Recruitment wordt vaak vergeleken met marketing. En terecht; zowel recruiters als marketeers zijn bezig met het aantrekken en warm houden van mensen. Dat het ene om kandidaten gaat, het andere om klanten, maakt daarbij niet eens zoveel uit. Daarom kunnen recruiters ook veel leren van hoe marketeers omgaan met automatisering van e-mail. Als je e-mails goed inzet, kun je niet alleen een band opbouwen met potentiële kandidaten, maar ook meteen de voortgang in het hele wervingsproces volgen. Wist je dat 74% van de volwassenen online de voorkeur geeft aan e-mail als hun manier van communiceren?
Voordelen e-mails in recruitment
E-mailmarketing is een bekende tool om bestaande contacten te voorzien van nuttige content. Zo kun je met hen een relatie opbouwen, zodat ze klant worden of nogmaals een aankoop bij je doen. E-mails helpen je daarnaast ook om top-of-mind bij hen te worden. Het is snel, effectief en kost nagenoeg geen geld, alleen tijd.
Een e-mail is snel, effectief en kost nagenoeg geen geld, alleen tijd.
Als je werkt met een talentpool met verschillende soorten kandidaten, kun je deze lijsten gebruiken voor je e-mails. Met deze segmentatie kun je niet alleen de juiste vacatures naar de juiste kandidaten sturen, je werkt ook aan je employer branding omdat je via je mailing continu uitdraagt dat je de ideale werkgever bent.
Soorten e-mails in recruitment
Recruiters sturen over het algemeen drie soorten e-mails in het recruitmentproces: nieuwsbrieven, e-mails gericht op een specifieke sector of meer persoonlijke e-mails die je stuurt als iemand al enige vorm van interesse heeft getoond. Belangrijk is om goed te bedenken wát je in deze e-mails zet.
‘Koude’ e-mails – We hebben het hier niet over koude mailtjes die je stuurt naar contacten die geen toestemming hebben gegeven voor het ontvangen van e-mails. We hebben het over e-mail die je stuurt naar oude kandidaten om weer top-of-mind te worden en ze te motiveren opnieuw te solliciteren.
Follow-ups: Zodra het selectieproces is gestart zijn follow-ups cruciaal voor een goede candidate experience. Je verstuurt een e-mail aan een kandidaat die net heeft gesolliciteerd: “bedankt voor je sollicitatie”. Daarna wil je een duidelijke follow-up hebben met e-mails waarin je de kandidaat uitnodigt voor een gesprek en daarna hem of haar daaraan nog eens herinnert. Na het gesprek kun je via e-mail een kandidaat op de hoogte houden van de vervolgstappen. Ook als een kandidaat niet geschikt is, is een goede follow-up belangrijk. Je weet immers nooit wanneer hij of zij wel geschikt is voor een andere functie of een kandidaat weet voor je bedrijf.
Ook als een kandidaat niet geschikt is, is een goede follow-up belangrijk.
Cross-selling – Een kandidaat is misschien niet geschikt voor de specifieke rol die jij (nu) zoekt, maar hij of zij kan wel de vaardigheden beschikken voor een andere rol binnen het bedrijf. Hier kunnen recruiters een communicatielijn voor opzetten, waarbij de kandidaat wordt voorgelicht over mogelijke kansen bij het bedrijf.
Kies het juiste platform
Er zijn veel tools om je e-mail te automatiseren. Kijk welke tool functies aanbiedt die voor jouw wervingsdoelstellingen belangrijk zijn en baseer daar je keuze op. Een goed e-mail-platform heeft onder andere de volgende mogelijkheden:
- A/B-testen
- Segmentatie
- Personalisatie
- Analyses en rapporten
Om deze reden raken veel recruitmentbureaus steeds meer ervan bewust dat een goed ATS niet meer voldoende is. Kandidaten die eenmaal ‘in je ATS zitten’, wil je ook warm houden met e-mails. Een CRM kan hierbij ondersteunen.
Segmenteer je talentpool
Niet iedereen is actief op zoek naar een nieuwe uitdaging. Daarnaast kun je niet dezelfde vacature naar álle kandidaten sturen, ze zijn immers niet voor allemaal geschikt. Hoe bereik je de juiste mensen uit je talentpool? Door je contacten te segmenteren zodra je ze gebruikt voor e-mailcampagnes. Er zijn verschillende manieren waarop je dat kunt doen:
- Actief of passieve werkzoekenden?
- Naar gedrag online
- Sterk betrokken bij de e-mails of niet?
- Naar functie en sector
- Naar locatie
Voor een specifieke vacature wil je meestal segmenteren op functie, sector en locatie, terwijl je bij een nieuwsbrief over het bedrijf weer wat algemener kunt zijn.
Geef iets extra’s
In 2019 werden er ruim 293,6 miljard e-mails verzonden (en ontvangen). Gemiddeld ontving iedere Nederlander zo’n 40 e-mails per dag voor bedrijfsdoeleinden. Logisch dat het niet makkelijk is om hiertussen op te vallen. Zeker als je niet iets extra’s aanbiedt.
Als je een e-mail stuurt over nieuwe vacatures, laat die vacatures dan niet de enige content zijn die je meestuurt. Voeg branchespecifieke content toe, zoals whitepapers, case studies of blogs. Is iemand niet direct geïnteresseerd in de vacatures? Dan kun je met andere content ervoor zorgen dat ze betrokken raken én blijven bij jouw bedrijf. De kans is dan groter dat, als ze er klaar voor zijn, wél aan jouw bedrijf denken als je een vacature stuurt, omdat je bij hun top of mind bent.
- Bekijk het webinar “Hoe je automatisch opkomt in de gedachten van kandidaten”
Sluit altijd af met een duidelijke actie
Ongeacht het doel van je campagne is het altijd handig de lezer met je e-mail naar een duidelijke actie te voeren, ook wel een call-to-action genoemd. Via zo’n CTA stuur je iemand naar de volgende stap: hetzij een artikel lezen, een whitepaper downloaden of extra gegevens opgeven voor toekomstige vacatures. Een button valt hierbij meer op dat een link in de tekst. Het is dan voor de lezer ook veel duidelijker wat de actie is en hoe ze deze kunnen uitvoeren. Daarnaast geeft een knop altijd direct te indruk dat het om te klikken is.
Voorbeeld van een duidelijke call-to-action:
- “Vul je profiel in”
- “Solliciteer nu”
- “Lees de blog”
- “Upload je cv”
- “Download de whitepaper”
- “Plan een afspraak in”
De effectiviteit van de CTA’s kun je ook meten door bijvoorbeeld een A/B-test te doen. Hoe vaak wordt er geklikt op de button in de verschillende mails? Verander bijvoorbeeld de tekst in de button, de plek of de kleur. Kies altijd één variabele, zodat je precies weet welk verschil voor meer of minder resultaat zorgt.
En nu: automatiseren!
Handmatig e-mails versturen is mogelijk, maar soms niet handig. Door je e-mails te automatiseren zorg je dat iedereen op het juiste moment de juiste e-mail ontvangt. Denk: herinneringen voor een sollicitatiegesprek, een periodieke nieuwsbrief of een follow-up nadat iemand contact heeft gezocht. Je e-mails automatiseren kun je doen in een CRM, zoals HubSpot, of met programma’s zoals Mailchimp. Dat scheelt recruiters enorm veel tijd.
E-mailmarketing voor elke recruiter
E-mailmarketing kan ontzettend veel tijd en frustratie besparen voor zowel de kandidaat die de e-mail ontvangt, als voor de recruiter die de mail moet opstellen. Zodra de standaard e-mails geschreven zijn, nieuwsbrieven zijn ingesteld en follow-ups zijn geautomatiseerd hoef je je alleen nog maar bezig te houden met het belangrijkste: het vinden van de juiste kandidaat voor de juiste baan.
Meer weten?
Meer weten over hoe je je e-mails kunt automatiseren? Neem dan contact op met Laura Beekwilder (SendtoDeliver) en geef in het contactformulier aan dat je “meer wilt weten over recruitment marketing automation”. Bekijk hier alle artikelen van Laura.
Meer weten over Recruitment Marketing?
Op 18 en 19 november organiseert de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie de tweedaagse Recruitment Marketing Automation. Leer hier alles over e-commerce, data analytics, marketing automation, inbound en outbound arbeidsmarktcommunicatie, Candidate Relation Management Software (CRM) en sourcing.
