Bel, mail of app me... Het nut van een snelle reactie in de candidate experience

Bellen, mailen, appen en chatten: bij elk medium verwacht je een andere snelheid van een reactie. Chatbots kunnen dan voorkomen dat je te laat reageert en zorgen voor een positieve candidate experience, stelt Alexander Crépin.

Alexander Crépin Op 22 juni 2021 Gem. leestijd 3 min267x gelezen
Deel dit artikel:
Bel, mail of app me... Het nut van een snelle reactie in de candidate experience

Het is leuk om te constateren dat er momenteel veel vraag is naar recruitmentspecialisten. Maar dat betekent ook dat iedereen het erg druk heeft. En ja, dan gaat er wel eens wat mis. Zo kreeg ik recent via mijn netwerk een oproep onder ogen voor een mogelijk interessante interim-opdracht. En degene die de oproep deed, had zo makkelijk mogelijk gemaakt om te reageren. Ik kon namelijk bellen, appen of mailen. Helemaal prima dus.

Ik koos ervoor om te appen. Dat vind ik prettiger dan bellen, omdat ik weet hoe vervelend het is telefoon te krijgen als je net met iets anders aan de slag bent. Een appje biedt de flexibiliteit om snel, maar op een passend moment te reageren. Voor alle zekerheid stuurde ik ook nog een extra berichtje via de Linkedin-chat.

Een bepaald verwachtingspatroon

Bij appen en chatten heb ik echter wel een bepaald verwachtingspatroon. Dat kenmerkt zich door directheid en snelheid. Al is dat laatste natuurlijk een relatief begrip. Is ‘snel’ binnen een paar uur? Binnen een dag? Of binnen een week? Elke recruiter probeert denk ik te vermijden om te veel afgeleid te worden en op allerlei impulsen te reageren. Dus dat er niet direct een reactie volgde vond ik op zich niet zo vreemd.

Toch betrapte ik mij erop dat het WhatsApp-gebruik bij mij toch een ‘binnen-24-uur’-verwachting had opgewekt. Boeiend genoeg ligt bij een mail mijn verwachtingspatroon heel anders, en vind ik een inhoudelijke reactie binnen 3 dagen al best acceptabel. Maar goed, hoe dan ook, toen ik na 3 dagen nog niets had vernomen, was mijn candidate experience naar een behoorlijk laag niveau gezakt. Mijn candidate expectations lagen immers heel anders.

Geen interesse

Ik besloot toch maar eens de telefoon op te pakken en heb gebeld. Maar blijkbaar deed ik dat op het verkeerde moment. Ik kreeg de voicemail-optie. Prima, maar daar maak ik nooit gebruik van, dus nu ook niet. Er kunnen natuurlijk allerlei redenen zijn waarom ze niet reageerden op mijn appje. Vandaar dat ik via de Linkedin chat nog maar eens informeerde of alles oké was met de recruiter. In deze tijd weet je het immers maar nooit….  Helaas bleef het ook via dat kanaal stil.

Ik kreeg op vrijdagmiddag om 17.30 via WhatsApp een reactie…

Mijn conclusie: er is geen interesse. Dat werd uiteindelijk overigens ook bevestigd. Ik kreeg op vrijdagmiddag om 17.30 via WhatsApp een reactie waaruit bleek dat er al gesprekken liepen met een aantal kandidaten en dat er vertrouwen was dat dit tot invulling zou leiden. Ik was te laat geweest met mijn reactie.

Niet positief

Prima, het is zoals het is, maar het zat mij toch niet lekker. Op de een of andere manier heeft het whatsappen mijn verwachtingspatroon toch wel sterk beïnvloed en was mijn indruk van het bedrijf en van de collega niet positief. Maar toen ik dat met haar deelde, zei ze dat mijn reactie haar zeer verbaasde. De eerlijkheid gebiedt mij ook te bekennen dat het ook een gevalletje de pot verwijt de ketel kan zijn. Volgens mijn kinderen reageer ik zelf ook altijd véél te laat op hun appjes.

Maar los hiervan; hoe zit het nu? Waren mijn verwachtingen realistisch en/of was de collega-recruiter zich onvoldoende bewust van de responsverwachtingen en de verschillen daarin, die gebruik van bepaalde media wekken? Met andere woorden: het is prima om laagdrempelig mogelijkheden te bieden aan geïnteresseerden. Besef dan wel dat mensen ook een reactie van de recruiter verwachten die bij dat middel past. Bij appen en chatten is dat dus: op zo kort mogelijke termijn. En de reactie mag best kort zijn.

RPA-technologie benutten

Als je verwacht dat je – om wat voor reden dan ook – niet in staat bent om aan getoonde interesse een adequate opvolging te geven, begin er dan ook niet aan. Of geef in elk geval vooraf, bij je oproep, al aan hoe snel je probeert te reageren op reacties. Is dat binnen een X-aantal uren of eerder een kwestie van dagen?

Wil je alleen een naam en een LinkedIn-link? Of wil je ook al een soort preselectie doen?

Gelukkig kan technologie ook hier uitkomst bieden. Robotic Process Automation maakt het mogelijk om 24/7 te reageren op berichten, dan wel dat er een soort track & trace-optie is, waarop de kandidaat kan zien wat de status is van een bericht. Denk bijvoorbeeld aan WhatsApp-chatbot for business. Onder voorwaarde dat de chatbot de berichten eruit kan pikken die betrekking hebben op je oproep. En onder voorwaarde dat je vooraf bepaalt wat je wilt bereiken. Wil je alleen een naam en een LinkedIn-link? Of wil je ook al een soort preselectie doen? En bedenk ook wat je vraagt en aan wie. Wil je alleen interimmers of ook bureaus bereiken? En wat doe je met mensen die alleen een naam willen doorgeven?

Een voorbeeld

Een voorbeeld. Stel: je zoekt per direct een medior interim recruiter voor 32 uur per week. Na vermelding van wat inhoudelijke details over de opdracht kun je een oproep doen in je netwerken: heb je interesse om deze opdracht zelf uit te voeren? Bel mij of stuur mij een mail of een appje onder vermelding van: ‘leuk123‘. De geïnteresseerde interimmer stuurt vervolgens een appje en vermeldt de code. De chatbot kan dan bij het lezen van ‘leuk123’ direct een conversatie starten.

Is het iemand die niet in je adressenlijst zit, dan kan dit het begin zijn:

Chatbot: Hallo leuk dat je reageert op mijn oproep voor een interim recruitment rol voor 32 uren per week. Ik geloof dat wij nog niet eerder hebben geappt. Het zou fijn zijn als je mij even kunt helpen door je voornaam en achternaam met mij te delen.

Geïnteresseerde interimmer: mijn naam is Janne Interim

Chatbot: Hallo Janne Interim, per welke datum ben je beschikbaar voor deze interim recruitment rol?

Geïnteresseerde interimmer: per 1 juli

Chatbot: Dankjewel. Dat is mooi, wil je aub onder vermelding van leuk123, jouw beschikbaarheid qua aantal uren, je uurtarief en je cv met mij delen en opsturen naar het volgende mailadres recruiter@interimklus.nl? Ik zal zo snel mogelijk van mij laten horen en aangeven of er een basis is om jouw mogelijkheden voor deze leuke opdracht op korte termijn te verkennen. Fijne dag verder!

Dit simpele voorbeeld is vooral bedoeld om te laten zien wat je al kunt doen met chatbottechnologie. Er zijn ongetwijfeld allerlei nog andere manieren om de opvolging van je oproep aan je netwerk vorm en inhoud te geven. Het achterwege laten van de app-optie kan al heel simpel zijn als je verwacht niet direct te kunnen reageren.

ATS-Link

Je kunt ook ervoor kiezen om WhatsApp te koppelen aan je recruitmentsysteem. Door dit te doen kun je geheel automatisch bij elke (nieuwe) stap in het proces, de kandidaat via een appje op de hoogte houden van de status van het proces. Daarbij kun je de kandidaat ook nog via een appje links sturen naar webpagina’s waarop meer informatie te lezen is over het bedrijf, de afdeling en wellicht over de functie zelf. Zo kun je ook de ‘candidate experience’ verbeteren zonder dat het je als recruiter veel meer tijd kost.

Het is de kunst om te voorkomen dat de chat de input niet herkent.

De inhoud van de vraag is belangrijk en stuurt de conversatie. Het is de kunst om te voorkomen dat de chat de input van de geïnteresseerde interimmer niet herkent en een reactie geeft die overduidelijk niet aansluit op de inhoud van de chat. We hebben allemaal wel eens ervaren dat dit irritatie veroorzaakt en een negatieve invloed heeft op de beleving van de ervaring. Maar gelukkig is chatbottechnologie steeds beter in staat om de intenties in de antwoorden te herkennen en daarop in te spelen.

Moraal van het verhaal

Zo zie je maar weer. Een simpele en ongetwijfeld goed bedoelde oproep om makkelijk en snel interesse te delen voor een interim opdracht of een baan, kan een averechts effect hebben. Het kan zomaar een slechte candidate experience opleveren. Volgende keer in elk geval maar eens goed nadenken over de verwachtingen die je wekt als je geïnteresseerden vraagt: ‘bel, app of mail me’.

Over de auteur

Onder het motto ‘I help you to succeed’ werkt Alexander Crépin samen met bedrijven in de profit en non-profit om operationele en meer strategische HR- en recruitmentvraagstukken aan te pakken. Enerzijds door zelf hands-on aan de slag te gaan en anderzijds door te adviseren en te coachen. Hij deelt met enige regelmaat in blogs zijn visie op ontwikkelingen in HR en recruitment.

Lees ook

 

Tags:
Deel dit artikel:
Alexander Crépin

Alexander Crépin

Blogger/adviseur bij In HRM
Onder het motto ‘I help you to succeed’ werkt Alexander Crépin samen met bedrijven in de profit en non-profit om operationele en meer strategische HR- en recruitmentvraagstukken aan te pakken. Enerzijds door zelf hands-on aan de slag te gaan en anderzijds door te adviseren en te coachen. Hij deelt met enige regelmaat in blogs zijn visie op ontwikkelingen in HR en recruitment.
Bekijk volledig profiel

Premium partners Bekijk alle partners

Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie
BRANDMANNEN           Recruitment Marketing
Bullhorn
Compagnon
DPG Recruitment
Floyd & Hamilton
Indeed
Intelligence Group
Otys Recruiting Technology
Pro Contact
Recruitment Accelerator
Recruitment Tech
Softgarden
Talent.com
ToTalent.eu
WBNRS