Mag je afwijzen automatiseren? Of moet je altijd een afwijzing persoonlijk overbrengen? Zelfs als je duizend sollicitanten hebt gehad? Hoe kún je daar dan ooit nog de tijd voor vinden? Vragen die centraal stonden tijdens een recente sessie van Recruiters NL op Clubhouse, waarbij Wim van den Nobelen, Stefan Niemer en Tessa Augustijn het gesprek aangingen over hoe je netjes kandidaten afwijst.
Al voordat de sessie begon, vond er al levendige discussie over plaats op LinkedIn, vooral over het al dan niet geautomatiseerd afwijzen van kandidaten. En dat zette zich door tijdens de sessie op Clubhouse. ‘Afwijzing is nog steeds te vaak gebaseerd op aannames en vooroordelen van recruiters’, zette Niemer bijvoorbeeld de toon. ‘Daardoor worden soms kandidaten afgewezen en een geheel nieuwe wervingsprocedure gestart, terwijl de juiste kandidaten gewoon gereageerd hebben.’
Recruitercode als ondergrens
Stefan Niemer is recruitmentmarketeer, host van de Recruitment Podcast en is vooral van mening dat recruitment anders moet om de juiste kandidaten te bereiken. Hij kreeg antwoord van gedragscode-expert Tessa Augustijn, die organisaties begeleidt bij het interactief opstellen van hun eigen gedragscode en hoe deze levend te houden. Zij verwees in de eerste plaats naar de Recruitercode: ‘Deze dient als ondergrens voor het gedrag van recruiters.’
‘In de Recruitercode zijn we het eens geworden dat recruiters respectvol moeten omgaan met kandidaten.’
‘In deze code zijn we het eens geworden dat recruiters respectvol moeten omgaan met kandidaten’, zei ze. En dat betekent volgens haar dus ook iets voor hoe je kandidaten afwijst. ‘In deze sessie op Clubhouse gaat het over respect naar kandidaten, dat is mooi. Maar natuurlijk is het ook goed om te kijken naar efficiëntie. Zoals we de zaken nu bekijken kunnen we ook door automatisering een persoonlijke touch toevoegen, zonder respectloos met kandidaten om te gaan.’
Stelling 1: Moet afwijzen altijd persoonlijk?
De eerste stelling, of je kandidaten altijd persoonlijk afwijst, of dat dit soms ook automatisch mag, leek weinig discussie op te leveren. Altijd persoonlijk, zo zeiden de sprekers al snel eensgezind. Iets wat het publiek beaamde: ‘Met de aandacht die de kandidaat zelf besteedt aan de sollicitatie mag een kandidaat ook een reactie terugverwachten.’ Waarbij Niemer nog inbracht dat vaak vooraf te regelen is dat je kandidaten onnodig moet afwijzen. ‘Door preselectie of door knock-out-vragen te gebruiken, kun je veel afwijzing voorkomen.’
‘Met de aandacht die de kandidaat besteedt aan de sollicitatie mag hij of zij ook een reactie terugverwachten.’
Afwijzingen automatiseren bleek voor de sprekers dan ook nog een brug te ver. Totdat Wouter de Vries (spreker van een week geleden, en verbonden aan preselectie-platform Neurolytics) vertelde hoe je automatisering ook heel persoonlijk kunt maken. Ook een automatische afwijzing kan voor een kandidaat heel zinvol zijn als je daar op een slimme manier persoonlijke feedback aan weet toe te voegen, zo vertelde hij.
Stelling 2: Afwijzing automatiseren bij hoog volume?
En daarmee leidde de discussie automatisch naar de volgende stelling. Is afwijzen niet beter te automatiseren bij een hoog volume? Ben je anders niet te veel tijd kwijt met het afwijzen van kandidaten? Na de input van Wouter konden beide sprekers zich beter vinden in de mogelijkheid om afwijzing te automatiseren als afwijzen in grote hoeveelheden moet gebeuren. Zij het wel dat beide vonden dat je kandidaten die je persoonlijk gesproken hebt ook altijd persoonlijk afwijst.
Afwijzingen kunnen ook enorm aan je bedrijf en je imago blijven hangen.
‘Vooral de feedback is daarbij belangrijk’, aldus Niemer. ‘En afwijzingen kunnen ook enorm aan je bedrijf en je imago blijven hangen. Daarom is goed afwijzen cruciaal. Een mooi voorbeeld is Rituals, die alle afgewezen sollicitanten toch een cadeautje stuurt. Dat zorgt meteen voor een positieve ervaring met je organisatie, ook al is de afwijzing een negatieve ervaring op zich.’
Stelling 3: De invloed van vooroordelen
Wim van den Nobelen sneed vervolgens nog een derde stelling aan: welke invloed hebben vooroordelen op een eventuele afwijzing? ‘Zelfs het tijdstip van beoordeling van een kandidaat heeft invloed op het resultaat. Hoe kunnen we dat tackelen?’, zo vroeg hij.
‘Via een checklist zorg je dat je zo min mogelijk vooroordelen toepast.’
Augustijn vertelde daarop over de checklist die zij altijd gebruikt bij de beoordeling van kandidaten: ‘Door een checklist te gebruiken zorg je ervoor dat je zo min mogelijk vooroordelen toepast.’ Van den Nobelen voegde hier zelf nog aan toe: ‘Het schijnt nog beter te zijn als je dit soort checklists anoniem en onafhankelijk laat invullen door meerdere recruiters. Daardoor krijg je een eerlijk resultaat dat niet beïnvloed is door de mening van collega’s of leidinggevenden.’
Kom ook in de club!
Op dinsdag 16 maart om 9:55 is er op Clubhouse een nieuwe sessie van de Nederlandse recruitersgroep. De enkele weken door Wim van den Nobelen gestarte Clubhouse room Recruiters NL wil dé ruimte worden voor alle recruiters op Clubhouse om onderling kennis uit te wisselen en het gesprek aan te gaan over onderwerpen die hen bezighouden. Dus: kom ook! (Wel voorlopig alleen voor iOS-gebruikers).
Credit Foto boven
