Bij de productie van een auto kom je verschillende processen tegen. Om al die processen zo soepel mogelijk te laten verlopen, moet de hele productielijn naadloos op elkaar afgestemd zijn. Anders loopt het vast. Op dezelfde manier kijken wij bij Timetohire ook naar het recruitmentproces. Om zo’n proces net zo soepel te laten verlopen als de productie van een auto, hebben wij het Recruitment Success Framework ontwikkeld, bestaande uit 9 stappen. In deze blogserie nemen we je de komende weken mee door alle stappen heen en delen we concrete tips om zelf met het framework aan de slag te gaan. Vandaag de tweede 3 stappen.
Stap 4: Consistentie
Als je het recruitmentproces strak wil organiseren, is continuïteit onmisbaar. Dit realiseer je door te bouwen aan een talentpool én een gedegen referralprogramma op te zetten. Recruitment is namelijk geen sprint, maar een marathon. Consistentie in je input zorgt ook voor consistentie in je output. Met goede consistentie heb je ook voor de lange termijn een constante stroom aan output, waardoor je time to hire ook consistent blijft.
Met goede consistentie zorg je voor de lange termijn voor een constante time to hire.
Een goede toevoeging hieraan is referral recruitment. Door dit goed aan te pakken zul je minder snel naar goede kandidaten op zoek hoeven. Je time to hire én cost per hire zullen consistenter worden en door goed contact met de kandidaten in jouw talentpool bouw je ook nog eens aan een goede candidate experience. Het voordeel van referral recruitment is dus dat deze kandidaten vaak de beste kandidaten zijn. Maar een goede referral campagne doet meer. Door het engagement onder je collega’s te vergroten, gaat recruitment intern meer leven en dat draagt ook weer bij aan je employer brand.
> Hoe doe je dat?
Ga niet lukraak te werk. Zorg er primair voor dat je Applicant Tracking System (ATS) op een logische manier is ingedeeld, zodat je de kandidaten die jij sourcet in de juiste fase aan de juiste jobs kunt hangen. Pro-tip: richt naast de pijplijn ook een talentpool in waarin je alle kandidaten zet die op dat moment geen interesse hebben, net te licht zijn of bijvoorbeeld niet beschikbaar zijn, maar waarop je wel makkelijk kunt terugvallen als er weer een soortgelijke vacature is. Zorg dat je bij hen in beeld blijft door op LinkedIn te connecten en in hun timeline te blijven verschijnen. Stuur ze af en toe een berichtje. Zo hou je jouw talentpool warm.
Iets soortgelijks zorgt voor je referralprogramma. Uit onderzoek is gebleken dat alleen een geldbedrag niet voor méér engagement zorgt onder je collega’s. Aan jou dus om hier een ludieke draai aan te geven. Denk bijvoorbeeld aan een Rad van Referral, waarbij collega’s die een kandidaat hebben aangedragen punten kunnen scoren per fase waarin de kandidaat zit. Bij voldoende punten mag deze collega aan een rad draaien. Bonus is dat je hiermee leuke content kunt creëren, door bijvoorbeeld eens per maand een vast moment te kiezen waarop men aan het rad mag draaien en hier foto’s of video’s van te maken.
Stap 5: Van sollicitatie naar werknemer
Oké, je weet nu meer over hoe belangrijk consistentie in je recruitment is. Tijd voor stap 5 van het Recruitment Success Framework: de sollicitatie. De sollicitatieprocedure is de kern van jouw recruitmentproces. Hier meet je de conversie van bijvoorbeeld recruitmentsitebezoeker naar concrete sollicitant. Duidelijkheid creëren voor de intern betrokkenen, maar vooral voor de kandidaat is hierin key. Dankzij een consistent proces dat gericht is op de kandidaat zorg jij voor een positieve candidate experience. Resulterend in een kortere doorlooptijd, lagere kosten en een hogere conversie.
Een slecht doordacht proces is vooral frustrerend voor de kandidaat. Alle touchpoints op de candidate journey moeten kloppen om een kandidaat te activeren. Zorg dus ervoor dat een solliciteren bij jouw organisatie laagdrempelig is, en bouw vaste feedbackmomenten in.
> Hoe doe je dat?
Een goed sollicitatieproces opzetten begint met een nulmeting. Wat doen we nu al goed, wat zijn de grootste bottlenecks en waar zitten verbeterpunten?
- Uit welke stappen bestaat het sollicitatieproces? Waar zitten de beslismomenten voor de kandidaat?
- Wie zijn er (intern en extern) betrokken bij welke stap? Wat vinden zij belangrijk? Wie is overall eigenaar van het proces?
- Waar zit de informatieoverdracht tussen de stappen? Waar zitten de contactmomenten met de sollicitant?
- Hoe ziet de candidate journey eruit? Is deze uitgeschreven? Welke touchpoints zijn er?
- Hoe ziet de cv-selectie eruit? Wie doet de interviews? Zijn de betrokkenen hierin getraind? Zijn assessments onderdeel van het proces?
- Wat is de gemiddelde doorlooptijd? Zijn er verschillen te ontdekken per doelgroep?
- Hoeveel sollicitanten komen binnen? Kun je dit uitsplitsen per functie? Wat is de relevantie van de sollicitanten?
- Waar komen de sollicitanten vandaan (referrals? jobboards? sourcing?)? En waar komen de uiteindelijke hires vandaan?
Next level:
- Meet de ervaring van jouw sollicitanten met behulp van een surveytool als Survey Monkey om je proces continu te verbeteren.
- Analyseer data uit Google Analytics. Zo leer je waar sollicitanten én hires vandaan komen en hoe je hun journey continu kunt optimaliseren.
- Implementeer recruitment metrics. Meet de doorlooptijd van sollicitanten (per doelgroep, vakgebied of bijvoorbeeld regio) en bereken de kosten van een hire (afgezet tegen de gebruikte kanalen). Reken uit wat de conversie is (afgezet tegen de bron: website, referral, of bijvoorbeeld agency).
Stap 6: De selectie
Zo komen we bij stap 6 in het Recruitment Success Framework, de selectiefase. Denk hierbij aan onderwerpen als een jobintake, assessments en de onvermijdelijke sollicitatiegesprekken. In de intake met de hiring manager bespreek je onder meer de inhoud van de vacature, de afdeling, verwachtingen, uitzonderingen en uiteraard hoe het selectieproces eruit ziet. Ook is het hier belangrijk om te kijken wat je wervingsbudget is en waar de doelgroep zich bevindt. Daarnaast zul jij bij sommige vacatures ook gebruik maken van sourcing om zelf de juiste kandidaat aan te trekken.
Is er één juiste manier om kandidaten te selecteren? Zeker niet.
Maar hoe selecteer je nu de juiste kandidaat? Kijk je naar opleidingsachtergrond, werkervaringsjaren, ervaring bij specifieke bedrijven of binnen sectoren, leeftijd, man/vrouw, competenties, ambitie of motivatie voor het bedrijf? Ieder selecteert op een andere manier! Is er één juiste manier? Zeker niet. Wel is het belangrijk dat iedereen in je selectiepanel op dezelfde lijn zit en dat je blijft denken in mogelijkheden.
> Hoe doe je dat?
Tijdens de intake beslis je samen met de hiring manager wie onderdeel zal zijn van het selectiepanel. Communicatie is hierin key. Ook belangrijk: controleer of de gesprekspartners al vaker sollicitatiegesprekken hebben gevoerd, en zo nee, train ze dan hierin. In deze markt is het namelijk zaak een kandidaat niet alleen uit te horen, maar ook meteen te enthousiasmeren. Dit laatste wordt soms wel eens vergeten. Tip: laat alle kandidaten met dezelfde gesprekspartners in gesprek gaan. Zo houd je een eerlijk selectieproces.
Bij een assessment denken mensen vaak aan IQ-testen, maar er zijn talloos veel meer opties.
In sommige processen is een case onderdeel van de selectie. Bij een assessment denken mensen vaak aan IQ-testen, maar er zijn talloos veel meer opties. Assessments gericht op iemands competenties en/of persoonlijkheid zijn tegenwoordig erg populair, denk aan de competentiegames van Equalture. De uitkomsten van deze assessments kun je vervolgens gebruiken in je sollicitatiegesprek. In de huidige markt is het belangrijk dat je verder kijkt dan alleen de harde eisen. Heb je genoeg collega’s met ervaring in je team? Dan is een goed idee om eens voor een ambitieuze junior te gaan die wat betreft competenties een goede match is.
Meer weten?
Dit was de tweede serie stappen van het Recruitment Success Framework. De komende week nog de laatste 3 stappen. Of lees er nu alvast meer over:
Meer horen?
Sebastiaan Cové van Timetohire geeft op woensdag 8 februari een webinar over Candidate Generation, oftewel: hoe je in deze markt pijplijnen vult met diverse kandidaten – rekening houdend met interne kandidaten, referrals, stagiairs, freelancers, gig-workers en andere soorten talent. In deze sessie ontdek je wat de voordelen van Candidate Generation zijn en hoe je dit binnen je eigen organisatie kunt implementeren.
