Als ze ergens nog altijd kampen met personeelstekorten, dan is het wel: in de zorg. Ook de West-Friese zorgorganisatie Calidus heeft er nog altijd mee te maken. Maar wel een stuk minder dan een paar jaar geleden, vertelt directeur Mens & Organisatieontwikkeling Nienke Masker. En dat heeft volgens haar niet zozeer met de veranderende arbeidsmarkt te maken, maar wél met het besluit om recruitment professioneler aan te pakken. ‘Dus niet langer vacatures uitzetten, en dan bij reacties eens na 3 weken reageren: goh, wat leuk dat je gesolliciteerd hebt. Maar dat je ervoor zorgt dat je de kandidaten die je krijgt, ook écht behoudt.’
Aanleiding voor de ommezwaai was niet alleen Maskers aantreden, nu ruim 2 jaar geleden, maar ook de aanschaf van een nieuw ATS, in de vorm van Ubeeo. ‘Bij de implementatie daarvan, begin 2025, merkten we dat onze processen nog niet helemaal uitgekristalliseerd waren. Voordat we konden zeggen dat het nieuwe systeem echt voor ons ging werken, moest er nog veel gebeuren, merkten we.’
2.700 medewerkers
Bij de zorgorganisatie, tot vorig jaar bekend als de WilgaerdenLeekerweideGroep, leveren zo’n 2.700 mensen zorg en ondersteuning aan bijna 4.000 ouderen, mensen met een verstandelijke beperking en (andere) kwetsbaren. Er staan continu zo’n 150 tot 180 vacatures open. ‘De instroom en uitstroom liggen redelijk dichtbij elkaar’, aldus Masker.
‘Het was echt een pressure cooker waar de organisatie mee te maken had.’
Om te zorgen dat die vacatures sneller vervuld raken, klopte de organisatie ook aan bij bureau ImpactWork, dat vervolgens het hele proces doorlichtte. ‘Er was een naamswijziging geweest, een compleet nieuwe werkenbij-site, plus allemaal nieuwe systemen gekoppeld’, blikt co-founder Jildert Huitema terug, die samen met collega recruitment process consultant Sjack van Zandvoort een aantal maanden bij de zorginstelling binnen rondliep. ‘Het was echt een pressure cooker waar de organisatie mee te maken had.’
Opnieuw inrichten
Zijn organisatie besloot te kijken naar 4 dingen: de beschikbare data, het recruitmentproces, de experience voor kandidaten, en de voorhanden technologie. ‘We zijn daarvoor gaan praten met alle aanwezige recruiters. Hoe gebruik je het systeem? Welke way of working heb je? En toen zijn we ook gaan praten met de hiring managers, de vacaturehouders. En met nieuwe mensen: hoe hebben jullie het proces ervaren? Vervolgens hebben we samen met de recruiters een aantal workshops gedaan. “Oké, als we dit proces zo hebben, moeten we misschien dit zo afdwingen.” En zo zijn we eigenlijk Ubeeo opnieuw gaan inrichten.’
‘De tijd tussen sollicitatie en eerste gesprek is met 30% verkort.’
Eén van de effecten daarvan, aldus Huitema: ‘De organisatie ging veel sneller reageren als er een kandidaat binnenkomt. De tijd tussen sollicitatie en eerste gesprek is met 30% verkort, en uiteindelijk het vervullingspercentage omhooggebracht van 20% naar 40%. Op een gegeven moment zagen we bijvoorbeeld dat vacatures online heel lang openstonden. Alleen al als je die vaker ververst, leidde dat al tot 20% meer sollicitaties. We zijn ook de vacatureteksten gaan herschrijven. En we nemen behoud nu ook mee. Als iemand binnen een jaar vertrekt, kijkt ook recruitment: hoe komt dat, en hadden we dat bij de instroom kunnen voorkomen?’
Veel meer referrals
Via app Cruit werden medewerkers gestimuleerd op een laagdrempelige manier nieuwe collega’s aan te dragen. ‘Daardoor zagen we het aantal referrals enorm toenemen’, vertelt Masker. ‘Onze recruiters hunten niet actief op concullega’s, dat vinden we niet gepast in de zorg. Maar onze mensen zijn wel heel trots op Calidus. En dus vertellen ze graag over hun werk. Dat werkt gelukkig aanstekelijk en heel stimulerend.’
‘Onze recruiters hunten niet actief op concullega’s, maar onze mensen zijn wel heel trots op Calidus.’
In het proces werd ook de rol van de vacaturehouders strakker, vult Huitema aan. ‘Al bij de intake bijvoorbeeld zeggen we: of ík als recruiter mag ruimte inplannen in jouw agenda, óf je noemt nu drie dagen die je beschikbaar bent voor sollicitatiegesprekken. Dat vertrouwen is een opwaartse spiraal. We doen nu heel snel een telefonische intake met kandidaten. En als recruitment bellen we referenties na, waarmee we leidinggevenden ook ontlasten. Daardoor kunnen we kandidaten ook veel sneller door het proces heenleiden, en staan vacatures veel minder lang open.’
De rol van data
En wat daarbij ook enorm helpt, zegt Masker, is de rol die data nu in het proces spelen. ‘Voorheen hadden we eigenlijk alleen de platte cijfers in- en uitstroom. Maar nu gaat het inzicht veel dieper. We beschrijven de hele kandidatenreis, en zien bijvoorbeeld hoeveel sollicitaties nodig zijn voor bepaalde vacatures, en kunnen de uitstroom ook koppelen aan bepaalde vacatures. Ook zien we bijvoorbeeld welke leidinggevenden kandidaten snel spreekt, en via welke route kandidaten ons vinden en benaderen. Dat maakt het hele proces zóveel inzichtelijker. Daardoor weten we nu echt beter aan welke knoppen we kunnen draaien.’
Calidus werkt met 3 hoofdgroepen in vacatures, vult Huitema aan: zorg, kantoor en facilitair. ‘Je ziet dat het recruitmentteam nu elke week naar het dashboard kijkt. Hoe gaat het met de verschillende locaties? Waar is de urgentie het grootst? Maar ook intern: hoe zit het met jouw workload? Dat is in het dashboard allemaal realtime te volgen.’
SPP
De in- en externe flexpool van Calidus gaat via organisatieonderdeel Matchpunt, leerlingen en studenten komen binnen via de afdeling Leren en Ontwikkelen. Recruitment is er dus met name voor de vaste functies, aldus Masker. Maar de samenwerking wordt intern wel steeds beter, benadrukt ze. ‘We werken steeds meer aan strategische personeelsplanning. En kijken ook naar samenwerking met andere organisaties in de gehandicaptenzorg voor de opzet van een regionale flexpool. Je wilt allemaal voorkomen dat mensen de zorg verlaten, en kunt daarvoor dus maar beter de handen ineenslaan.’
‘Op de roadmap staat nu nog bijvoorbeeld de onboarding.’
Het laat maar zien wat er in 4 à 5 maanden allemaal mogelijk is, aldus Huitema. Van een traditioneel naar een modern proces, waarbij hiring managers zijn aangehaakt, en processen, systemen en flexpool allemaal op elkaar zijn afgestemd. ‘Op de roadmap staat nu nog bijvoorbeeld de onboarding’, aldus Masker. ‘Om de kans dat ze langer blijven te waarborgen. En we zijn bezig met het aantrekken van zij-instromers. Al met al zijn we mooie stappen aan het zetten, zie ik. We hebben hier geen onbeperkte budgetten. Alles dat je doet, moet je goed onderbouwen. Maar deze case laat volgens mij zien dat het dus wel degelijk kán.’
Meer weten?
Op donderdag 26 maart organiseert ImpactWork een seminar voor HR-professionals in de zorg. Naast Calidus is bijvoorbeeld ook ’s Heeren Loo hier een van de besproken organisaties. Daarnaast zijn er workshops over werkgeluk, de kracht van divers talent en AI in HR.
Inschrijven
Wim van den Nobelen (Tilburg, 1969) is een bekend gezicht in de Nederlandse recruitmentwereld. Na jaren als recruiter en ondernemer – onder meer met Strictly People, dat hij in 2022 verkocht – adviseert hij nu recruitment- en detacheringsbureaus over groei en ontwikkeling. Hij is schrijver van het boek 
