Omschrijving van de case
“Ik zat mijn eerste werkdag startklaar en voelde me zo welkom! Alle bedrijfsmiddelen had ik al een week in huis. Ik heb lekker de tijd gehad om me in te kunnen lezen en alvast te genieten van de leuke goodies. En wat een leuke verrassing dat er gewoon een PostNL-pakketbezorger aan de deur stond met een welkomstpakket waar al deze spullen in zaten. Dat is pas een PostNL-beleving!”
‘Wat een leuke verrassing dat er gewoon een PostNL-pakketbezorger aan de deur stond!’
Dit is geen verzonnen verhaal! Dit zijn de belevingen die wij te horen hebben gekregen van een van onze nieuwe kantoormedewerkers. Hiervoor waren de belevingen wel anders. De bedrijfsmiddelen waren er niet voor de eerste werkdag, in het slechtste geval moest de nieuwe medewerker ze zelf nog regelen op zijn eerste werkdag. Hierdoor kon de nieuwe medewerker niet efficiënt aan de slag en was er geen warm welkom. Uit een journey-onderzoek kwamen deze data naar voren. Dit moest veranderen.
De juiste mensen aan tafel
We hebben daarop de juiste mensen aan tafel gezet: HR Services, IT, Recruitment, EX (employee experience). Hierdoor konden we snel werken. We hebben eerst het probleem uitgediept om te begrijpen wat er misging. Daarna hebben we met een aantal nieuwe medewerkers een oplossing bedacht, namelijk: het welkomstpakket (bedrijfsmiddelen, goodies en info). Deze oplossing hebben we uitgewerkt in een pilot. Binnen een paar maanden stond de pilot en zagen we dat dit een schot in de roos was. De medewerkersbeleving ging omhoog. De hiring managers waren ontzettend tevreden, we hebben hen namelijk werk uit handen genomen. Zij hoeven zich nu alleen nog te richten op de ‘zachte’ onboarding. Ook de productiviteit ging omhoog. Vanaf dag 1 kon de nieuwe medewerker aan de slag.
De productiviteit ging omhoog. Vanaf dag 1 kon de nieuwe medewerker aan de slag.
Het welkomstpakket is nu een vast onderdeel van de onboarding van kantoorpersoneel. We zijn hard bezig met het automatiseren en robotiseren van het proces, waardoor we onze doelgroep nog verder kunnen uitbreiden. Ons doel: iedere nieuwe medewerker bij PostNL ontvangt (een vorm van) een welkomstpakket!
Wat was de impact van de case?
De beleving van de nieuwe medewerkers is verbeterd, van een slechte naar een zeer goede ervaring. Dit kwam uit zowel kwalitatief als kwantitatief onderzoek. Ook hebben we de hiring managers geïnterviewd en zij zijn zeer tevreden over het pakket. Dit merken we ook aan de aanvragen. We zijn gestart met een kleine pilot doelgroep en stap voor stap breiden we die uit. Doordat we een video hebben gemaakt van het welkomstpakket met uitleg en vaak hebben gecommuniceerd over de pilot in de nieuwsbrief, zien we intern het enthousiasme stijgen. Steeds meer managers maken mee dat ‘hun’ medewerker een pakket krijgt en dan willen ze niet anders meer.
‘Steeds meer managers maken mee dat ‘hun’ medewerker een pakket krijgt en dan willen ze niet anders meer.’
De impact is groot. De nieuwe medewerker kan direct effectief aan de slag vanaf de eerste werkdag. Er hoeft niks meer besteld en geïnstalleerd te worden. Dit geeft rust en een gevoel van een warm welkom. In deze arbeidsmarkt is het belangrijk om de nieuwe medewerkers niet alleen aan te trekken, maar ook te behouden. Een goede landing is daarbij essentieel!
‘In deze arbeidsmarkt is een goede landing essentieel!’
Doordat we de beleving blijven meten, hebben we het welkomstpakket inmiddels aangepast. Nieuwe medewerkers gaven aan dat het duurzamer kon. We hebben een jute boodschappentas die we nu testen in plaats van een kartonnen doos (met iets te veel lucht) en we hebben duurzame goodies. Daarnaast kijken we naar het digitaliseren van de communicatie-uitingen.
Waarom moet deze case een Werf& Award winnen?
Waarom moet deze case een Werf& Award winnen? Omdat het een inspiratiecase is voor andere organisaties! Zowel in het eindresultaat (verbetering op medewerkersbeleving) als de aanpak (multidisciplinair en snel). Veel organisaties lopen tegen dezelfde problemen aan, want onboarding gaat over vele schijven in een organisatie. Een welkomstpakket regelen lijkt makkelijk, maar is in werkelijkheid een ingewikkeld project. Het raakt diverse systemen en afdelingen, alles moet aan elkaar gekoppeld worden. Door multidisciplinair te werken stond er in een korte tijd een pilot. De pilot was echt een MVP, maar hierdoor hebben we kunnen laten zien wat de impact was van deze verbetering. Dat helpt nu met het krijgen van tijd en budget om het proces te automatiseren en robotiseren.
Credits case
De volgende personen, afdelingen en/of externe partijen zijn betrokken bij de case:
- HR Services,
- Recruitment,
- IT,
- HR Support,
- Communicatie
Ook kans maken op een Werf& Award 2022?
Maak ook kans op een Werf& Award en stuur uiterlijk 18 maart 2022 17.00 uur jouw arbeidsmarktcommunicatie- of recruitmentcase in. Kijk voor meer informatie en om jouw case in te sturen bij Werf& Awards.
