Recruitment Basics (10): Met deze 10 tips voer je een beter sollicitatiegesprek

Hoe je er ook in staat: bijna alle selectieprocedures bevatten minimaal één sollicitatiegesprek. Vaak zelfs meer. En helaas gaat er in die gesprekken veel fout. Voor je het doorhebt, word jouw nieuwe droomcollega afgewezen, of erger nog: selecteer je juist een slechte kandidaat. In dit blog daarom 10 tips waarmee je niet alleen sollicitatiegesprekken beter en leuker maakt, maar ook nog eens de beste kandidaat selecteert.

#1. Bereid je voor

Klinkt logisch misschien, maar toch schiet een goede voorbereiding in de praktijk vaak erbij in. Maar omdat de meeste mensen niet dagelijks een sollicitatiegesprek afnemen, moet je je hierop goed voorbereiden. Je kandidaat verwacht immers een professionele instelling. Op basis hiervan besluit de sollicitant of hij/zij bij jou in dienst wil komen. Denk hierbij aan vragen als:

Heb ik echt álle informatie over de vacature, de organisatie, de strategie, en het team?
Is duidelijk wie welke rol inneemt bij het interview (als je met meerdere selecteurs werkt)?
Heb je alle gegevens van de kandidaat bij de hand en goed gelezen? (Noteer vooraf wat je opvalt in het cv en/of de brief/de video)
Is de logistiek goed georganiseerd? (Is er een parkeerplaats, gespreksruimte, ontvangst, koffie en thee?)

#2. Bereid je pitch voor

Vergeet niet: een goed sollicitatiegesprek is altijd tweerichtingsverkeer. Het is dus ook de kans om jouw organisatie te ‘verkopen’ aan de kandidaat. Besteed daarom tijd en aandacht aan een goede pitch van jouw organisatie, de vacature en de cultuur. En oefen je pitch eventueel vooraf met een collega.

#3. Bereid vragen voor

Een goed sollicitatiegesprek heeft vele facetten in zich. Zo’n gesprek voeren is een hele kunst: je moet een gesprek aan de gang houden, en zorgen voor een goede sfeer, maar ook scherp zijn en analyseren of een kandidaat eerlijk is en de goede antwoorden geeft. Maak het jezelf daarom makkelijker: schrijf vooraf de vragen op die je wilt stellen over de onderwerpen waarover je iets wil weten. Het goede nieuws is; sommige vragen kun je altijd gebruiken. Zo bespaar je jezelf tijd.

#4. Begin op tijd

Op tijd beginnen is cruciaal voor een goede candidate experience. Als interviewer verwacht je dus dat de kandidaat op tijd is. Maar aan de andere kant verwacht hij of zij natuurlijk hetzelfde. Er is dan ook geen enkel geldig excuus om hem of haar te laten wachten. Pluspunten scoor je als je zorgt dat de kandidaat zich extra welkom voelt en je duidelijk maakt dat het gesprek voor jou óók belangrijk is. Wat extra tijd reserveren om te kunnen focussen op het gesprek helpt daarbij.

#5. Blijf weg van je eerste indruk

De eerste indruk is vaak heel bepalend tijdens een selectiegesprek. Sommige interviewers stellen dat ze al na enkele seconden weten of een kandidaat geschikt is of niet. Ervaren recruiters weten echter dat dit niet kan. Vaak genoeg verrast een kandidaat je later in het gesprek toch nog positief. Dat iemand een gespannen indruk maakt betekent niet dat hij of zij meteen ongeschikt voor de job zou zijn. Stel je oordeel daarom zoveel mogelijk uit tot ná het gesprek en zoek tijdens het gesprek vooral met een open blik naar antwoorden op de vragen die je vooraf uitgewerkt hebt.

#6. Vraag niet wat je al weet, maar wat je nog niet weet

Een cv en een motivatiebrief bevatten bergen aan informatie. Het heeft echter niet veel zin om die tijdens het gesprek in detail met een kandidaat door te lopen. Zonde van de tijd. Ga liever op zoek naar de ontbrekende puzzelstukjes die relevant zijn voor jouw vacature en jouw organisatie.

#7. Stel open vragen, luister en vraag dóór

Met beginnende recruiters doen we af en toe een spelletje ‘interviewen met gesloten vragen’. Creatieve recruiters houden dat een paar minuten vol, maar toch loopt elke interviewer op een gegeven moment hierin vast, waarna de geïnterviewde achteroverleunt. Het gesprek voelt als een kruisverhoor, de interviewer verliest de regie en het gesprek loopt dood.

Hoe voorkom je dit? Door het gesprek in te gaan met een open en nieuwsgierige mindset. Tune helemaal in op jouw kandidaat. En als je twijfelt over een antwoord of nieuwsgierig bent: vraag dan dóór. Een goede kandidaat vertelt je graag wat hij of zij allemaal weet over een bepaald onderwerp. Het enige wat jij als recruiter hoeft te doen? De goede vraag stellen en echte interesse tonen.

#8. Geef je kandidaat de ruimte

Nog een bekende valkuil: probeer het gesprek niet te sturen naar de antwoorden die je zoekt. Gun jouw kandidaat de ruimte om af toe een ander spoor te bewandelen. Dat kan zomaar eens een olifantenpaadje blijken dat je de informatie verschaft die je als recruiter zoekt.

#9. Kies een vaste structuur

Onderzoek heeft keer op keer bewezen: gestructureerde sollicitatiegesprekken leveren betere resultaten dan ongestructureerde. Breng daarom een vaste structuur aan in al je gesprekken. Dat geeft iedere kandidaat dezelfde kans en bovendien ontwikkel je zo een soort ritme waarmee je makkelijker de tijd bewaakt. De meest voorkomende structuur is:

korte introductie en ijsbreker
de vacature- en organisatiepitch
het doornemen van het cv
inzoomen op specifieke selectiecriteria en arbeidsvoorwaarden
vragen stellen door de kandidaat
het vervolgproces bespreken en het gesprek afronden

#10. Maak aantekeningen (en bewaar ze)

Met aantekeningen vergroot je de kwaliteit van je selectie, zeker als je meer kandidaten spreekt of als er meer interviewers meedoen aan het selectieproces. Een paar praktische tips over hoe je tijdens een sollicitatiegesprek de juiste aantekeningen maakt:

Schrijf de belangrijke uitspraken tijdens het interview zo concreet mogelijk op. Alleen dan kun je kandidaten objectief met elkaar vergelijken en eerlijke feedback geven.
Schrijf niets op dat je niet aan de kandidaat wil laten lezen. Schrijf dus niet: ‘Kletst uit zijn nek’, maar wel: ‘Geen duidelijk en helder antwoord op de vraag’.
Maak direct na het interview je aantekeningen compleet. Zijn ze duidelijk? Heb je wat gemist? Je kunt een kladversie gebruiken, naast een officieel gespreksverslag. Bewaar alleen de laatste.
Zorg ervoor dat andere interviewers hetzelfde doen.

Ga dus aan de slag met deze 10 tips voor het betere sollicitatiegesprek. Dan maak je het niet alleen makkelijker en leuker voor jezelf, maar verbeter je ook nog eens de kwaliteit van de informatie en laat je een meer professionele indruk achter bij de kandidaat.

Over de serie Recruitment Basics

De serie Recruitment Basics verschijnt tweewekelijks en behandelt elke keer een standaard onderdeel van elk werving- en selectieproces. De artikelen zijn bedoeld om recruiters goed op pad te sturen. De serie wordt geschreven door Koen Roozen, partner van HetRecruitingKantoor, én hoofddocent Strategisch Recruitment bij de Academie van Arbeidsmarktcommunicatie. De serie verschijnt (in aangepaste vorm) ook daar regelmatig op de site.