Steeds meer screeningsbureaus voor sollicitanten: wat zegt dat over de arbeidsmarkt?

Een incident dat recent veel stof deed opwaaien: meer dan 400 mensen bleken zonder de juiste diploma’s toch een baan in de zorg te hebben gekregen. Deze week meldde de Volkskrant dat het ging om het zogeheten bureau F&P Educatie, dat ervan verdacht wordt grootschalige fraude te hebben gepleegd met ervaringscertificaten, oftewel EVC’s (Erkenning van Verworven Competenties). Het werd een voorbeelddossier dat veel werkgevers heeft wakker geschud. Want als vervalste documenten zo makkelijk door de mazen van het net glippen, hoeveel zekerheid heb je dan nog over wie je echt binnenhaalt?

Het is precies dat gat in de markt waarin steeds meer screeningbedrijven springen. Hun aantal nam de afgelopen 5 jaar dan ook snel toe, met ruim 30%, zo blijkt uit KVK-cijfers die het AD onlangs publiceerde: van 268 in 2020 naar 353 in 2025. En daarbij gaat het héél vaak over aannamebeslissingen. Van advocatenkantoren tot ziekenhuizen, casino’s en banken: steeds meer organisaties besteden het natrekken van diploma’s, werkervaring en integriteit uit. Waar screening ooit werd gezien als een soort luxe, vooral gebruikt bij hoge functies of gevoelige sectoren, is het de laatste jaren steeds meer standaard bij vrijwel elke procedure geworden.

Soms verplicht

De opmars van de screeningsbureaus houdt min of meer gelijke tred met de opkomst van (al dan niet malafide) bureaus die EVC’s verstrekken. Maar het is zeker niet alleen in de zorg dat werkgevers steeds meer waarde hechten aan de waarheidsgetrouwheid van sollicitanten. Voor bepaalde functies, zoals in de kinderopvang, is screening zelfs wettelijk verplicht. Ook voor politieambtenaren, werknemers van particuliere beveiligingsorganisaties, medewerkers van recherchebureaus, luchtvaartpersoneel en sommige functies bij de overheid zijn er aparte wettelijke regelingen.

De opmars van de screeningsbureaus houdt min of meer gelijke tred met de opkomst van (al dan niet malafide) bureaus die EVC’s verstrekken.

Eerder dit jaar werd ook nog een wetsvoorstel ingediend om wetenschappers die met sensitieve kennis willen werken apart te screenen. Volgens schattingen van het ministerie van Onderwijs gaat het om 8.000 screenings per jaar, van zowel buitenlandse als Nederlandse wetenschappers en studenten. Daarbij wil het ministerie onder meer kijken naar de vraag of iemand een strafblad heeft, maar ook bijvoorbeeld naar diens studie- en arbeidsverleden, zijn familie en eventuele risicovolle contacten, bijvoorbeeld met een bepaald regime. Daarbij mag zelfs ook informatie van de veiligheidsdiensten worden gebruikt.

A.I. helpt (niet) mee

De snelle opmars van generatieve A.I. maakt het makkelijker dan ooit om overtuigende vervalsingen te produceren. Diploma’s, certificaten, zelfs referentiebrieven: een printje ziet er vaak net zo echt uit als het origineel. Dat helpt werkgevers ook niet mee. ‘Werkgevers willen zekerheid, maar de administratie die erbij komt kijken is gigantisch’, aldus Harm Voogt, directeur van Disa Global Solutions (voorheen Validata), een van de spelers in de markt die de snel groeiende vraag ervaart. Voor opdrachtgevers controleren zij niet alleen documenten, maar ook registraties, VOG’s en soms zelfs nevenactiviteiten of social media-sporen.

Voogt durft te stellen dat het gemiddelde cv 60% tot 70% onwaarheden bevat en 15% tot 20% echte leugens over diploma’s en vervulde functies. Levent Bedrijfsrecherche onderzocht ook al eens 10.000 cv’s en ontdekte toendertijd dat in 75% van de gescreende cv’s onwaarheden stonden, en dat 25% daarvan échte leugens waren. Uit Nederlands onderzoek bleek in 2016 dat onder meer een reeks aan afwijzingen ervoor kan zorgen dat sollicitanten méér leugens op hun cv gaan verstoppen.

‘Werkgevers willen zekerheid, maar de administratie die erbij komt kijken is gigantisch.’

Het klinkt dus aantrekkelijk: meer zekerheid over wie je werkelijk aanneemt. Toch schuilt er ook een keerzijde. De Autoriteit Persoonsgegevens hamert erop dat screening alleen mag als er een gerechtvaardigd belang is, en dat kandidaten altijd vooraf moeten weten wat er precies wordt gecontroleerd. Een sollicitant screenen op een BIG-registratie als verpleegkundige? Logisch. Maar voor een marketingvacature de Instagram van een kandidaat doornemen? Dat schuurt al snel met privacywetgeving. En alleen toestemming van een (potentiële) werknemer om ze te mogen screenen is ook niet genoeg om het te doen, benadrukt de AP.

De vertrouwenskwestie

En dan is er natuurlijk ook nog de vertrouwenskwestie. Screening kan veiligheid vergroten, maar ook een signaal afgeven dat je je toekomstige medewerker in eerste instantie níet vertrouwt. Dat kan bij hen ook wel eens verkeerd vallen. Kandidaten die al meerdere aanbiedingen hebben, kunnen zich afvragen: waarom zou ik hier in een bureaucratisch keurslijf stappen, terwijl ik elders sneller en met meer vertrouwen word binnengehaald?

Sollicitanten kunnen screening zien als motie van wantrouwen nog vóór ze begonnen zijn.

De opkomst van screeningbureaus is daarmee niet alleen een antwoord op fraude, maar ook een teken van bredere verschuivingen in de arbeidsmarkt. Werkgevers zoeken meer controle, kandidaten vragen meer vertrouwen. Het resultaat is een spanningsveld waarbinnen je als recruiter zult moeten zien te laveren. Daarbij speelt ook een praktische vraag op: hoe houd je als organisatie grip op uitbesteed werk? Een bureau mag misschien sneller diploma’s controleren, maar hoe zeker weet je dat de data vervolgens veilig worden opgeslagen? En hoe zorg je dat het proces proportioneel blijft, zodat je niet meer data verzamelt dan strikt noodzakelijk is?

De praktijk: enkele tips 

De groei van screening stelt recruiters en hiring managers dus voor een paar heel concrete keuzes. Een aantal aandachtspunten van Justis en de AP:

• In principe ga je als werkgever zelf over of je sollicitanten screent of niet. Maak daarin een bewuste afweging per functie: screening kan van belang zijn in zorg en financiële dienstverlening, maar in creatieve sectoren of bij junior functies betekent het al snel een overdaad van bureaucratie, en staan de risico’s niet in verhouding tot de gedane moeite. Er moet in elk geval altijd een gerechtvaardigd belang zijn voor screening, anders moet je er niet aan beginnen.

• Communiceer helder: kandidaten waarderen transparantie. Laat weten wat je checkt, waarom, en hoe je met hun gegevens omgaat. Als werkgever heb je zelfs een informatieplicht: je moet niet alleen laten weten dat je een screening uitvoert, maar ook achteraf wat de resultaten zijn.
• Wees proportioneel: vaak worden meer middelen ingezet naarmate de functie risicovoller is. Maar elke extra check moet je kunnen uitleggen en moet in verhouding staan tot de functie. Niet: we screenen alles wat kan, maar: we screenen datgene wat relevant is.
• Houd regie over je eventuele partner: stel duidelijke afspraken over bewaartermijnen en dataminimalisatie. Jij blijft als werkgever verantwoordelijk, ook als je het werk uitbesteedt. Screeningsbureaus moeten overigens zelf over een vergunning beschikken op grond van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus, anders mogen ze hun werk niet uitvoeren.

Let op de AVG

• Screening betekent dat je bezig bent met persoonsgegevens, en dus de AVG van toepassing is. Dat betekent in elk geval dat je moet kunnen aantonen dat je een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) hebt voor de screening, en dat de screening noodzakelijk moet zijn, wat onder meer betekent dat je je doel niet op een andere manier of door een minder ingrijpend middel dan screening kunt bereiken.
• Denk na of je niet alleen vast personeel wilt screenen, maar ook je interimmers, zzp’ers, uitzendkrachten of stagiairs. En hoe ga je om met eventuele vrijwilligers?
• Voor wie een vertrouwensfunctie gaat vervullen, of het nou bij de overheid is, bij bijvoorbeeld het Koninklijk Huis of de politie, of in het bedrijfsleven, bij bijvoorbeeld de burgerluchtvaart of vitale ondernemingen voor de maatschappij zoals elektriciteitsbedrijven, staat screening door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) en de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD) op het programma. Criteria hierbij zijn eerlijkheid, onafhankelijkheid, loyaliteit en integriteit. Bij een positief resultaat ontvangt de medewerker een Verklaring van Geen Bezwaar. Het is hier de verantwoordelijke minister die de vertrouwensfuncties aanwijst.
• Elke werkgever is sowieso verplicht een identiteitsbewijs van nieuwe medewerkers op te vragen, te controleren en er een kopie van te bewaren. De gegevens op dit bewijs kun je natuurlijk al eenvoudig naast de aangeleverde sollicitatie leggen ter controle.
• DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs) stelt een Centraal diplomaregister beschikbaar. Hierin kunnen mensen hun eigen diploma’s bekijken en er een uittreksel van
  downloaden. Je kunt als werkgever niet rechtstreeks in het diplomaregister kijken, maar wel de sollicitant vragen een gecertificeerd pdf-bestand te sturen.

Meld het al in de vacature

• Ga je over tot screening, meld dat dan al in de vacaturetekst. Bijvoorbeeld ‘Voor indiensttreding dient een Verklaring Omtrent het Gedrag te worden overgelegd’ of ‘Een persoonsonderzoek kan deel uitmaken van de selectieprocedure’.
• Als werkgever kun je een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) van een kandidaat vragen. Een VOG geeft aan of het justitieel verleden van een persoon een probleem vormt voor het vervullen van een bepaalde functie. Jaarlijks worden er zo’n 1,5 miljoen VOG’s aangevraagd bij Justis. Voor sommige functies is dit wettelijk verplicht, bijvoorbeeld voor leraren, gastouders en taxichauffeurs. Maar ook voor andere beroepen kan een VOG nodig zijn. Als werkgever bepaal je zelf of een VOG nodig is. Ook mét een strafblad kan iemand trouwens nog steeds een VOG ontvangen: een snelheidsovertreding is bijvoorbeeld niet relevant voor een leraar, maar wel voor een chauffeur. Justis weegt zelf steeds het belang van de aanvrager af tegen het belang van de samenleving.
• Voordat je in gesprek gaat met een kandidaat kun je deze ook een vragenformulier laten invullen als input voor het gesprek. Hierin kunnen vragen aan bod komen als: bent u in de afgelopen 5 jaar wel eens ontslagen? Bent u in het verleden getoetst op integriteit of vakbekwaamheid, en zo ja: is er een voorbehoud gemaakt? Ook kun je kandidaten natuurlijk altijd een verklaring laten afleggen over deze onderwerpen en er hun handtekening onder laten zetten. Of neem een integriteitstest af – er bestaan digitale tests aan de hand waarvan je meer te weten kunt komen over iemands integriteit.

Meer weten?

In de recente brochure ‘Screening van personeel: wanneer en hoe selecteren op integriteit’ geeft Justis nog veel meer handige tips en handvatten hoe je de risico’s op niet-integer personeel kunt beperken.

Meer lezen?

• Harm Voogt: ‘Screening van sollicitanten? Dat gaat niet meer weg’