Recruitment Basics (5): De 10 belangrijkste vragen om te stellen bij een vacature-intake

Een nieuwe vacature? Dan begin je natuurlijk altijd met een uitgebreide analyse van wat precies je behoefte is. Als HR-professional of ondernemer kun je daarvoor een functieprofiel pakken dat je nog in de kast hebt liggen, maar dat is eigenlijk zonde. Elke vacature is namelijk een kans op verbetering van je organisatie. En als je jezelf bij de vacature-intake niet de juiste vragen stelt wordt het lastig om:

• de juiste kandidaten aan te spreken met je advertentie
• het goede gesprek aan te gaan met sollicitanten die passen op het profiel
• de juiste vragen te stellen

Kans op bad hire

Zonder goede vragen bij de vacature-intake is het risico levensgroot dat je een collega aanneemt over wie je na een jaar niet helemaal tevreden bent. Daarom is het zaak al heel vroeg (dus bij de intake) je af te vragen wat je precies nodig hebt. En dit zijn de 10 belangrijkste vragen die je bij zo’n vacature-intake moet zien te beantwoorden, en die je helpen een goed selectieprofiel op te stellen.

Vraag 1. Hoe is de vacature ontstaan?

Waarom ontstaat deze vacature? Gaat er een medewerker weg? Heb je misschien meer mensen nodig die hetzelfde kunnen doen? Of heb je nieuwe kwaliteiten in je organisatie nodig? Belangrijke vragen voor jou als recruiter én voor de kandidaat. Een nieuwe rol vraagt immers iemand anders dan een functie waarvoor je al 50 mensen hebt rondlopen.

Vraag 2. Wat is het doel van de vacature?

Je stelt niet zomaar een vacature, je wilt iets gedaan krijgen. Stel jezelf de vraag: wat de resultaten die ik verwacht van deze nieuwe medewerker in – zeg – de eerste 100 dagen? En in het eerste jaar? Vooral bij een nieuwe functie of bij een organisatie in ontwikkeling is het zaak deze KPO’s (key performance objectives) helder te omschrijven.

Vraag 3. Wat maakt deze vacature anders?

Elke functie(groep) heeft iets bijzonders. Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar het geeft veel inzicht als je even goed nadenkt over waarom deze vacature anders is dan al je andere vacatures. Is de receptionist een beveiliger die de bezoekers aanmeldt? Of toch eerder iemand die de gasten ontvangt? Het lijkt klein, maar is een wereld van verschil voor wie je aanspreekt.

Vraag 4. Hoe omschrijf je de vacature aan een leek?

Vacatures staan vaak vol met jargon en moeilijke termen, zeker in de techniek of de IT. Daar ontkom je ook niet altijd aan; vaak horen ze nu eenmaal bij een functie of organisatie. Maar als het je bij de vacature-intake lukt een complexe rol eenvoudig te beschrijven, snapt iedereen jouw vacaturetekst. Eenvoudig, algemeen taalgebruik dwingt je tegelijkertijd om met wat meer afstand naar de vacature te kijken.

Vraag 5. Hoe wil je de vacature invullen?

De manager die een medewerker ziet vertrekken uit z’n team, grijpt vaak als eerste naar een copy-paste-profiel. Maar zijn er toekomstplannen die een nieuwe invulling van de rol vragen? Dan kun je ook kijken of bijvoorbeeld een meer junior persoon de rol kan invullen. Of kan het ook in minder tijd gedaan worden? Misschien ís het wel helemaal geen vacature, maar een tijdelijk project, waarvoor je beter iemand kunt inhuren. Kijk bij de vacature-intake dus niet alleen naar hoe het nu is, maar stel ook vragen over de behoeften aan human capital in de toekomst.

Vraag 6: Waarom kiest iemand voor deze vacature?

Als iemand een nieuwe baan gaat zoeken, begint hij of zij vaak met zoeken naar specifieke taken. Het werk dat elke dag gedaan moet worden. Dus begin met een omschrijving van de 3 tot 5 belangrijkste werkzaamheden van je vacature. Vertel ook waarom dat leuk is. En hou jezelf in: een opsomming van 10 of meer taken maakt het niet overzichtelijker voor de lezer. En de gemiddelde sollicitant begrijpt heus wel dat er ook andere taken bijkomen dan die 3 tot 5 genoemde.

Vraag 7: Waarom kiest iemand juist voor óns?

Elke organisatie, groot of klein, nieuw of oud, heeft iets bijzonders. Dat kan zitten in een bijzonder product, bedrijfscultuur, dienstverleningsmodel of in de directe collega’s uit het team. Maar vergeet bij de vacature-intake ook niet om te vragen naar de ogenschijnlijk ‘kleine dingen’. Een eigen parkeerplaats, OV-bereikbaarheid, het leuke koffietentje om de hoek, de pooltafel, de vrijdagmiddagborrel. In de zoektocht naar een nieuwe loopbaan kiest iemand voor een rol én de organisatie.

Vraag 8: Wat brengt de ideale kandidaat níet mee?

In de meeste vacatures zie je alleen wat de organisatie vraagt, maar niet wat de organisatie níet vraagt. Terwijl er ook altijd thema’s zijn die je zeker níet wil terugzien in de nieuwe collega. Meestal is dat gebaseerd op eerdere ervaringen met (ex-)collega’s. Benoem ze en bekijk of ze relevant zijn voor de nieuwe medewerker. Het ene team ervaart iemand met een sterke eigen mening als standvastig en betrouwbaar, terwijl een ander team dit ziet als een blok aan het been.

Vraag 9: Wat vindt een collega die nu de rol heeft?

Wil je weten hoe het echt eraan toegaat? Ga dan in gesprek met een collega die de rol nu al uitoefent (of er veel mee te maken heeft), of de collega die met de nieuwe medewerker te maken krijgt. Als manager, directeur of HR-adviseur sta je vaak verder af van de dagelijkse praktijk dan je denkt. Vraag dus aan een collega de sfeer te beschrijven, wat het werk leuk maakt, en welke uitdagingen er zijn. Daar kun je in je vacature verder je voordeel mee doen.

Vraag 10: Wat maakt het werk minder leuk?

Geen enkele functie heeft alleen maar leuke kanten. Van kleine ongemakken tot grote ergernissen: in elke baan is wel iets. Denk aan een minder prettige sfeer op de afdeling, onredelijke klanten, onregelmatige werktijden of hoge werkdruk. Maak een overzicht van de minder leuke kanten van de functie en beoordeel later of je ze wellicht in de advertentie wil benoemen of er tijdens de selectie rekening mee wil houden, en hoe je dat dan wilt doen. Eerlijkheid duurt immers het langst, en zorgt het meest voor succes.

Meer over vragen bij de intake?

Download hier gratis Vacature Intake Formulier dat HetRecruitingKantoor gebruikt. Of kijk bij Recruitment Accelerator, een app die je in een kwartiertje moeiteloos door de stappen heenloodst die leiden naar de winnende vacaturetekst.

Over de serie Recruitment Basics

De serie Recruitment Basics verschijnt tweewekelijks en behandelt elke keer een standaard onderdeel van elk werving- en selectieproces. De artikelen zijn bedoeld om recruiters goed op pad te sturen. De serie wordt geschreven door Koen Roozen, partner van HetRecruitingKantoor, én hoofddocent Strategisch Recruitment bij de Academie van Arbeidsmarktcommunicatie. De serie verschijnt (in aangepaste vorm) ook daar regelmatig op de site.

Lees ook

• Recruitment Basics (4): Zo toon je aan dat recruitment geld oplevert
• Recruitment Basics (3): Wat doet welke recruiter precies?
• Recruitment Basics (2): De 6 belangrijkste recruitment-KPI’s
• Recruitment Basics (1):  Over het hoe en waarom van een strategie

Afbeelding boven Mensen Vectoren door Vecteezy