‘Sourcers en recruiters hebben tegenwoordig geen enkele moeite meer om mensen te vinden’, stelt Katrina Collier. ‘Mensen vinden is zelfs heel makkelijk. Er zijn talloze tools en methodes voor. Maar precies dit is ook het probleem. Doordat mensen benaderen zo makkelijk is, wordt het juist steeds moeilijker om een reactie bij een kandidaat los te maken.’ En juist daar komt de menselijke recruiter volgens haar om de hoek kijken.
‘Doordat mensen benaderen zo makkelijk is, wordt het steeds moeilijker om een reactie los te maken.’
Katrina Collier is oprichter van de Britse tak van DisruptHR, dat inmiddels actief is in Londen, Bristol, Newcastle, York en Cambridge. Daarnaast is ze veelgevraagd spreker over Candidate Engagement en schreef ze recent een boek, dat deze zomer uitkwam: The Robot-Proof Recruiter. Daarin zet ze in 10 hoofdstukken uiteen hoe de recruiter de verregaande automatisering kan overleven en hoe je nog wél kandidaten tot een reactie kunt verleiden. Wij haalden uit elk van die hoofdstukken alvast 1 wijze les.
#1. Kandidaat centraal
Recruiters hebben tegenwoordig zoveel tools en technologie tot hun beschikking, dat ze wel eens dreigen te vergeten om wie het werkelijk gaat, zegt Collier. En dat is: de kandidaat. Wil je die kandidaat bereiken en overtuigen, dan heb je daarvoor echter geen tools nodig, maar puur menselijke eigenschappen als nieuwsgierigheid en luistervaardigheid. ‘Het is niet voor niets dat mensen twee oren hebben, en maar één mond’, aldus de auteur.
‘Het is niet voor niets dat mensen twee oren hebben, en maar één mond.’
Ook belangrijk, zegt ze, zijn menselijke afwijzingen. Verschuil je daarbij nooit achter technologie, maar toon empathie. Technologie zou je sowieso niet moeten gebruiken om je werk uit handen te nemen, stelt ze. Het is bedoeld om je werk makkelijker te maken. Maar dan moet je het ook zo gebruiken, en laten zien wie de baas is. En dat is, in deze markt, niet de technologie, maar altijd: de kandidaat.
#2. Bouw ook je eigen profiel
Laat zien dat je een recruiter bent die het waard is om tegen te praten, houdt Collier de lezer voor. ‘Het is verrassend dat een groep mensen die zoveel tijd spendeert aan het doorzoeken van sociale media, zo weinig tijd besteedt aan zijn eigen profielen.’ En juist dat is wél belangrijk, zegt ze, omdat kandidaten ook naar jouw profiel zullen kijken voordat ze al dan niet besluiten met je in zee te gaan. Doe er dus alles aan om bekend, vertrouwd en leuk gevonden te worden, is haar advies.
Doe er alles aan om bekend, vertrouwd en leuk gevonden te worden.
Nog een advies: google jezelf eens vanuit een anonieme browser. Wat kom je tegen? En wat juist niet? Wat zullen mensen van je denken die zo voor het eerst kennis met je maken? Zorg dat je in elk geval een goede profielfoto gebruikt, zodat je altijd vriendelijk en benaderbaar overkomt.
#3. Geef feedback
De beste recruiters zorgen niet alleen voor een goede band met de kandidaat, maar – minstens zo belangrijk: ook voor een goede relatie met de hiring manager. Dat betekent ook dat je hem of haar moet adviseren informatie over zichzelf online te zetten. Dat is immers waar kandidaten naar kijken voordat ze bijvoorbeeld een sollicitatiegesprek hebben, weet Collier.
‘Negatieve feedback geven is beter dan suggereren dat iemand niet de moeite waard is om naartoe te reageren.’
Het betekent ook dat je de hiring manager moet stimuleren veel tijd te reserveren voor feedback aan de kandidaten. Ook als dat slecht nieuws voor die kandidaat betekent. ‘Maar het is beter om negatieve feedback te geven dan om te suggereren dat de tijd en inspanning van iemand niet de moeite waard was om te reageren.’ Ghosting van kandidaten is al jaren een serieus probleem in de recruitmentbranche, zegt Collier. En het is volgens haar dan ook niet meer dan terecht dat het nu ook wel eens de andere kant op gebeurt.
#4. Zorg voor employee advocacy
Bij cybersecuritybedrijf Tenable vragen ze hun kandidaten niet om bijvoorbeeld een positieve review op Glassdoor te schrijven. Dat zou namelijk niet authentiek zijn, aldus recruiter Audra Knight in het boek. Wel vraagt ze aan kandidaten of ze hoe dan ook op Glassdoor willen laten weten hoe ze het proces hebben ervaren. Dat levert namelijk veel meer resultaat op, is haar ervaring.
Volgens onderzoek trekken bedrijven met een employee advocacy-programma wel 58 procent meer talent aan.
Het is een van de voorbeelden van employee advocacy, zegt Collier, oftewel: de promotie van een organisatie door (potentiële) medewerkers zelf. Volgens LinkedIn-onderzoek zijn bedrijven met een employee advocacy-programma wel 58 procent meer in staat om talent aan te trekken. Maar pas wel op, benadrukt de auteur: ‘Er is een dunne lijn tussen medewerkers die zelf inzichten online delen en employee ambassadors die zo blij zijn dat mensen sceptisch worden, of nog erger.’ Mensen zijn namelijk op zoek naar échte verhalen, niet naar opgepoetste PR.
#5. Let op de intake
Als je de intake niet genoeg aandacht geeft, bouw je een recept voor mislukking, is Colliers overtuiging. ‘Nee, het functieprofiel is niet genoeg om een goede kandidaat te selecteren’. Besteed je in het begin te weinig tijd aan de intake, dan zul je uiteindelijk meer ongeschikte kandidaten spreken op een sollicitatiegesprek. En dat is pas echt zonde van de tijd. Probeer daarom met je hiring manager een zogeheten Service Level Agreement af te spreken, waarin je beiden de verwachtingen over en weer schetst en vastlegt.
Besteed je in het begin te weinig tijd aan de intake, dan zul je uiteindelijk meer tijd kwijt zijn aan ongeschikte kandidaten.
‘Het is prima om daarbij alle specificaties die de hiring manager stelt ter discussie te stellen’, aldus Collier. ‘In het bijzonder als je het vermoeden hebt dat unconscious bias ervoor zorgt dat bepaalde groepen worden uitgesloten die juist zouden kunnen zorgen voor meer diversiteit en die meer productiviteit en een grotere talentpool zouden kunnen opleveren.’
#6. Maak vacatureteksten menselijk
Nog een plek waar de mens het kan winnen van de recruitende robot is de vacaturetekst. En dat gaat om meer dan tekst alleen, aldus Collier, maar ook om de fotografie en video die je gebruikt. Dat kan trouwens ook behoorlijk misgaan, laat ze zien, met een voorbeeld uit 2015:
‘Het is goed om creatief te zijn. Maar het moet wel om de goede redenen zijn…’ Recruiters zouden zich daar best wat meer in mogen variëren. En daarbij gaat het in de eerste níet om de functievereisten, benadrukt ze. ‘Als je een advertentie zou zien voor “carbonated water, sucrose caramel, phosporic acid, natural flavours and caffeine”, zou je dan zin krijgen in een blikje Cola?’ Precies zo zou het moeten zijn voor vacatures, aldus Collier. Het gaat er in een goede vacature niet alleen om informatie over te brengen, maar ook om emotie én actie los te krijgen.
#7. De magie van follow-up
Recruiters hebben de neiging te denken dat hun boodschap verschrikkelijk belangrijk is voor de kandidaat die ze mailen. In feite is de kans echter veel groter dat de mail direct in de spam belandt, of in het postvakje ‘misschien ooit nog te lezen’. Actieve kandidaten zitten misschien op een antwoord van jou te wachten, de passieve kandidaat zit dat zelden. Daarom onderscheiden succesvolle recruiters zich van minder succesvolle door potentiële kandidaten meermaals – persoonlijk – te benaderen, en niet bij het uitblijven van een reactie verder te trekken (zoals ook onderzoek van Recruiterflow laat zien).
Succesvolle recruiters onderscheiden zich door potentiële kandidaten meermaals – persoonlijk – te benaderen.
Ook hier geldt trouwens: menselijkheid first. En als je daarmee begint, dan kun je best waarde toevoegen voor de kandidaat. Zoals Specsavers doet met zijn Green Club: het begint met nuttige en relevante informatie delen, zodat langzaamaan een breed netwerk opgebouwd wordt van interessante kandidaten. En vergeet niet: de kracht zit in de herhaling. ‘Mensen zijn druk, dus moet je ze steeds erbij blijven betrekken. En doe dat niet alleen met e-mails, maar probeer ook eens andere methodes.’
#8. Pijnloze interviews
Recruiters wijzen altijd meer mensen af dan dat ze aannemen. Toch vergeten ze nogal eens dat achter die afwijzing een mens zit van vlees en bloed, met hoop en dromen. En dat geldt zelfs al voor de mensen die niet eens worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Daar zouden recruiters zich best wat meer bewust van mogen zijn, benadrukt Collier. Wat dus al begint met meer aandacht te besteden aan de automatische respons die je naar kandidaten stuurt.
Na een sollicitatiegesprek is mondelinge, persoonlijke feedback wel het minste wat je kunt geven.
Wat ook belangrijk is, zegt ze, is dat kandidaten het hele proces als eerlijk en transparant beschouwen. Hebben ze een sollicitatiegesprek gehad? Dan is mondelinge, persoonlijke feedback wel het minste wat je kunt geven. En zorg ook dat je vooraf verwachtingen managet. Probeer ook na afloop altijd feedback van de kandidaten te verzamelen, zodat je samen met alle anderen in je organisatie het proces kunt verbeteren.
#9. De nonboarding voorbij
Heeft de kandidaat eenmaal getekend? Dan ben je als recruiter vaak alweer door naar de volgende kandidaat. Maar doe dat niet, adviseert Collier. Juist de fase tot aan de eerste werkdag is cruciaal, en daar kun je als recruiter echt het verschil maken. Niet alleen door in deze fase het papierwerk zoveel mogelijk uit handen te nemen, maar ook door alvast de relatie te verdiepen en te versterken.
Juist de fase tot aan de eerste werkdag is cruciaal, en daar kun je als recruiter het verschil maken.
Geef de nieuwe medewerker bijvoorbeeld al vóór de eerste dag een mailadres, en toegang tot de HR-portal. Dan kunnen ze niet alleen meer leren over de organisatie, anderen kunnen ook al meteen dingen toevoegen aan de agenda van de eerste weken. Ook een handige tip: manage de verwachtingen voor de allereerste dag. Het is de meest spannende dag voor de meeste medewerkers, maar als je iemand bijvoorbeeld voor die tijd al uitnodigt voor de gezamenlijke Slack, dan is het eerste gevoel van welkom al gegarandeerd.
#10. Referral, dat ben jíj
Van de werkzoekenden gebruikt 85 procent zijn netwerk om een baan te vinden, en van de werkgevers is 88 procent het eens met de stelling dat referrals de beste bron van talent zijn, zo blijkt uit onderzoek. Toch is gemiddeld slechts 29 procent van alle aannames uit het eigen netwerk afkomstig. Dat kan beter, aldus Collier. Door bijvoorbeeld meer werk te maken van boomerang recruitment, of van inbound recruitment, waarbij werkzoekenden als vanzelf afkomen op de interessante content die je online deelt.
‘Het succes van alle vormen van referral hangt af van de moeite die je als recruiter erin steekt.’
Tenminste, ‘als vanzelf’: het succes van alle vormen van referral hangt af van de moeite die je als recruiter erin steekt, zegt de auteur. Heldere communicatie, herhaling en transparantie zijn daarbij essentieel. En wil je echt succes boeken, vergeet dan niet om de aandragers van nieuwe kandidaten snel en direct te belonen, en je referralprogramma zoveel mogelijk te ‘gamificeren’. Zo kun je de kracht van aangemaakte dopamine gebruiken om meer en betere kandidaten binnen te krijgen.
Meer weten?
Lees het hele (en zéér informatieve) boek, kijk hier, of meld je aan voor de Leergang Recruitment, die op 25 november weer van start gaat. In deze praktische recruitmentopleiding leer je alles om kandidaten te vinden en in beweging te brengen uitgaande van je eigen recruitmentkracht. En wie zich nu inschrijft, mag ook nog gratis naar het Werf& Selectie Jaarcongres op dinsdag 15 oktober.
