Naar aanleiding van mijn blog Sourcing, een uitstervend beroep? kwam ik recent in gesprek met enkele collega’s in sectoren met een tekort aan kandidaten. In een aantal gesprekken kwam aan de orde dat zij nog steeds te maken hebben met wat wij als recruitmentcollega’s onder elkaar kwalificeren als ‘dromende’ vacaturehouders. Oftewel: hiring managers die nog steeds niet begrijpen dat er op een krappe arbeidsmarkt andere spelregels gelden.
Er zijn nog steeds veel hiring managers die niet begrijpen dat de markt nieuwe spelregels kent.
Het zijn vaak managers die om wat voor reden dan ook er vanuit gaan dat zij een uniek aanbod hebben. Ze zijn ervan overtuigd dat het een voorrecht is om in hun team te mogen werken. Zij denken dat er voor hun vacatures nog steeds een markt is waar de vragende partij de spelregels bepaalt. Raar, maar helaas nog vaak waar. En voor mij daarom aanleiding om deze situatie nog maar eens tegen het licht te houden en m’n gedachten te delen over wat je kunt doen om deze dromers wakker te schudden en zich realistischer en coöperatiever op te stellen in het vacaturevervullingsproces.
Dik betaalde bureaus
De dromende vacaturehouder denkt trouwens ook vaak dat externe partijen, zoals bureaus, eenvoudig kunnen leveren. Die worden immers ‘dik betaald’ om kandidaten te zoeken, ‘om een beetje op LinkedIn te surfen’. Dat laatste mogen ze natuurlijk ook zelf doen, maar los hiervan staan zij er doorgaans niet bij stil dat er, zeker in no-cure-no-pay-situaties, waarin in concurrentie gewerkt moet worden, maar een beperkte focus zal zijn. En dan kan de droom snel een nachtmerrie worden, met een onvervulde vacature.
De dromende vacaturehouder denkt vaak dat externe bureaus eenvoudig kunnen leveren.
Je herkent de dromer al aan het profiel dat hij of zij opstelt, zeker als daarin het bekende ‘schaap met vijf poten’ is omschreven. Daar is meestal nog wel uit te komen. Je kunt bijvoorbeeld ermee beginnen om erop wijzen dat die bijzondere kandidaat, als die er al is, zijn of haar marktpositie kent en je dus wel een héél bijzondere aanbieding moet doen om diens interesse te wekken. Bovendien kun je de vacaturehouders schetsen dat de aantrekkingskracht van het employer brand vaak minder sterk is dan waar ze zelf rekening mee houden.
Een realistisch functieprofiel
Wat je vervolgens moet doen is samen een goed en realistisch functieprofiel opstellen. Dat profiel moet de sourcer en recruiter in staat stellen om kandidaten te identificeren, te interesseren en te introduceren. Wie zijn de referenties binnen de organisatie en eventueel daarbuiten? Van welke bedrijven kwamen de vorige succesvolle nieuwe medewerkers? Wat was voor hen de primaire reden om over te stappen? En in welke mate kun je die organisaties en bedrijven wederom benutten? Naar welke bedrijven gaan vertrekkende medewerkers? Wat zijn voor hen de belangrijkste redenen om over te stappen?
Met data kun je de dromer meer inzicht geven.
Als je dit goed oppakt, heb je een realistisch profiel dat je kunt toetsen aan (openbare) data. Hoeveel kandidaten zijn er daadwerkelijk in de vijver op basis van dit profiel? Als je daar conversiedata uit eerdere campagnes op loslaat, kun je berekenen hoe groot de pool moet zijn om vooraf de kans op succes te garanderen. Eventueel zie je dan dat je nog functie-eisen moet aanpassen. De dromer geef je nu inzicht op basis van data. Zo kun je samen het profiel aanpassen om tot een voldoende grote pool te komen.
Wakker schudden
Gebruik van data is dus een goede manier om dromers wakker te schudden en duidelijk te maken dat de speld in de hooiberg vinden een andere insteek verlangt. Helaas blijkt de vacaturehouder meer dan eens toch in zijn droom te blijven hangen. Dat merk je direct als je de eerste kandidaten introduceert. Zeker als je in een krappe arbeidsmarkt aan de slag moet met latente kandidaten die je actief moet verleiden. Dan is iedere kandidaat die op gesprek wil er eentje; ook de kandidaat die zich alleen maar vrijblijvend wil oriënteren. Maar de dromer zal er weinig voor voelen om daar tijd voor vrij maken, die ziet dat niet als een kans.
Hoe kun je nu voorkomen dat je in dit soort situaties terechtkomt? Hoe help je een vacaturehouder uit zijn droom en maak je de invulling van die vacature een gezamenlijk probleem? En hoe zorg je nou voor heldere vervolgafspraken en dat die afspraken ook opgevolgd worden?
Hoe help je een vacaturehouder uit zijn droom?
Dat begint dus met een gedegen intake en een quickscan van de arbeidsmarkt op basis van dat profiel. De specialist kan daarbij meestal met online data een behoorlijk accuraat beeld geven. Daaruit kun je duidelijk maken in welke mate er sprake is van schaarste, en welk type profielen het meest schaars is.
Indeling in 5 categorieën
Grofweg hanteer ik daarbij doorgaans de volgende indeling:
- Categorie 1. Zeer schaars, in binnen- en buitenland
- Categorie 2. Zeer schaars in Nederland, schaars daarbuiten
- Categorie 3. Schaars in Nederland en daarbuiten
- Categorie 4. Tamelijk schaars in heel Nederland en daarbuiten
- Categorie 5. Tamelijk schaars in bepaalde regio’s in Nederland
Zo’n arbeidsmarkt-quickscan blijkt in de praktijk meestal een prima basis om de vervolgstrategie te bepalen en af te stemmen wat noodzakelijk is om de vacature(s) succesvol in te vullen. Ik heb ervaren dat het helpt als je de vacaturehouder laat zien wat de omvang van het aanbod in de markt betekent voor het totale proces om de vacature(s) in te vullen.
Het helpt als je de vacaturehouder toont wat het aanbod betekent voor het totale proces.
Je kunt dan ook een beeld geven van de ‘funnel’, hoeveel kandidaten je grofweg moet benaderen, spreken, en interviewen om tot een aanbieding te komen, als iedereen, dus ook de vacaturehouder, alles eraan doet om een candidate experience te bieden die kandidaten aanspreekt en motiveert om in gesprek te blijven. Voor alle categorieën kandidaten gelden daarbij dezelfde soort spelregels, waarbij de primaire spelregel is dat kandidaten zo snel mogelijk een inhoudelijk goede reactie moeten krijgen van de vacaturehouder.
De bal bij de vacaturehouder
Als de sourcing specialist en de recruiter hun werk goed gedaan hebben, ligt de bal in zo’n geval bij de vacaturehouder. Die moet zorgen dat de candidate journey een positief vervolg krijgt. Dat verlangt minimaal 3 dingen:
- Een reactie binnen 24 uur
- Een opvolging binnen 72 uur met een kennismaking, telefonisch dan wel via video
- Zich goed op tijd verdiepen in de kandidaat. En met de recruitmentspecialist(en) afstemmen waar de kansen liggen om de kandidaat een perspectief te kunnen bieden dat een overstap de moeite waard kan maken.
Heb je met de vacaturehouder een gedeeld inzicht dat er voor zijn of haar vacatures sprake is van categorie 1 of 2? Dan moet je erop aandringen dat zij zich eraan committeren om álle voorgedragen kandidaten persoonlijk te spreken, telefonisch of per video.
Kleine wereld
Zeker in de kleine wereld van schaarse profielen is het cruciaal om op kandidaten een professionele indruk achter te laten. Wat je in elk geval moet voorkomen, is dat de candidate experience ondermaats is, omdat de vacaturehouder nog aan het dromen is.
Kansrijke procedures vergen dat de sourcer en/of de recruiter goed zicht hebben op de kwaliteiten en ambities van de kandidaat. De gecommitteerde hiring manager gaat vervolgens aan de slag om de interesse van de kandidaat nader te toetsen, hem of haar te enthousiasmeren en informeren en te verkennen of er voldoende uitdaging geboden kan worden om een vervolggesprek te rechtvaardigen.
Alleen een realistische aanpak kan uiteindelijk droomkandidaten opleveren.
Een datagedreven aanpak, in combinatie met goede afspraken en professionele nakoming van die afspraken, biedt een goede basis voor het op een realistische basis invullen van vacatures. Alleen zo’n realistische aanpak levert uiteindelijk immers de meeste droomkandidaten op.
Over de auteur
Onder het motto ‘I help you to succeed’ werkt Alexander Crépin samen met bedrijven in de profit en non-profit om operationele en meer strategische HR- en recruitmentvraagstukken aan te pakken. Enerzijds door zelf hands-on aan de slag te gaan en anderzijds door te adviseren en te coachen. Hij deelt met enige regelmaat in blogs zijn visie op ontwikkelingen in HR en recruitment. Dit blog schreef hij mede met Sidney Hiele.
