De gekte op de arbeidsmarkt die momenteel heerst in bepaalde sectoren en beroepen gaan recruiters natuurlijk niet alleen oplossen. Toch leiden de vele recruitment-inspanningen wel tot mobiliteit en stappen ook nu mensen over naar een nieuwe baan. Dat betekent (meestal) dat ze ook ergens afscheid nemen. Daarbij spelen zogenoemde exitgesprekken vaak een belangrijke rol, als min of meer laatste ‘formele moment’ om de werkrelatie goed af te sluiten of zelfs te herstellen – bijvoorbeeld in het geval van een beschadigde relatie of een onvrijwillig vertrek.
Exitgesprekken zijn min of meer het laatste ‘formele moment’ om de werkrelatie goed af te sluiten.
Voor elke organisatie zou immers het doel moeten zijn dat voormalige werknemers positief over hen spreken of dat ze zelfs actieve referenties zijn. Je weet bovendien maar nooit waar je elkaar weer kunt tegenkomen? Wie weet zie je elkaar weer eens als toekomstige klant, leverancier of partner. Of zelfs weer als medewerker. Los hiervan is het altijd belangrijk om goed te begrijpen waarom medewerkers vertrekken, ook al is het in kleine aantallen en in een traag tempo.
Exitgesprekken en exit-surveys
Exitgesprekken vormen een belangrijk onderdeel van het exitproces, al dan niet in combinatie met een exit-survey. Een combinatie van die twee heeft altijd mijn voorkeur, omdat je dan makkelijker over een langere periode kunt vergelijken wat vertrekkende medewerkers aangeven over de organisatie en de reden van hun vertrek. Beleg je dit bij een externe partij, dan kun je zelfs benchmarks over je hele branche krijgen of anderszins je resultaten vergelijken met die van andere organisaties.
Vaak genoeg kiezen vertrekkende mensen ervoor om niet hun ware gevoelens te delen.
Maar ook een persoonlijk gesprek mag naar mijn idee nimmer ontbreken. In een persoonlijk gesprek kun je immers doorvragen en zaken makkelijker bespreekbaar maken. Daar kunnen dingen aan de orde komen die best belangrijk blijken, maar niet direct via een survey aan het licht zouden komen. Dat verlangt wel gespreksvaardigheid, want vaak genoeg kiezen vertrekkende mensen ervoor om hun ware gevoelens en gedachten niet te delen. De combinatie van persoonlijk gesprek en exit survey, maakt het makkelijker om de term ‘exitinterview’ te vermijden. Een interview is immers een gericht gesprek om informatie te verzamelen. Dat is ook nodig natuurlijk, maar met behulp van vragenlijsten kan op voorhand al veel snel en makkelijk veel informatie verkregen worden. Hierdoor kan het gesprek veel opener van karakter zal zijn, veel gelijkwaardiger en tweerichtingsverkeer.
Veilige omgeving
Een veilige en vriendelijke omgeving om de exitgesprekken te voeren is cruciaal. Anders loop je het risico dat de vertrekkende werknemer weinig bereid zal zijn om de gewenste openheid te hanteren. Het kan helpen om vooraf duidelijk afspraken te maken over de mate van vertrouwelijkheid van het gesprek en wat er wel of niet vastgelegd kan worden in het gespreksverslag. In de praktijk kom je daar altijd uit, is mijn ervaring.
Het is goed om exitgesprekken daarbij echt te beschouwen als een retentietool. Via een goed gesprek kun je beter, gedetailleerder inzicht verkrijgen in de redenen van het vertrek. Tegelijkertijd geeft het ook inzicht in de interne gang van zaken in de organisatie. Wat gaat goed? Wat kan beter? En wat moeten we doen om aantrekkelijker te worden als werkgever? Zo kun je de inzichten uit het exittraject gebruiken voor een betere retentie. Daarnaast kan ook in de gesprekken duidelijk worden wat de organisatie interessant en aantrekkelijk maakt om voor te werken.
Doe wat met de resultaten
Los van hoe je de exitinformatie verkrijgt, is het essentieel dat je laat zien dat je ook wat met de bevindingen doet. Zowel met de goede als de minder goede zaken. Zo is het zinvol om naast de periodieke verloopcijfers ook intern te rapporteren over de redenen van vertrek en de positieve en de mindere aspecten. Binnen het management moet dit vervolgens aandacht krijgen en moet waar nodig actie ondernomen worden.
Wie voert de exitgesprekken eigenlijk, in het ideale geval?
Dat brengt mij tot het laatste deel van dit blog. Want wie voert de exitgesprekken eigenlijk, in het ideale geval? Is dat de direct leidinggevende? Juist diens leidinggevende misschien? Of toch liever de HR-verantwoordelijke? De recruiter van de organisatie? Of een externe partij? Vooropgesteld dat de leidinggevende altijd een afrondend gesprek moet voeren met zijn of haar eigen medewerker, is het in de praktijk gebruikelijk dat HR-professionals de exittrajecten verzorgen. En daar horen dan ook de exitgesprekken bij.
Pleidooi voor de recruiter
Ik wil hier even wegblijven van de vraag of recruitment een onderdeel is van HR of niet. Wel wil ik ervoor pleiten dat de recruiter (vaker) de exitgesprekken doet. Daarvoor zijn naar mijn idee een aantal redenen te geven:
- De ervaring en vaardigheid van recruiters met het voeren van gerichte gesprekken, waarin vertrouwen belangrijk is om de beoogde openheid te krijgen;
- De recruiter krijgt hierdoor een beter inzicht in de employee experience en kan dit meenemen in de gesprekken met kandidaten. De verhalen van de vertrekkers zijn immers authentieke verhalen;
- HR, met name de business partners, kennen de vertrekkende medewerker in de regel beter. Daardoor kunnen ze wel eens wat minder onbevooroordeeld het gesprek aangaan;
- De informatie kan benut worden bij de aanscherping van het employer brand en employer branding is in de regel een recruitment-aangelegenheid;
- Het confronteert de recruiter nadrukkelijker met de eigen verantwoordelijkheid bij de instroom. Bij de exit wordt immers ook duidelijk of er een relatie is met de start bij de organisatie. Wat is er te leren van de exit ter verbetering van de instroom?
Ik ben benieuwd of mijn idee over de rol van recruitment bij de exitgesprekken herkenbaar is. Zijn er al recruiters die dit doen? Laat het me gerust weten!
Over de auteur
Onder het motto ‘I help you to succeed’ werkt Alexander Crépin samen met bedrijven in de profit en non-profit om operationele en meer strategische HR- en recruitmentvraagstukken aan te pakken. Enerzijds door zelf hands-on aan de slag te gaan en anderzijds door te adviseren en te coachen. Hij deelt met enige regelmaat in blogs zijn visie op ontwikkelingen in HR en recruitment.
Lees ook
- Recruiters, schrijf jobhoppers niet te snel af
- Hire for attitude & train for skills: mission impossible voor sourcers?
- Dromende vacaturehouders, hoe schud je ze wakker?
