook niet zomaar te beantwoorden is. In recruitment speelt immers ook gevoel altijd een belangrijke rol. En hoe werkt dat als je alles remote doet?
Hoe erg is het dat we iemand niet meer live ontmoeten, voordat we hem of haar aangenomen hebben?
Maar het leidde bij mij dus tot de vraag: hoe erg is het eigenlijk dat we iemand niet meer live ontmoeten, voordat we hem of haar aangenomen hebben? Kunnen we alle essentiële stappen inmiddels op afstand doen, vanuit de huiskamer? Of zijn er toch dingen waarvoor je écht nog iemand fysiek moet tegenkomen? Ik loop daarvoor alle (mogelijke) onderdelen van het standaard recruitmentproces hieronder even stap voor stap door.
Stap 1: De vacature aanmaken
- Simpel: je maakt in je recruitmentsysteem de vacature aan. Idealiter zit er in het ATS al een ‘approval flow‘, waarmee iedereen die akkoord moet geven ook akkoord kan geven. Helemaal remote te doen dus. En anders kun je het akkoord natuurlijk ook prima via een mailtje of een andere applicatie verkrijgen. Oftewel:
Kan het remote? ✅
Stap 2: De vacature-intake
- Goed, we hebben nu een vacature. Maar wat moet er dan precies instaan? Daarvoor dient de vacature-intake. Dat is in de praktijk meestal een samenspel tussen hiring manager en recruiter. Maar ook dat kan uitstekend remote, bijvoorbeeld via de Online Vacature Intake van Recruitment Accelerator. Heb je alles ingevuld en afgerond? Dan krijg je daar vervolgens ook meteen een wervingsadvies en een door een professionele vacaturetekstschrijver geschreven vacaturetekst. Vanzelfsprekend: ook allemaal op afstand. Dus:
Kan het remote? ✅
Stap 3: De vacature bekend maken
- Je hebt nu een goede, wervende vacaturetekst. Dan is het natuurlijk zaak dat je doelgroep er ook kennis van neemt. Dat doe je door ze vervolgens ook te (laten) publiceren in de media die relevant zijn voor jouw doelgroep. Die hoef je tegenwoordig niet eens meer zelf uit te zoeken, ook daar zijn allerlei systemen voor die voor jou bepalen wat je ideale middelenmix is.
Kan het remote?✅
Stap 4: De eerste selectie
- Heeft de vacature online bereik gehad? Dan stromen de sollicitanten hopelijk binnen. Altijd een spannend moment. Maar moet je daar elkaar ook voor ontmoeten? De eerste selectie van de sollicitanten kun je gewoon in het recruitmentsysteem doen. Zowel recruiter als vacaturehouder. Of anderen die er iets over te zeggen (willen) hebben. En mocht dat niet kunnen? Dan is het natuurlijk altijd mogelijk om een call op te zetten en de kandidaten 1 voor 1 te bespreken en daarna een eerste beslissing te nemen.
Kan het remote?✅
Stap 5: Het assessment
- Wil je jouw kandidaten laten testen om zeker te weten of ze wel geschikt zijn? Ook assessment gebeuren tegenwoordig allang niet meer altijd in een fysiek assessmentcenter, maar steeds vaker volledig online. Door gamification, bijvoorbeeld. En wat als je dan toch per se een live rollenspel wil? Ook daar zijn inmiddels vast wel online oplossingen voor. Dus:
Kan het remote?✅
Stap 6: Het eerste gesprek
- Tot nu toe heb je als recruiter de kandidaat nog steeds niet gesproken. Dat moment is nu aangebroken. Maar moet je hem of haar daarvoor echt bij jou op kantoor uitnodigen? Het eerste interview met de recruiter gaat vaak al jaren remote, of het nu telefonisch is of via Skype, Zoom, Teams, FaceTime (voor Apple-gebruikers) of een andere tool. Oftewel:
Kan het remote?✅
Stap 7: Het sollicitatiegesprek
- Niet alleen jij als recruiter wil de kandidaat spreken, dat wil de vacaturehouder natuurlijk ook. En wel zo snel mogelijk. En ja, de vacaturehouder is daarbij vaak gewend dat de kandidaat naar jullie toekomt. Maar de vraag is: is dat echt nodig? Het interview tussen kandidaat en de vacaturehouder kan ook prima telefonisch of via video. Dat scheelt vaak ook weer bias, en levert de kandidaat ook geen verkeersstress op. Dus:
Kan het remote?✅.
Stap 8: Het teamgesprek
- Soms is het niet alleen de vacaturehouder die de uiteindelijke beslissing neemt, maar mag het hele team meepraten. Een vroege kennismaking met de laatste kandidaat(/kandidaten) is fijn voor zowel collega’s als kandidaat zelf. Maar ook daarvoor is fysiek aanschuiven niet letterlijk nodig. Het interview tussen kandidaat en het toekomstige team kun je ook prima doen met de juiste tooling (Teams/Skype/Zoom/Slack), zodat iedereen makkelijk kan meedoen in het gesprek.
Kan het remote?✅
Stap 9: De gezamenlijke lunch
- De gezamenlijke lunch dan? Tja, dat wordt natuurlijk wel ff een dingetje. Dus die moeten we – in tijden van social distancing – helaas uit het proces halen. Maar wees eerlijk: hoe belangrijk was die lunch in het hele proces? En via bijvoorbeeld de app Houseparty kun je natuurlijk ook prima online een social meeting organiseren. Dus:
Kan het remote?✅
Stap 10: De rondleiding
- De rondleiding op kantoor? Nog zoiets waarvan je op het eerste gezicht misschien denkt dat het niet makkelijk op afstand kan. Maar is het niet mooi als iemand die wel op kantoor aanwezig is een remote rondleiding geeft aan de sollicitant? Zo kan deze vast een goede indruk krijgen van hoe zijn of haar nieuwe werkomgeving eruit gaat zien. Zonder dat hij of zij fysiek erheen hoeft te komen. Oftewel:
Kan het remote?✅
Stap 11: Het 1-op-1-contact
- Oké, je wilt met een bepaalde kandidaat verder. Zowel jij als de vacaturehouder zijn enthousiast. Maar moet je dat dan live beklinken? De behoefte om elkaar live te ontmoeten, is logisch. Maar eerlijk alle laatste vragen en eventuele zorgen bespreken kan ook prima op afstand. En ja, bespreek dan vooral ook die behoefte aan live contact. Want dat is heel menselijk. Voor alle betrokken. En bespreek dan ook direct hoe je daarmee wil omgaan. Net als altijd is het superbelangrijk dat recruiter en vacaturehouder regelmatig contact hebben om kandidaten en ontwikkelingen te bespreken. Maar ook dat kan op afstand.
Kan het remote?✅
Stap 12: De pre-employment screening
- Is het nog nodig om de kandidaat vooraf te screenen? Wil je zeker weten dat het hele cv klopt? Of is nog een VOG nodig? Om het verhaal compleet te maken is een zogeheten Pre Employment Screening vaak essentieel. En dan schakel je een bedrijf als Validata in. Dat – vanzelfsprekend – volledig op afstand werkt. Dus:
Kan het remote? ✅
Stap 13: Het contract
- En dan zijn we bijna bij het finale onderdeel van het recruitmentproces: het sluiten van de deal, Dit gebeurt nu ook al vaak telefonisch (remote) met een bevestiging op papier. Maar een pdf’je met digitale handtekening werkt natuurlijk net zo goed. Handen schudden overbodig.
Kan het remote? ✅
Stap 14: De pre- en onboarding
- Is het contract eenmaal getekend, dan duurt het vaak nog wel even voordat de kandidaat ook echt kan starten. Juist deze preboardingfase leent zich goed om online de nieuwe medewerker vast wegwijs te maken in jouw organisatie. Stuur door wat hij of zij alvast moet weten, en hou ook in deze tijd regelmatig – digitaal – de vinger aan de pols. En staat de kandidaat echt voor zijn eerste werkdag? Ook dan kan de onboarding best op afstand plaatsvinden. Niet altijd ideaal, maar hé, nood breekt soms wet. En dan blijkt er vaak veel mogelijk. Oftewel:
Kan het remote? ✅
Conclusie: het kan allemaal remote
Veertien vinkjes. Dus al met al kun je wel concluderen dat in de basis het recruitmentproces zich uitstekend leent om volledig remote uit te voeren. Ook andere activiteiten in het recruitmentvak zijn overigens heel goed virtueel te doen. Ik zie bijvoorbeeld ook een nieuw leven voor Second Life, met daarin virtuele carrière-evenementen. Geen enkele reden dus om nu te stoppen met werven, tenminste: als je nog steeds openstaande vacatures hebt. Remote Recruitment? Het kan echt. Ga, als het even kan, dus ook vooral door met werven.
P.S. Stem gebruik van de verschillende samenwerkingsoplossingen natuurlijk wel even goed af met de security & privacy officer af van je organisatie. Niet alles mag je (altijd) zomaar gebruiken volgens AVG (GDPR)-regulering.
Over de auteur
Peer Goudsmit is Recruitment Lead a.i., coach, interim recruiter, strategisch recruitmentadviseur en een van de oprichters van Recruitment Accelerator. Dit verhaal verscheen in aangepaste vorm ook al op LinkedIn.
Meer weten?
Op 9 april organiseert de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie de allereerste ‘Live online class remote recruitment‘. In de deze online class krijg je inzicht in hoe het remote sollicitatieproces eruitziet en hoe je op afstand een goed gesprek kunt voeren. De start van de live online class op 9 april is om 10.00 uur en eindigt om 11.30 uur. Schrijf je dus snel hier in.
