Ze begon haar carrière als geneeskundestudent bij het Erasmus MC, maar kwam uiteindelijk bij HeadFirst in de wereld van A.I. in recruitment terecht. Toch is die stap niet zo groot als het misschien lijkt, zegt Marelle Beune. ‘Die studie heeft mij geleerd volgens een bepaalde methodiek naar mensen te kijken. Of je nou een klacht uitvraagt als iemand pijn aan zijn knie heeft of je vraagt iemand waar zijn of haar ambities liggen, dat verschilt niet heel erg. Je leert onwaarschijnlijke verbanden zien, maar ook gestructureerd een probleem aanpakken. Het is een bepaalde manier van denken die ik nu nog steeds toepas.’
De recruitmentteams van HeadFirst behandelen zo’n 1.300 tot 1.500 aanvragen per maand.
En met ‘nu’ bedoelt ze dus: in haar werk als Recruitment director bij de HeadFirst Group, waar ze een aantal labels onder haar hoede heeft, zoals Between, Myler, FastFlex en Source. ‘Vanuit onze opdrachtgevers ontvangen we aanvragen voor interim-opdrachten. Deze aanvragen worden uitgezet via ons platformen Select en Striive, waar zelfstandig professionals en leveranciers een bieding kunnen plaatsen. Het gaat om zo’n 1.300 tot 1.500 aanvragen per maand, die we behandelen met verschillende recruitmentteams vanuit Hoofddorp.’
Laten shinen
De inzet van A.I. speelt daar een steeds grotere rol in. Vandaar dat ze daarover graag vertelt op het Jaarcongres A.I. & Recruitment dat op 9 november in het kantoor van HeadFirst in Hoofddorp wordt georganiseerd. Maar, benadrukt ze meteen: niet om A.I. het proces te laten overnemen. Sterker nog, ze wil met alle technologie ‘haar’ recruiters juist laten shinen om ze te laten doen waar ze het beste in zijn: een gunning creëren.
Hoe kunnen we met Robotics en A.I. de recruiter ondersteunen, zodat we extra tijd vrij kunnen maken voor die recruiter?
‘Een van mijn taken bij HeadFirst is om het recruitmentproces te optimaliseren, daar ligt ook echt mijn passie. Mijn werkveld bevindt zich op het scheidsvlak van IT en recruitment. Ik stel mezelf continu de vraag: hoe kunnen we met Robotics en A.I. de recruiter ondersteunen, zodat we extra tijd vrij kunnen maken voor die recruiter? Met die tijd kan de recruiter doen waar het recruitmentvak om draait, namelijk: een waardevol gesprek voeren en zo een gunning creëren.’
> Kun je daarvan een voorbeeld noemen?
‘We hebben recent bijvoorbeeld onze North Star Search & Match gedefinieerd. Toen ik december vorig jaar in dienst kwam bij HeadFirst Group, hebben we met de product owner en het recruitmentmanagementteam gekeken: waar willen we heen met onze recruitmentafdeling, waar ligt nou die stip op de horizon? In de North Star Search & Match hebben we 10 deelprojecten gedefinieerd. Mijn verwachting is dat we hier de komende 2 jaar wel zoet mee zijn, maar daarna stoppen we zeker niet met innoveren. The sky is the limit en onze North Star Search & Match zal daarom nooit ‘af’ zijn.’
> En welke rol speelt A.I. daarin?
‘We proberen een ecosysteem van slimme techoplossingen te creëren, dat het hele recruitmentproces kan ondersteunen. We hebben ons eigen platform Striive, waardoor we alles kunnen inrichten zoals wij dat zelf bedenken. Het engineering team voor de North Star Search & Match maakt zelf slimme oplossingen in dit platform, maar we kunnen ook externe systemen en techoplossingen eraan koppelen. Hierdoor krijg je de vrijheid om in alle creativiteit het ultieme recruitmentdoel te bedenken en daarna pas te kijken of we hier tools voor kunnen aankopen, of dat we het zelf gaan bouwen.’
‘Gunning creëren doe je niet door mails te typen, maar door mensen te spreken.’
‘Momenteel zijn we voor een van de deelprojecten op zoek naar een oplossing die de kracht van een large language model gebruikt en die we kunnen loslaten op de data die we verzamelen uit telefoongesprekken. Als recruiter leef je in een wereld van gunnen. Gunning creëren doe je niet door mails te typen, maar door mensen te spreken. Je opdrachtgever, kandidaat, leverancier. Een recruiter zit als het goed is een groot deel van zijn werkuren aan de telefoon. De oplossing waar we naar op zoek zijn zit hem dus in gesproken taal. Op het moment dat je een goede transcriptie van speech naar tekst maakt en daar een large language model op loslaat, dan kun je de recruiter ondersteunen in zijn werkzaamheden, maar ook zijn of haar kennis verder bijtrainen.’
> Werkt dit al?
‘Stel je voor dat je een tool hebt die alle data van telefoongesprekken binnen het bedrijf analyseert, transcribeert, samenvat, et cetera. Een tool die werkt op basis van machine learning en A.I. en daarmee met elk telefoongesprek slimmer en beter wordt. Als die tool jou als recruiter realtime ondersteunt, dan kan die tool jou het juiste antwoord geven op de vraag die je als recruiter net krijgt. Je hoeft dan het antwoord niet meer op te zoeken, je hoeft niet schoorvoetend aan te geven dat je het niet weet om op een later moment terug te bellen, maar kunt je concentreren op datgene wat ertoe doet: een waardevol gesprek voeren en gunning creëren. Daarnaast krijg je als bedrijf ongelooflijk veel informatie over hoe je de CX, de customer experience, kunt verbeteren. Resultaat: een continue feedbackloop.’
‘Een recruiter blijft zelden 30 jaar recruiter.’
‘Kijk, een van de grootste uitdagingen binnen recruitment is het verloop van personeel en daarmee kennisderving binnen het bedrijf. Een recruiter blijft zelden 30 jaar recruiter. In ons team zitten ook veel jonge mensen, aan het begin van hun carrière. We hebben een groot team dat hard groeit en waarin we regelmatig nieuwe collega’s verwelkomen. Mijn doel is om een recruitmentproces neer te zetten waarbij de recruiter ondersteund wordt door allerlei slimme tools via verschillende kanalen. Niet alleen op het platform, maar ook via bijvoorbeeld de telefoon. Want niks is zo vervelend als als beginnend recruiter iemand aan de lijn te hebben en geen antwoord te kunnen geven op een vraag. Dat maakt mensen onzeker en zorgt voor onnodig werk, doordat je iemand op een later moment moet terugbellen.’
> Uiteindelijk voedt de A.I.-tool de recruiter live met mogelijke antwoorden?
‘Nu nog niet, maar dat is wel waar we naartoe aan het werken zijn. HeadFirst Group is de grootste intermediair in de Nederlandse markt, dus we hebben ongelooflijk veel data tot onze beschikking en met die data kan je ongelooflijk gave dingen doen. We hebben nu bijvoorbeeld een benchmarktool gebouwd, waarbij direct inzichtelijk is hoe schaars een gevraagd profiel is. Moet ik veel effort in deze aanvraag steken of niet? Wat is het gemiddelde tarief over de hele markt heen? Maar ook: welke leveranciers leveren deze profielen, welke professionals matchen op deze opdracht?’
‘De benchmarktool in combinatie met het datamodel dat we momenteel implementeren, maakt dat we straks een flow kunnen bouwen waarbij de recruiter elke keer de next best action krijgt gesuggereerd. Dus we starten het recruitmentproces met het inladen van een opdracht in het platform, de recruiter leest die opdracht, en dan moet het systeem aangeven wat de wervingshaalbaarheid is, en welke acties de recruiter moet ondernemen om die haalbaarheid te vergroten. Bijvoorbeeld dat de recruiter de top-10 leveranciers moet bellen die dit schaarse profiel kunnen leveren, waarbij het systeem ook meteen de juiste leveranciers toont.’
‘Met data op basis van die telefoongesprekken kun je kijken wat het verschil is tussen de best en een minder goed presterende recruiter.’
‘Tijdens dat bellen wil ik dat bepaalde tools meelopen op de achtergrond, waarbij we de recruiter ook suggesties kunnen gaan geven tijdens het gesprek en we daarnaast data verzamelen over de kwaliteit van het telefoongesprek. Zo kun je bijvoorbeeld kijken wat het verschil is tussen de best presterende en een minder goed presterende recruiter op basis van die telefoongesprekken. Wij hebben ook een trainer in dienst, die met die informatie weer heel specifiek dingen bij kan trainen.’
> Alles om maximaal rendement uit de recruiter te halen?
‘Onze kernwaarde is ‘Learn every day’ en ik geloof er heilig in dat je jonge mensen vaardigheden moet meegeven die ze in de rest van hun carrière kunnen gebruiken. Ik ben zelf ooit ook zo gestart. Als recruiter heb ik onwijs veel geleerd. En ja, de eerste keer dat je een telefoon moet oppakken is dat spannend en eng. Zeker voor de jongere generaties waarbij eigenlijk iedereen een beetje bel-angst heeft.’
‘Veel recruiters hebben nooit geleerd om echt een telefoongesprek te voeren. Die vaardigheid moeten we hen dus aanleren.’
‘Onze generatie had vroeger nog een huistelefoon, waarbij je niet wist wie er belde. De nieuwe generatie is gewend om op basis van nummerherkenning met hun mobiele telefoon al te weten wie er belt, maar nog liever bellen ze helemaal niet, maar gebruiken ze facetimen of sturen ze een voicememo. Ze hebben nooit geleerd om echt een telefoongesprek te voeren en die vaardigheid zullen we hen dus moeten aanleren.’
> Uiteindelijk moet het hele proces steeds sneller. Hoe ver gaat dat?
‘Ik kan tegen een recruiter zeggen van ‘Hé, jij zit nu op de op 70% aanbiedingsbetrouwbaarheid, maar je moet naar 90%, dus jij moet harder gaan werken’. Maar dat heeft natuurlijk geen zin. In theorie kun je alle werkzaamheden ook door robots en A.I. laten uitvoeren, maar naar mijn mening is en blijft recruitment mensenwerk. Mijn taak is om de recruiters te assisteren met A.I. en robotics en ik verzin gewoon allerlei dingen en oplossingen waardoor je werk als recruiter beter, sneller en leuker wordt.’
‘Ik noem mezelf ook wel eens recruitment-assistent.’
‘Ik noem mezelf ook wel eens recruitment-assistent. Steeds meer administratieve rompslomp wegnemen, geen cv’s handmatig anonimiseren, geen plakken en knippen meer. Maar wel: live analyses en een continue feedbackloop. Dan kunnen de recruiters bij de HeadFirst Group doen waar ze waar ze goed in zijn. Een robot kan geen gunning creëren, de mens kan dat wel.’
Meer weten?
Meer weten over de laatste recruitmenttechnologie? Kom op 9 november naar het eerste jaarcongres ‘A.I. & Recruitment 2023’ in het pand van HeadFirst in Hoofddorp. Op deze dag komen diverse topsprekers zoals Marelle Beune spreken over de impact van A.I. op recruitment, zowel corporate als bureau. Ook zullen techspelers aan het woord komen die inmiddels ervaringen hebben op dit terrein en worden er diverse best practices gepresenteerd.
