Hoe houd je je topkandidaten warm als er (nog) geen vacature is?

Een vacaturehouder wil altijd meerdere kandidaten spreken. Maar wat doe je dan met de prima mensen met wie je toch niet verdergaat? Daar kun je nog best een nuttige relatie mee aangaan, stelt Alexander Crépin.

Alexander Crépin Op 15 juli 2021 Gem. leestijd 3 min733x gelezen
Deel dit artikel:
Hoe houd je je topkandidaten warm als er (nog) geen vacature is?

Een van de mooie kanten van het recruitmentvak vind ik de ontmoetingen met kandidaten. Als het goed is spreek je met name kandidaten die te linken zijn aan een directe opdracht of aan het vullen van een strategische talentpijplijn. Je spreekt ook altijd meer kandidaten dan dat er uiteindelijk geplaatst worden. Al is het maar omdat de vacaturehouder altijd meerdere kandidaten wil spreken. Managers willen immers kandidaten kunnen vergelijken.

Managers willen altijd kandidaten kunnen vergelijken.

Als recruiter moet je dan natuurlijk wel een goed beeld hebben van wat er vergeleken moet worden. Zit hem dat in de soft skills? In de senioriteit? In de aard van de ervaring? Of bijvoorbeeld in de branche waar die ervaring is opgedaan? Dit zijn belangrijke vragen die je moet zien te beantwoorden om daarmee te voorkomen dat je kandidaten benadert en introduceert die niet voldoen aan de verlangde diversiteit in achtergrond en ervaring.

nog meer kandidaten in je talentpool

Er vallen goede kandidaten af

Als recruiter kun je ook sturend zijn in dit proces. Op basis van een arbeidsmarkt-quickscan kun je al een uitspraak doen over de mogelijkheden. Wordt bijvoorbeeld ervaring in een bepaalde sector vereist, maar lijkt slechts een handvol kandidaten daaraan te kunnen voldoen, dan kun je met de vacaturehouder om de tafel gaan zitten en aangeven hoe je de kandidatenpool kunt vergroten.

In de regel komen altijd meer kandidaten op gesprek dan dat een aanbod krijgen.

Hoe het ook zij, in de regel komen er dus altijd meer kandidaten op gesprek dan dat uiteindelijk een aanbod krijgen. Het hoort bij het vak dat je prima kandidaten spreekt, maar die je toch om de een of andere reden niet kunt plaatsen in de op dat moment openstaande of te verwachten vacatures, bijvoorbeeld omdat ze niet bereid zijn om te verhuizen.

Wat doe je met afgewezen kandidaten?

De vraag is: wat doe je dan? Dat kan nogal verschillen voor de corporate of de bureaurecruiter. En dat zal zeker het geval zijn als de bureaurecruiter een niche speler is, met een specifieke focus. Als het bij de ene klant niet lukt, dan kan hij of zij het wellicht proberen bij een andere. Of de recruiter weet dat bepaalde klanten altíjd geïnteresseerd zijn en dat hij of zij daarom ook ongevraagd topkandidaten kan introduceren.

Voor een corporate recruiter kan dat anders liggen. Tenzij de recruitmentdata aantonen dat er voldoende vacaturevolume is om proactief mensen aan te nemen, kun je een afgewezen kandidaat eigenlijk niets concreets bieden. Maar zeker in een krappe arbeidsmarkt zoals de huidige zou ik als corporate recruiter hierover wel met de vacaturehouders proactief afspraken proberen te maken. Is de manager bijvoorbeeld bereid zijn om met kandidaten in gesprek te gaan voor wie geen directe plaatsingsmogelijkheid is, maar van wie het profiel wel zodanig interessant is, dat te voorzien is, dat er wel kansen komen?

Netwerkgesprekken met managers

Feitelijk betrek je dan het management bij de opbouw van een talentpool. Voorwaarde is wel dat je volledig transparant bent en de verwachtingen van de kandidaat en de manager volledig op elkaar zijn afgestemd. Niet elke kandidaat zal geïnteresseerd zijn in dit soort netwerkgesprekken, maar mijn ervaring is dat de meesten nieuwsgierig genoeg zijn om vrijblijvend de eigen arbeidsmarktpositie te toetsen en net even wat meer te weten te komen over jouw organisatie en de mogelijkheid om een loopbaanstap te maken.

Als er één ding is dat averechts werkt, dan zijn het toezeggingen die je niet kunt nakomen.

Het is wel cruciaal dat de betrokken manager dit soort gesprekken ook kán voeren en de kans benut om blijvende interesse te wekken voor een overstap, zonder daartoe directe of impliciete toezeggingen te doen. Als er één ding is dat averechts werkt, dan zijn het toezeggingen, of geschapen verwachtingen, die je niet kunt nakomen. Feitelijk dragen dit soort gesprekken eraan bij om de talentpool op te bouwen met ook door het management gescreende kandidaten.

nog goede kandidaten in je talentpool

Rol van de recruiter in relatiemanagement

Wat kun je als recruiter zelf doen? Dat zit hem vooral in het eerste contact met de kandidaat. Laat je daarbij merken dat je focus het vullen van een vacature is? Of gaat het je eerder erom het profiel en de ambities van de kandidaat verkennen? Waarschijnlijk is in de praktijk die scheidslijn niet altijd zo zwart-wit. Beide invalshoeken zouden uiteindelijk ook tot dezelfde conclusie moeten leiden, maar de ene insteek zal een andere ‘candidate experience’ bieden dan de ander.

De kunst is om top-of-mind awareness (TOMA) te creëren voor de volgende loopbaanstap.

De uitdaging is om al die tijd de interesse van de kandidaat te behouden, om het eerste contact uit te bouwen tot een diepere relatie met de kandidaat. De kunst is om top-of-mind awareness (TOMA) te creëren als het erom gaat een volgende loopbaanstap te maken. Daar is geen vast recept voor, maar er zijn wel een aantal  ‘universele’ ingrediënten. Zoals:

  • Niet vanuit jezelf denken, niets veronderstellen. Waar mogelijk aan de kandidaten vragen wat zij belangrijk vinden en waar zij behoefte aan hebben.
  • Luisteren naar de kandidaat. Dat is de beste manier om vertrouwen te winnen en om een beeld te vormen over de kandidaat.
  • Delen van informatie, gericht en/of via social media die de kandidaten in de talentenpool meer/beter inzicht verschaffen hoe het zou kunnen zijn om voor de organisatie te werken.
  • Waar mogelijk via de aangeboden informatie inspelen op een specifieke behoefte.
  • Eerlijk en realistisch zijn. Oftewel: de zaken niet onnodig mooier maken dan ze zijn.
  • Bewust zijn dat een loopbaanstap voor de kandidaat een veel grotere impact heeft dan voor jou als recruiter.
  • Kennis van zaken hebben, zowel van de organisatie, van het vakgebied, van de branche, als van loopbaanontwikkeling en andere HR-gerelateerde zaken.
  • Zorgen voor transparantie in het proces en helderheid over de stappen en de status.
  • Bereikbaar en responsief zijn, stappen bevestigen en kandidaten niet in het ongewisse laten.
  • Afspraken maken over te gebruiken media (chat, mail, telefoon) en bijbehorende responstijden.
  • Inzetten van relatiemanagement-software om momenten te plannen om contact op te nemen met de kandidaten.

Kwaliteit input, kwaliteit output

Al deze zaken kunnen je als recruiters helpen een ‘talentrelatie’ op en uit te bouwen, oftewel: de relatie tussen een talent en een organisatie die beide partijen met elkaar onderhouden om, als de mogelijkheid zich voordoet, te verkennen of men voor kortere of langere tijd een arbeidsrelatie kan aangaan. Hier geldt overigens ook de algemene regel dat de kwaliteit van de input sterk bepalend is voor de kwaliteit van de output. Als beide partijen niet veel energie in de relatie steken is de kans klein dat de relatie Return on Talent zal opleveren.

Als beide partijen niet veel energie in de relatie steken is de kans klein dat het iets oplevert.

Soms doe je er ook beter aan om niet te investeren in het onderhouden en uitbouwen van een talentrelatie. Dat heeft zelfs de voorkeur als het risico bestaat dat de kandidaat (op den duur) het gevoel krijgt dat hij/zij aan het lijntje wordt gehouden. Is te verwachten dat er op overzienbare termijn geen mogelijkheden komen die voor deze prima kandidaat interessant kunnen zijn? Dan kan het beter zijn het proces goed af te ronden en niet te investeren in opname in een talentpool.

nog kandidaten in je talentpool

Wat niet is, dat is niet. En als men het daarover eens is, dan is dat prima. Dan leidt die eerlijkheid in het contact met een kandidaat uiteindelijk ook tot een positieve ‘candidate experience’. Dan zal het later ook geen enkel probleem zijn om eventueel weer contact op te nemen.

Over de auteur

Onder het motto ‘I help you to succeed’ werkt Alexander Crépin samen met bedrijven in de profit en non-profit om operationele en meer strategische HR- en recruitmentvraagstukken aan te pakken. Enerzijds door zelf hands-on aan de slag te gaan en anderzijds door te adviseren en te coachen. Hij deelt met enige regelmaat in blogs zijn visie op ontwikkelingen in HR en recruitment.

Lees ook

Deel dit artikel:
Alexander Crépin

Alexander Crépin

Blogger/adviseur bij In HRM
Onder het motto ‘I help you to succeed’ werkt Alexander Crépin samen met bedrijven in de profit en non-profit om operationele en meer strategische HR- en recruitmentvraagstukken aan te pakken. Enerzijds door zelf hands-on aan de slag te gaan en anderzijds door te adviseren en te coachen. Hij deelt met enige regelmaat in blogs zijn visie op ontwikkelingen in HR en recruitment.
Bekijk volledig profiel

Premium partners Bekijk alle partners

Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie
BRANDMANNEN           Recruitment Marketing
Bullhorn
Compagnon
DPG Recruitment
Floyd & Hamilton
Indeed
Intelligence Group
Otys Recruiting Technology
Pro Contact
Recruitment Accelerator
Recruitment Tech
Softgarden
Talent.com
ToTalent.eu
WBNRS