Het functieprofiel is al net zo’n onwrikbaar onderdeel van elk recruitmentproces als cv’s, diploma’s en ongestructureerde sollicitatiegesprekken. Maar het is dringend toe aan heroverweging, schrijven drie wetenschappers in Harvard Business Review, in een artikel met de titel Why Employees Quit. Hoe we nu omgaan met functieomschrijvingen kan volgens hem namelijk echt niet meer. ‘Meestal bestaat zo’n omschrijving uit niet meer dan een mengelmoes van skills, kwalificaties en gemeenplaatsen over werkstijl en cultuur, afkomstig uit eerdere functiebeschrijvingen, vacatures van concurrenten en vereisten voor titels en salarisschalen.’
‘Geen wonder dat toekomstige werknemers hun cv’s zo opblazen dat ze er als superhelden uitzien.’
Het geheel is volgens hen meestal zo breed dat het nietszeggend is. ‘En het is vaak onmogelijk (en onnodig) om de functie te vervullen zoals beschreven. Geen wonder dat toekomstige werknemers hun cv’s zo opblazen dat ze er als superhelden uitzien. Mensen aan beide kanten van het proces – werkgevers en kandidaten – weten dat deze berichten niet overeenkomen met de werkelijkheid.’ En dat is een fundamenteel probleem aan het worden, zeggen ze, omdat de wereld de afgelopen jaren ingrijpend veranderd is, en we behoefte hebben aan betere manieren om talent aan te trekken en te binden.
Taylorisme
De oorsprong van de functiebeschrijving gaat meer dan een eeuw terug, halen de onderzoekers aan, verwijzend naar Frederick Taylor, wiens wetenschappelijke managementtheorie veranderde hoe werk werd georganiseerd en beoordeeld. ‘Toen hij fabrieken in de industriële economie observeerde, begon Taylor de precieze tijd te meten die nodig was om verschillende banen en taken uit te voeren. Daarna was het relatief eenvoudig om het werk en de vereisten in vacatures te beschrijven. Werkgevers hielden deze beschrijvingen kort omdat kranten per regel betaalden om ze te publiceren.’
‘Online veranderden de vacatures al snel in belachelijke verlanglijstjes van capaciteiten en referenties.’
Toen vacaturebanken echter online gingen en één vast bedrag gingen rekenen, ongeacht de lengte van de vacature, namen de beschrijvingen sterk toe, constateren de onderzoekers. ‘De vacatures veranderden al snel in belachelijke verlanglijstjes van capaciteiten en referenties. De juridische afdelingen van bedrijven werden betrokken bij het schrijven en goedkeuren – en het verder opblazen – van de taal om hun organisaties maximale speelruimte en bescherming te geven bij beslissingen over talent.’
Basis voor ontslag
Ze halen ook Maury Hanigan aan, de CEO van het jobmarketingplatform SparcStart, die zegt dat functiebeschrijvingen ‘de basis zijn geworden op basis waarvan een werknemer wordt geëvalueerd en mogelijk ontslagen’. Met dat doel in het achterhoofd is het niet vreemd dat ze slecht werken als marketingdocumenten om een baan te verkopen en weinig bijdragen aan een goede match tussen mensen en functies. Hanigan vergelijkt het gebruik van een functieprofiel in recruitment dan ook met ‘het verkopen van een huis door de hypotheekpapieren op te hangen’.
De nauwkeurig vastgelegde functieomschrijving zal waarschijnlijk niet helemaal kunnen verdwijnen, erkennen de auteurs. Maar in recruitment kun je echt beter op zoek naar nieuwe vormen, stellen ze. ‘Door je te richten op wat iemand gaat doen (zoals je zou doen in een contract voor bijvoorbeeld een zzp’er) in plaats van te beschrijven wat de persoon zal zijn (in een waslijst aan vaardigheden), kun je werkzoekenden helpen inschatten of een functie past bij de activiteiten die hen energie geven, de vaardigheden waarin ze willen investeren en de afwegingen die ze in hun leven willen maken.’
‘Door je te richten op wat iemand gaat doen kun je helpen inschatten of een functie past bij wat iemand energie geeft.’
Die mate van specificiteit zal werkzoekenden volgens hen ook ‘aanmoedigen om zichzelf nauwkeuriger te vertegenwoordigen in hun cv’s en interviews. Waardoor beide partijen een duidelijker gevoel krijgen van geschiktheid van de kandidaat. De nieuwe werknemer kan meteen aan de slag en jullie hebben gedeelde verwachtingen voor ontwikkeling en prestaties vastgesteld – een fundament waarop jullie samen kunnen voortbouwen.’
Job moves
De drie auteurs, Ethan Bernstein, Michael B. Horn, en Bob Moesta, spraken de afgelopen jaren meer dan 1.000 mensen die van baan zijn veranderd waarom ze dat deden. Ze schreven samen recent ook een boek, Job Moves: 9 Steps for Making Progress in Your Career. Hierin behandelen ze meerdere HR-aspecten, zoals ook een vernieuwende aanpak van onboarding en exitgesprekken. Ze betogen daarin onder meer dat er dringend behoefte is aan manieren om mensen meer zinvol werk te kunnen bieden, en mogelijkheden om vooruit te komen in hun carrière. Anders zal het verloop hoog blijven, met alle gevolgen van dien, schrijven ze.
Mensen die van baan veranderen, doen dat doorgaans om 4 redenen.
Mensen die van baan veranderen, doen dat volgens de auteurs doorgaans om 1 van de volgende 4 redenen (of een combinatie ervan): omdat ze uit hun huidige situatie willen stappen, weer controle willen krijgen over hun werk of leven, hun werk weer willen afstemmen op hun kennis en capaciteiten of de volgende stap in hun carrière willen zetten. Maar denk daarbij vooral niet alleen aan ‘een stap omhoog’, benadrukken ze. ‘De zoektochten hebben doorgaans weinig te maken met loopbaanontwikkeling zoals die traditioneel wordt gedefinieerd – een gestage, lineaire klim van junior naar senior medewerker. In plaats daarvan zigzagt de vooruitgang volgens wat het individu op een bepaald moment het meest uit zijn werk en leven wil halen.’
Liever over drijfveren
En het is goed om daar rekening mee te houden, betogen ze. En dat gaat dus veel verder dan vasthouden aan die starre functiebeschrijving. Veel slimmer is het volgens hen om het gesprek aan te gaan over wat mensen ambiëren en willen bereiken. ‘Zo kun je samen werken aan een carrièreplan dat zowel de belangen van de werknemer als die van de organisatie dient.’ Praat liever over drijfveren dan over vastliggende taken dus, stellen ze. ‘Vooral als je een werkplek probeert te creëren die werknemers elke dag opnieuw zou willen aannemen nadat ze bij de organisatie zijn gekomen.’
‘Het helpt om je te richten op de ervaringen van de functie, niet op de kenmerken.’
En daarmee kun je ook best in je vacatureteksten rekening houden, schrijven de onderzoekers. ‘Maak bijvoorbeeld een “schaduw”-profiel die de officiële functiebeschrijving aanvult om te verduidelijken wat de persoon die je wil aannemen eigenlijk zal gaan doen in de rol. Het kan nuttig zijn om concrete beschrijvingen van activiteiten en taken te ontlenen aan functioneringsgesprekken van mensen die de functie al effectief uitoefenen. Het helpt ook om je te richten op de ervaringen van de functie, niet op de kenmerken.’
Open keukens en afgewerkte kelders
Wat ze daarmee bedoelen? Denk nog even terug aan de analogie van de huizenverkoop. ‘Net als de meeste functiebeschrijvingen, richten vastgoedadvertenties zich op kenmerken, zoals open keukens, thuiskantoren en afgewerkte kelders. Maar die dingen zijn alleen belangrijk in de context van de dagelijkse ervaring: hoe zullen mensen ze gebruiken als ze koken, als ze thuis werken of als ze vrije tijd hebben? Dat is wat de makelaar hen helpt voor te stellen tijdens een rondleiding.’
Je kunt een soortgelijke aanpak hanteren in recruitment, stellen ze. ‘Als je een privé, informele ‘rondleiding’ geeft over de functie die je probeert in te vullen, beschrijf dan kort een “dag uit het leven” en bied aan om een praatje te maken zodat je meer praktische details kunt geven. Hoe zien bepaalde onderdelen van de functieomschrijving er in de praktijk uit? Zonder deze extra informatielagen zullen mensen verdwalen in een wazige functieomschrijving of gewoon verder scrollen naar een meer voor de hand liggende functie.’
Holacratie
Door dergelijke details wel in te vullen, kunnen mensen zichzelf een bepaalde rol voorstellen. ‘En als het gewoon niet past, zullen zij – en jij – dat eerder herkennen. Als beide partijen echter nog steeds geïnteresseerd zijn, kun je je verdiepen in hoe je de dagelijkse ervaringen kunt afstemmen op het individu.’ Dit sluit wel aan bij de ideeën van holacratie, stellen ze, zoals wereldwijd beroemd geworden bij Zappos en in Nederland onder meer bij Viisi, waarbij het werk decentraal wordt georganiseerd en werknemers zelf de regels maken, hun eigen baan vormgeven, zelf doelen en targets stellen en teams vloeiend vormen en ontbinden.
‘Hoe fijnmaziger je rollen kunt opdelen, hoe meer kans banen te ontwerpen met de juiste balans tussen organisatorische en individuele behoeften.’
Ook wijzen ze naar de skills-revolutie. ‘Hoe fijnmaziger je rollen en taken kunt opdelen, hoe meer kans je hebt om banen te ontwerpen die de juiste balans vinden tussen organisatorische behoeften en individuele vooruitgang.’ En dat kan ook helpen bij interne mobiliteit. ‘Een aantal bedrijven heeft al talentmarktplaatsen gecreëerd om dergelijke interne mobiliteit te vergemakkelijken.’
Technologie kan daarbij meer dan ooit ondersteunen, stellen ze. ‘Een hele generatie mensen heeft gezien dat technologie gepersonaliseerde gebruikerservaringen levert – en ze verwachten nu ook meer gepersonaliseerde werknemerservaringen.’ Een starre functieomschrijving past daar steeds minder bij. De hoogste tijd dus om ook in jouw vacatures naar meer moderne alternatieven te zoeken?
Met 32% van alle organisaties die verwacht dit jaar zijn 
Wim van den Nobelen is adviseur en investeerder in recruitmentbedrijven, ambassadeur voor 
