Automatisering kan helpen om de wereld voor iedere werkende een stukje mooier te maken, zo is de filosofie bij HROffice. Hun software wil het groene Lego-veld zijn waarop je alle applicaties kunt bouwen. Maar hoe pakt dat in de praktijk uit?

Bij de Belgische VRT hebben ze veel te maken met zelfstandigen. Of het nu gaat om Studio Brussel, Ketnet of Sporza; het aantal freelancers en andere flexkrachten dat er rondloopt is meestal groter dan het aantal vaste medewerkers. Vooral creatieve mediamakers en ICT’ers – belangrijke beroepsgroepen voor de Vlaamse publieke omroep – kiezen ook in België steeds vaker voor een bestaan als zelfstandige.

Swipen in de opdrachtentool

Op de werkenbij-site staan beide groepen dan ook broederlijk naast elkaar. Je kunt er als kandidaat zelfs op filteren. Daarnaast is er een speciale opdrachtentool gelanceerd, een app waarmee zelfstandigen op hun smartphone naar passende opdrachten kunnen swipen. In die tool heeft iedereen, zowel vast als flex, een talentprofiel. Hierin bepalen je skills de match met beschikbare opdrachten.

Het is voor de VRT én voor de kandidaten een uitkomst, zo blijkt. De time-to-hire is voor beide groepen nu veel korter geworden. Er worden nu ook veel makkelijker zelfstandigen ingehuurd. En – heel belangrijk: de cultuur is erdoor ook veranderd. Zo verschijnen vacatures voor tijdelijke functies nu bijvoorbeeld ook op sociale media, iets wat eerst alleen voor de vaste functies gold. VRT neemt hiermee het voortouw in de discussie rondom Total Talent Management, stelt Manager Loon en Arbeidsvoorwaarden Sofie Reviers dan ook tevreden vast.

Hoe bouw je zo’n platform?

Een mooie stap, maar technisch zeker niet zo makkelijk als het misschien lijkt. Want hoe bouw je een platform met de skills van al die mensen? En hoe koppel je de systemen voor freelancers en vaste krachten aan elkaar? Dat had best nog wat voeten in de aarde, aldus Thiery Ketz, de 39-jarige CTO bij het Nederlandse HROffice, en betrokken bij de casus.

‘Mensen hebben het gevoel dat dit bedrijf naar hen luistert. Dat vind ik een heel gezonde ontwikkeling’

Maar het is wel een mooie ontwikkeling, zegt hij. ‘Deze organisatie stelt de zoektocht naar nieuw personeel open voor het type contract dat mensen zelf willen. Daardoor hebben mensen het gevoel dat het bedrijf naar hen luistert. Dat vind ik een heel gezonde ontwikkeling. Mensen krijgen zo meer plezier in hun werk. En dat is precies wat ik graag wil faciliteren met de software die wij leveren.’

Alle systemen gekoppeld

Voor de VRT-casus kwam er niet alleen een nieuwe werkenbij-site, op maat gemaakt door Multimedium. Er kwam ook een nieuw ATS, gemaakt door HROffice. Dit werd bovendien gekoppeld aan een zogeheten vendor management systeem (VMS) voor de freelancers, afkomstig van Connecting-Expertise. De opdrachtentool wordt continu gevoed met up-to-date persoonsgegevens vanuit het centrale HR-systeem. En om alle tools toegankelijk te maken zonder aparte wachtwoorden (Single-Sign-On) kwam vóór deze tools nog de HRAppstore.

Zo ontstond dus één integraal systeem, vertelt Ketz. Hij vergelijkt dit zogeheten HROffice Connect wel met de welbekende groene grondplaat van Lego, wat de basis vormt om op verder te bouwen. Of als een stekkerdoos, waarin je verschillende stekkers kunt steken. ‘Kies de applicaties die je wilt en die passen binnen jouw organisatie. Zo gebruik je alleen de applicaties die je écht nodig hebt. En door deze te connecten met elkaar kun je vervolgens alle resultaten overzichtelijk weergeven in één dashboard.’

Modulair HR-systeem

Zelf zette hij ooit een bedrijf op dat software maakte voor ‘eigenlijk alles ná het contract: planningen, vaardigheden matchen, en de hele verloning tot aan het betalen van het salaris’. In 2013 kwam hij in contact met het Heemsteedse HROffice, dat al een flinke positiehad opgebouwd met software die relevant is vóórdat het contract wordt getekend. In 2014 besloten de twee samen verder te gaan, om te kijken hoe ze het best een modulair (SaaS-)HR-systeem konden opzetten, waarbij de klant zelf kan kiezen welke applicatie hij wel en niet gebruikt. Oftewel: ‘Welke Lego-blokjes hij allemaal aan elkaar wil koppelen.’

‘De HR-manager volledige controle geven. Dat was onze droom, die we nu aan het uitwerken zijn’

‘De HR-manager volledige controle geven. Dat was de droom die we hadden, die we nu aan het uitwerken zijn’, zegt hij erover. Losse Excel-lijstjes? Ketz heeft er een broertje dood aan. Liever ziet hij alle systemen aan elkaar gekoppeld, en dat de manager dan via overzichtelijke dashboards weet waar hij of zij aan toe is, en vervolgens ook kan sturen. Zoals in de VRT-casus. ‘Uiteindelijk willen we faciliteren dat alle werkenden op de juiste plek komen en een fijne werkomgeving hebben. Voor iedereen de wereld een stukje mooier en makkelijker maken, dat is onze ontwikkelfilosofie.’

‘Hier spreekt veel vertrouwen uit’

De opdrachtentool is daarvan volgens hem een treffend voorbeeld. ‘Het mooie ervan is dat iedereen die aan de VRT verbonden is in die tool zijn eigen cv bijhoudt, dus zelf opschrijft wat zijn of haar vaardigheden en interesses zijn. Ik kan bijvoorbeeld zelf vinden dat ik goed Frans spreek, en dat dan invullen. Stel: er komt dan een opdracht om Franse gasten te ontvangen, dan kan ik daarop gevonden worden. De VRT spreekt daarmee veel vertrouwen uit in iedere medewerker, dat ze hun eigen vaardigheden kunnen inschatten.’

‘al die Lego-blokjes kunnen we nu ook nog eens overzichtelijk in één dashboard tonen’

Natuurlijk, er zijn al meer organisaties met zo’n interne marktplaats, dat beseft Ketz ook. ‘Maar wij hebben de koppeling met die stekkerdoos, dat groene Lego-veld. Doordat alles gekoppeld is, kunnen we bijvoorbeeld ook snel mensen toegangsrechten geven of juist uit het systeem verwijderen indien nodig. Of andere HR-handelingen verrichten. En al die Lego-blokjes kunnen we dan ook nog eens overzichtelijk in een dashboard tonen. Bovendien met als voordeel dat we de data niet hoeven op te slaan om ze te kunnen weergeven.’ Ketz’ droom – de meest essentiële informatie over je HR-proces op één dashboard – komt op die manier steeds dichterbij.

Bekijk ook: schematisch overzicht van hoe HROffice Connect enkele statuswijzigingen in het systeem verwerkt:

Belangrijk onderdeel van het hele systeem is de ‘Person Identificator’, zeg maar: ‘dat we weten om wie het blijft draaien in het hele proces, ook als bijvoorbeeld iemands naam verandert.’ Ook alle rechten, bijvoorbeeld voor de selfservice portal, zitten hieraan gekoppeld.

Lees ook:

• De creatiefste talenten vinden met de contractvorm die zij zelf willen (inzending HROffice)